Некоторые компании не торопятся внедрять CRM-систему в работу своего бизнеса. Особенно это касается более консервативных сфер, например, таких, как производственные предприятия. Руководители часто не понимают пользу таких платформ и боятся, что результат не окупится. Но чтобы CRM-система помогла компании эффективно развиваться, важно понимать, какой результат она принесет в зависимости от ее особенностей и функций.
Начнем с того, что важно определить, что именно необходимо автоматизировать улучшить в бизнесе. Цель внедрения CRM-системы должна быть измеримой, иначе приобретение платформы не имеет смысла. Разберем подробнее, чем поможет вашему производству платформа для управления клиентами и процессами.
Цели внедрения CRM
Контроль команды. Если сотрудник работает в своем режиме без фиксирования времени и объема задачи, то недельные проекты могут затягиваться на более длительный срок. Поэтому внедрение платформы покажет продуктивность команды, и руководитель сможет скорректировать действия для повышения эффективности процессов.
Сохранение клиентов. Менеджерам тяжело запомнить все действия по каждому клиенту и восстановить их в памяти через время. Поэтому внедрение CRM помогает собрать все поступающие заявки, следить за всеми сделками и историей общения с заказчиком. Так информация не будет беспорядочно фиксироваться на разных носителях в виде excel-таблиц, блокнотов и личных записных книжек сотрудников. Все важные данные будут находиться в одной базе, что поможет оперативно находить информацию и выстраивать план дальнейших действий.
Выстраивание коммуникации. CRM-система позволяет комплексно работать над совместными задачами и проектами. Это помогает выстраивать точную коммуникацию между отделами и выполнять качественно работу. В сервисе есть возможность прописывать чек-листы с подробными действиями, устанавливать вехи по основным этапам проекта и выстраивать подробную цепочку процесса. Все это помогает сотрудникам взаимодействовать друг с другом, что влияет на продуктивность компании в целом.
Учет финансов. В любом бизнесе важно контролировать финансовые потоки. Но полную картину по расходам и доходам по предприятию тяжело собрать оперативно вместе и проанализировать. Поэтому некоторые CRM-системы предлагают инструменты для учета поступлений, планирования бюджета и расчета рентабельности проектов или компании. Руководителю потребуется только войти в платформу и посмотреть необходимые показатели по финансам. Так вы предотвратите кассовые разрывы и сможете вовремя скорректировать стратегию.
Избавление от рутины. Небольшие действия незаметно отнимают время от более важных задач и снижают эффективность сотрудников. Так формирование счетов, отправка письма клиенту, внесение контактов в базу заставляет менеджера выполнять рутинные задачи в ходе дня. При настройке автоматических действий CRM-программа самостоятельно будет совершать операции и упростит работу менеджеров.
Качество сервиса. Основные преимущества внедрения CRM заключаются в том, что система фиксирует историю взаимодействия с клиентом, помогает сегментировать аудиторию, хранит историю покупок и позволяет повторно работать с уже теплой аудиторией. Это поможет найти подход к каждому заказчику и выстроить с ними доверительное отношение. Менеджеры улучшать качество сервиса, благодаря точной информации о потребностях и интересах покупателей.
База знаний компании. В производстве нужно знать, как происходят все процессы, точность их выполнения и результат, к которому стремится компания. Для этого в CRM-системе для производства присутствует модуль базы знаний, где сотрудники могут писать статьи на основе опыта и информировать о нюансах в работе. Например, можно создать блок с должностными инструкциями, данными с алгоритмами работы с промышленным оборудованием, техникой безопасности на предприятии и другим.
Прозрачность проектов. В CRM-системе можно комплексно управлять проектами и организовывать совместную работу по определенным процессам. При этом клиент также может следить за результатами с помощью клиентского портала. Руководитель может предоставить доступ к системе и заказчик сможет увидеть все задачи, этапы реализации, а также отследить выставленные счета и акты по проекту. Это поможет работать над заказом совместно с клиентом и повысить его доверие к компании.
Анализ предприятия. Установка CRM-системы помогает руководителю увидеть показатели работы по всем сегментам. Платформа самостоятельно формирует отчеты и демонстрирует успешность процессов. Вся работа бизнеса видна в едином окне, поэтому руководитель сможет отследить ошибки и предварительно их устранить. Помимо этого можно увидеть аналитику по проектам, чтобы отследить их рентабельность для компании.
Какие функции CRM дают результат
Нынешние CRM-системы имеют много разных инструментов, но не все из них могут подойти именно вашему бизнесу. Поэтому важно понять, какие из них помогут решить задачи компании и достигнуть желаемого результата.
Одна из таких облачных CRM-систем это Аспро.Cloud. Платформа помогает управлять сделками, проектами и финансами и автоматизирует рабочие процессы. Процесс внедрения CRM простой, ведь система адаптируется под специфику бизнеса, а также имеет множество интеграций для расширения возможностей в функционале. Благодаря простому интерфейсу пользователь может самостоятельно разобраться в инструментах и настроить рабочее пространство.
Управление сделками и клиентами. CRM-система автоматически соберет поступающие лиды из разных каналов коммуникации. Платформа самостоятельно сформирует карточку клиента или сделку и сохранит все данные в базе. Менеджеру не придется искать информацию в excel-таблицах и документах, все будет храниться в едином месте. Интеграция с почтой и телефонией позволят отслеживать историю взаимодействия с заказчиком в карточке, прослушивать аудиозаписи звонков и просматривать переписку. Это повысит качество обслуживания клиентов и поможет менеджеру быстро выстраивать план дальнейших действий.
Воронки продаж. В системе можно выстроить несколько воронок продаж и отследить конверсию по разным продуктам и услугам. При этом все сделки автоматически отображаются в воронке и отображаются на этапах реализации. Так можно отследить ошибки в стратегии и увидеть, на каком шаге клиент не доходит до покупки. С помощью этого инструмента отдел продаж может визуализировать путь потенциального покупателя до приобретения товара и выстраивать сценарии для разных целевых аудиторий.
Счета и акты. В CRM-системе Аспро.Cloud есть возможность формировать счета, акты и предложения и отправлять по почте прямо из карточки клиента. При этом однотипные документы можно не подготавливать с нуля, достаточно создать готовые шаблоны, которые будут автоматически высылаться клиенту. Платформа позволяет отправить уведомление о крайнем сроке оплаты заказчику, а также предупредить менеджера о переводе денежных средств на счет компании. Система помогает оперативно работать с документами и доводить сделки до успешного закрытия.
Работа с задачами и проектами. В системе можно распределять нагрузку между менеджерами, ставить задачи и отслеживать их выполнение. Помимо этого есть возможность вести работу над совместными проектами и управлять комплексно процессами. CRM позволяет отследить трудозатраты по каждому сотруднику с помощью тайм-трекера и просмотреть трудоемкость задач. Руководитель сможет легко определить продуктивность команды и эффективность ее работы.
Контроль финансов. Отслеживайте денежные потоки с помощью подробных финансовых отчетов и показателей в CRM-системе. Просматривайте статистику по доходам и расходам и рассчитывайте рентабельность проектов. Это поможет избежать кассовых разрывов и кризисных ситуаций в компании. Интеграция с банками поможет получать выписки по оплатам и учитывать все финансовые операции в компании. С помощью инструментов Аспро.Cloud вы можете грамотно распределять бюджет и стремительно развивать свой бизнес.
Автоматические действия. Настройте автодействия в CRM-системе и избавьтесь от рутины в работе. С помощью этой возможности платформа будет самостоятельно формировать карточку, сделки по клиенту, отправлять уведомления о важных действия заказчику, формировать и высылать документы на почту, формировать отчеты и многое другое. Ве это ускоряет работу команды и освобождает время для более важных задач.
Подробные отчеты и аналитика. В системе можно просматривать статистику по работе сотрудников, отделов и других сегментов бизнеса. Также платформа самостоятельно сформирует отчет по всем показателям, в которых будет подробная сводка об эффективности компании. Руководитель сможет увидеть полную картину развития бизнеса и скорректировать направление работы.
Кому нужна CRM-система
Эффективность CRM также зависит от того, для кого она была внедрена. Поэтому важно определить, чьи функции в команде она автоматизирует и упрощает.
Руководителям. CRM-система позволяет сделать бизнес-процессы прозрачными для анализа и контроля эффективности. Поэтому руководителю не понадобиться требовать от каждого сотрудника план дня и отчет по работе, все это он увидит, например, на канбан-доске. Это упрощает процесс сбора информации от разных отделов, отслеживание показателей финансов и трудозатратам. Проще говоря, руководитель видит на своем экране чем занимаются сотрудники и куда расходуются средства. С помощью платформы можно отменить регулярные совещания и регулировать развитие компании оперативно.
Менеджерам отдела продаж. CRM-система помогает выстроить взаимодействие менеджеров с клиентами. Благодаря оперативной обработке заявок, автоматическим действиям и дополнительным функциям, обслуживание покупателей становится качественным. Сохранение истории в карточке клиента поможет менеджеру по продажам быть внимательным к каждой детали диалога. Это влияет на лояльность заказчиков и повышает доверие к компании.
Команде. Специалисты операционных отделов смогут использовать CRM для постановки и контроля задач и ведения проектов. С помощью инструментов они смогут следить за трудозатратами и затраченным временем на процесс реализации. На единой канбан-доске будут отображаться все таски сотрудников, поэтому команда сможет видеть продуктивность друг друга и взаимодействовать для совместной работы.
Как внедрить CRM-систему
При выборе системы для компании важно следовать определенному алгоритму, чтобы ее внедрение принесло видимый результат. Поэтому внедрение CRM — это следование последовательным шагам, которые мы опишем далее.
- Определите цели и задачи. Прежде чем внедрять систему, определите цели и задачи, которые стоят перед вашей компанией. Именно от этого вы будете отталкиваться при выборе платформы CRM. Она поможет автоматизировать и упростить работу вашего бизнеса на пути к реализации ваших планов. Целью может быть организация работы менеджеров, увеличение конверсии продаж, контроль финансовых потоков и многое другое. Если вы надеетесь, что с появлением CRM-системы все улучшится само собой, то ее внедрение будет бесполезным.
- Выберите отрасль автоматизации. Далее нужно обозначить те сегменты бизнеса, которые необходимо автоматизировать для более эффективной работы. Это также поможет выбрать необходимые инструменты в интерфейсе и подобрать нужный тариф. Например, если вам нужно улучшить работу отдела продаж, то вы будете выбирать те возможности, которые помогут менеджерам ускорить обработку заявок. Так вы сможете избавить себя от лишних функций, которые только введут в заблуждение пользователей системы.
- Презентуйте CRM команде. Прежде чем внедрять новую систему в работу команды, нужно познакомить сотрудников с новым инструментом. Важно донести пользу такого нововведения для достижения общей цели компании. Также нужно продемонстрировать, как платформа упростит процессы и облегчит многие действия специалистов, чтобы система не воспринималась как элемент контроля над командой. От презентации зависит скорость и успешность адаптации сотрудников к инструменту.
- Соберите обратную связь. Спросите команду, чего им необходимо в работе. Так как ваши работники лучше знают процессы в своих отделах и понимают, чего им не хватает для большей эффективности. Это поможет вам скорректировать выбор инструментов и тарифа и успешно начать осваивать платформу. Также сбор обратной связи покажет вашим сотрудникам, что вы учитываете их мнение, чтобы создать комфортное рабочее пространство в CRM-системе.
- Подберите нужный тариф. После вышеописанных шагов вы можете определить необходимый тариф для вашего бизнеса. Проанализируйте набор возможностей и инструментов каждого предложения, которые подойдут вашему бизнесу. Зачастую многие функции не используются командой, поэтому не перегружайте интерфейс лишними модулями. При этом обратная ситуация происходит при излишней экономии на тарифах, после чего автоматизация работы не может быть полноценной.
- Предложите качественное обучение. Некоторые руководители предоставляют усложненные обучающие материалы сотрудникам для самообучения. Именно на этом этапе процесс адаптации системы приостанавливается, так как команда не может использовать систему правильно. Поэтому важно обеспечить специалистов не только информацией в обучении CRM, но и живым общением. Другими словами, пробуйте функционал совместно с командой, обменивайтесь пожеланиями, изучайте инструменты. Это поможет освоиться в работе с платформой и ускорить ее применение.
- Обеспечьте техническую поддержку. Позаботьтесь о технической поддержке у разработчика, чтобы сотрудники знали куда обратиться, если затрудняются в работе с инструментами. Если вы используете облачное решение, то разработчик сам предоставляет поддержку и отвечает за полное функционирование системы. Если это коробочная версия, то желательно держать технического специалиста в штате и создать чат для быстрых ответов на вопросы команды.
Итоги
CRM-система способна автоматизировать и ускорить рабочие процессы вашего бизнеса. Но ее эффективность зависит от правильности внедрения такого инструмента в компанию. Поэтому важно знать особенности, функционал и следовать поэтапным шагам, чтобы платформа быстро адаптировалась под вашу деятельность. Изучите все возможности перед внедрением CRM, для этого в Аспро.Cloud есть бесплатный период на 14 дней. Используйте систему бесплатно уже сейчас!