Не все секретари и ассистенты умеют правильно расставлять приоритеты и планировать дела. Из-за этого жизнь превращается в бесконечную череду незавершенных задач, отложенных планов и нереализованных идей.
Система ведения ежедневника bullet journal призвана исправить эту проблему, структурировать задачи, рабочие и личные, и дать наглядное представление о целях. Bullet journal придется по вкусу всем, даже тем, кто не терпит списки.
Давайте посмотрим, как с помощью обычного ежедневника и ручки научиться организовывать свою жизнь. Убедимся, что бумагу и ручку рано списывать со счетов!
Bullet journal: с чего все начиналось
Bullet journal придумал американский веб-дизайнер из Бруклина Райдер Кэрролл. Будучи подростком, он страдал рассеянностью внимания. В колледже ему было тяжело учиться, он не мог запоминать не только темы лекции, но и постоянно забывал даже мелкие повседневные дела.
Тогда ему посоветовали записывать в блокнот все, что нужно сделать. Райдер последовал совету, но вскоре понял, что простое конспектирование дел без какой-либо системы не дает никакого результата. Он решил придумать собственный метод ведения записей, который помог бы в борьбе с рассеянностью внимания.
Для него было важно создать такую систему, которая смогла бы дать простор для самовыражения и облегчала поиск страницы с нужной записью. Так постепенно стала формироваться система bullet journal, которую Кэрролл совершенствовал на протяжении почти 20 лет. И только в 2013 г. мир впервые услышал об этой системе, когда дизайнер выложил в сеть видеоролик, в котором рассказал о методе эффективного ведения списков.
Идея гибкой системы планирования быстро завоевала признание миллионов людей. Сейчас bullet journal – популярный способ ведения бумажного ежедневника, который на практике доказал свою эффективность.
Суть системы bullet journal
Цель bullet journal – облегчить планирование задач и поиск нужной страницы с информацией. Ежедневник, составленный этим способом, дает наглядное, четкое представление о планах, текущих задачах и делах, которые вы завершили.
Суть системы заключается в планировании и записи дел на несколько временных отрезков (полгода, месяц, неделя, день и т.д.) Обычный бумажный блокнот и цветные ручки – все, что нужно для ведения ежедневника по bullet journal.
Первую страницу ежедневника оставляют для оглавления, в котором перечисляют разделы блокнота (рис. 1). Далее на развороте составляют план на год или полгода, на следующем – на месяц, затем – на неделю и на день. В блокнот вы записываете все, что пришло вам в голову, от случайных идей до текущих задач, и с помощью специальных обозначений-символов быстро находите нужную информацию.
Почему bullet journal лучше электронных приложений
Планирование и ведение списков дел в бумажных блокнотах, казалось бы, уже в прошлом. Сейчас выбор различных приложений для планирования, мобильных органайзеров огромен. Многие пользуются популярными приложениями Trello или Microsoft To-Do.
Бесспорно, электронные сервисы удобны в использовании. Но в них отсутствует свобода. Например, в приложениях нельзя делать пометки или рисунки к задачам, вы ведете список дел только в том формате и пользуетесь тем функционалом, который был предусмотрен разработчиком.
Bullet journal стал новым подходом к планированию и отслеживанию списков дел. Вы выстраиваете систему под свои потребности, а не подстраиваетесь под приложение. Это позволяет более эффективно вести дела и выполнять задачи.
Преимущества системы bullet journal:
● четкое планирование задач – на год, месяц, неделю, день;
● простота в использовании – нужен только блокнот и ручка;
● индивидуальность – вы можете вести ежедневник по bullet journal так, как удобно вам: рисовать, писать по диагонали, делать пометки рядом с задачами;
● позволяет фокусироваться на главном – четкий план на день заставляет концентрироваться на конкретных задачах;
● списки дел в одном месте – в блокнот можно вписывать рабочие и личные дела.
Для кого подойдет:
● для тех, кто не представляет свою жизнь без блокнота и ручки;
● для тех, кто не любит обычные списки дел, но хочет организовать свою жизнь;
● у кого много разных списков в разных местах.
Bullet journal как способ ведения ежедневника подойдет и бизнесмену, и домохозяйке. За счет гибкого подхода к планированию задач каждый может эффективно пользоваться bullet journal.
Что потребуется
Чтобы вести блокнот по системе bullet journal, нужны блокнот, ручка, текстовыделители, маркеры.
Текстовыделители нужны, чтобы выделять разделы блокнота или важную информацию. Ручку лучше использовать синюю или черную, хотя можете писать и цветными. И если с выбором пишущих принадлежностей нет особых проблем, то блокнот стоит выбирать тщательно.
Какой выбрать блокнот
Для ведения записей по bullet journal нужен толстый блокнот с твердым переплетом, чтобы хватило надолго и он не износился.
При выборе блокнота важны:
1. Формат. Оптимальный вариант – формат А5 (рис.2). Такой блокнот легко помещается в дамскую сумку или портфель, на рабочем столе не занимает много места, и в нем удобно вести записи. Нежелательно использовать блокноты меньшего размера: формата А6 или pocket-size, потому что в таких блокнотах мало места и листы быстро заканчиваются.
2. Разлиновка. Лучше выбирать блокнот с чистыми листами или в клетку (рис. 3). Линейка неудобна при ведении записей по bullet journal. Идеальным вариантом станет блокнот в точку (dot grid). Это точечная разлиновка листа без границ, как в клетке. Такой способ разлиновки очень удобен для ровных записей, черчения таблиц или рисунков, при этом не отвлекает внимание, как клетка.
3. Обложка. Вы будете пользоваться блокнотом каждый день. Поэтому выбирайте блокнот обязательно с прочной обложкой, чтобы защитить листы от повреждений. То же относится и к листам. Они должны быть плотными, чтобы маркеры и гелевые ручки не просвечивали сквозь них. Плотность листов должна быть не менее 120 г/м2.
4. Объем. В блокноте должно быть не менее 200 листов. Их может быть и меньше, но при ежедневном использовании блокнота надолго не хватит.
5. Бренды. На рынке уже появились специальные блокноты bullet journal: Leuchtturm1917, Rhodia, Fenimore Bullet Journal и др. (рис. 4). Многие отдают предпочтение блокнотам Moleskine. Преимущества блокнотов этих брендов в том, что в них используется качественная бумага, которая не рвется и не просвечивает записи с обратной стороны. В блокнотах Moleskine и Leuchtturm1917 есть ляссе (вшитая закладка в виде тонкой полоски из тесьмы), иногда две-три. Чтобы не листать весь блокнот в поиске нужной страницы, можно отмечать ее ляссе. Плюс листы в блокнотах сшиты, а не скреплены пружинами или склеены. Сшитые листы не выпадают (в отличие от листов в блокнотах с пружинным креплением), в таком блокноте удобно писать близко к переплету. Если вы пока не хотите тратиться на блокноты дорогих брендов, можно подобрать аналоги. Обычный блокнот в твердом переплете в клетку тоже справится с задачей. Например, можно выбрать блокнот OfficeSpace, Leitz, Brunnen и др.
Как начать вести ежедневник по bullet journal
Bullet journal хоть и гибкая система, но все же имеет несколько основных правил. В ежедневнике обязательно должны быть три раздела: оглавление, календарь и план задач (на месяц, день). Эти разделы позволяют получить быстрый доступ к нужной информации и построить четкую схему ваших планов и задач.
Чтобы начать вести ежедневник по bullet journal вам не придется ждать понедельника или первого числа месяца, можно приступать к планированию в любое время.
Итак, вы выбрали блокнот, запаслись ручками и цветными маркерами. Что делать дальше?
1. Пронумеруйте страницы блокнота. Не обязательно нумеровать сразу весь блокнот, для начала проставьте цифры на 20–50 листах. Дальше по ходу заполнения вы сможете пронумеровать оставшиеся страницы.
2. Выделите развороты. Они нужны для записи долгосрочных целей и быстрого доступа к ним.
Обычно делают три разворота:
● первый разворот – это оглавление (рис. 5). Здесь вы будете записывать разделы блокнота, на какой странице что находится;
● второй разворот – календарь (рис. 6). Расчертите разворот под годовой календарь. Отметьте в нем важные даты, события, запланированные путешествия и пр.;
● третий разворот – месячный план (рис. 7). Разметьте страницы разворота по неделям и вносите все дела и планы на месяц. По окончании месяца вы сможете проанализировать, что было выполнено, а что – нет.
Разворотов может быть и больше. Вы можете создать полугодовой план или понедельный.
3. Далее составьте план на день (рис. 8). План на следующий день лучше писать вечером. Запишите все дела, которые планируете выполнить. Рабочие и личные дела могут быть в одном списке.
4. Используйте символы. Для каждой задачи в bullet journal есть обозначения. В классическом bullet journal используются такие символы-обозначения.
Это стандартные обозначения. Вы можете придумать собственные (рис. 9). Если вам удобнее записывать важные дела под восклицательным знаком, а вдохновляющие отмечать звездочкой, – ваше право. Bullet journal не имеет строгих требований, вы делаете и записываете так, как удобно вам.
5. Каждый вечер просматривайте свой предыдущий план на день и составляйте на следующий. Если вы не успели завершить задачу, просто перенесите ее на следующий день. Для таких задач вы тоже можете придумать символ. А в конце недели проанализируйте, какие задачи чаще всего вы переносили и почему. Учтите, что сначала будут оставаться незавершенные дела в конце дня. Однако постепенно вы научитесь планировать свое время и оценивать, какое количество задач способны выполнить за день.
6. Анализируйте свою эффективность. Если вы не будете оценивать свои силы, продуктивности не прибавится. Анализ и разбор вашей деятельности помогает понять, с какими задачами вам тяжелее справляться и почему. Например, вы постоянно переносите одно и то же дело, так и не доводя его до конца. Тогда подумайте, что вы можете делать не так.
7. Создайте список желаний, идей. Выделите для этого с обратной стороны блокнота 1–3 разворота. Помимо этого списка в конце блокнота можете написать список книг, которые хотите прочитать, или фильмов, которые давно хотите посмотреть. Можно завести в конце блокнота список личных достижений. Это хорошая практика, которая помогает определить свои сильные стороны, что, в свою очередь, придает уверенности.
Вести ежедневник по bullet journal – просто, удобно и интересно. Вы можете проявить креативность и украсить блокнот, как вам угодно. Сделайте красивую обложку с помощью скрапбукинга[1], оставляйте рисунки на полях страниц или делайте наброски к какой-то конкретной задаче. Названия разделов напишите леттерингом[2], создайте майнд-карту[3] вашей идеи. Вы смело можете творить в блокноте, ведь планировать задачи куда приятнее в красивом блокноте, который так и хочется взять в руки и начать писать.
_________________________________________
[1]От англ. scrapbooking, где scrap – вырезка, book – книга; букв. – «книга из вырезок».
[2]Леттеринг (от англ. lettering «начертание букв») – разработка красивого фирменного шрифта с помощью рисования букв.
[3]Диаграмма связей, известная также как интеллект-карта, карта мыслей (англ. Mind map) или ассоциативная карта – метод структуризации концепций с использованием графической записи в виде диаграммы. Диаграмма связей реализуется в виде древовидной схемы, на которой изображены слова, идеи, задачи или другие понятия, связанные ветвями, отходящими от центрального понятия или идеи.
А.В. Кашина