Word имеет массу инструментов, позволяющих создать по-настоящему профессионально оформленный текстовый документ, но нередко конечный файл многостраничного документа получается слишком большим и возникает необходимость его сжать. Вот несколько советов, которые позволят вам уменьшить размер файла Word.
Что влияет на размер файла
В первую очередь, стоит разобраться с тем, что же увеличивает размер файла. Сам текст вряд ли будет являться причиной, так как если для кодировки одного символа требуется один байт, а в среднем в слове содержится шесть символов, то даже текст Большой Советской Энциклопедии, которая состоит из 30-ти томов, уместится в файл размером менее одного Мегабайта.
Основной причиной увеличения размера файла являются включенные в документ объекты и в первую очередь необходимо обратить внимание конечно же на изображения. Именно изображения добавляют основной размер итоговому файлу.
Оптимизация изображений
Если в документ вставлялись изображения в высоком разрешении, то они однозначно повлияют на итоговый размер файл. Тем не менее, для текстового документа в подавляющем большинстве случаев не нужны изображения в высоком качестве, а значит им можно пожертвовать.
Word, начиная с 2016-ой версии, по умолчанию оптимизирует вставляемые в документ изображения, уменьшая их размер. Настройки оптимизации настраиваются в Параметрах.
Но в более ранних версиях эту операцию необходимо проделывать вручную. Да и вы всегда можете изменить настройки сжатия изображений самостоятельно. Проще всего это делать во время вставки и позиционирования изображения на листе.
По умолчанию изображение вставляется по всей ширине страницы, но если такой размер не нужен и предполагается обрезать и уменьшить изображение, задав его обтекание текстом, то стоит затем изображение оптимизировать. На контекстной вкладке Формат рисунка выбираем инструмент сжатия.
Появится диалоговое окно с настройками компрессии.
Можно изменить параметры для конкретного изображения. При этом стоит знать, что снятие флажка Применить только к этому рисунку повлияет на любые изменения, которые были сделаны для других изображений в этом документе.
Как я упомянул ранее, настройки оптимизации изображений по умолчанию задаются в Параметрах, в разделе Дополнительно. Здесь задается разрешение по умолчанию и оно достаточно для превосходного качества печати на большинстве принтеров. При необходимости эти настройки можно поменять и они будут действовать во всех документах, создаваемых на этом компьютере.
Но все же не стоит полностью полагаться на Word. Все же это текстовый, а не графический редактор. Если в вашем документе предполагается использовать большое количество изображений, то лучше заранее их подготовить перед вставкой в документ.
Изображения могут находиться в разных форматах - BMP, PNG, JPEG и т.д. Я бы рекомендовал сразу изменить их размер (разрешение) до приемлемого и перевести в единый формат JPEG, который является наиболее универсальным и уже использует сжатие. Таким образом общий размер файлов изображений можно изначально сократить в разы.
Если же документ уже готов и содержит множество изображений, то можно попробовать воспользоваться опцией сохранения. Через меню Файл выбираем Сохранить как и в открывшемся окне через кнопку Сервис выбираем Сжать рисунки.
В уже знакомом окне задаем параметры компрессии для изображений документа.
В итоге получим копию документа с сжатыми рисунками и можем оценить эффективность этого мероприятия.
Внедренные шрифты
Если в документе используются нестандартные шрифты, то обычно они включаются в файл, чтобы документ отображался правильно на любом компьютере, даже там, где этих шрифтов нет. Для этого в параметрах устанавливается флажок напротив соответствующего пункта.
В результате размер файла текстового документ увеличится. Если нестандартных шрифтов в документе использовано много, то и размер файла может увеличиться значительно.
Насколько сильно влияет шрифт на размер файла можно оценить, отключив эту опцию, сохранив файл в виде копии и сравнив его размер с размерами первоначального документа.
Преобразование старого формата в новый
Ну и стоит отметить, что начиная с Word 2007 для документов был реализован новый более универсальный формат docx. Если по каким-то причинам ваш текстовый документ находится в уже устаревшем формате doc, то стоит его переконвертировать, зайдя в меню Файл и выбрав в разделе Сведения соответствующий пункт.
В новом формате уже заложен алгоритм сжатия, поэтому тот же самый текстовый документ в формате docx, скорее всего, будет занимать меньше места на жестком диске вашего компьютера.
Больше информации по работе в Microsoft Word в моей бесплатной книге, которую можно скачать, нажав на эту ссылку.
Ссылки на мои ресурсы по Excel
★ YouTube-канал по Excel и Word
★ Телеграм