Многие бухгалтера выбирают удаленную работу в силу комфорта и желаний проводить больше времени с семьей, но как же соответствовать законодательству, требующему использование бумажных первичных учетных документов? Попробуем разобраться.
Оформление первичных учетных документов: изменения и требования
С началом пандемии процесс оформления первичных учетных документов изменился, но требования законодательства остались неизменными: неправильное оформление документов карается штрафами по ст. 15.11 КоАП и ст. 120 НК.
Особенно проблемным стало подписание первичных учетных документов несколькими лицами. В условиях карантина многие компании не смогли своевременно представить такие документы в бухгалтерию.
Что считать документом?
Согласно ГОСТ Р 7.0.8-2013, документом считается зафиксированная на носителе информация с идентифицирующими реквизитами. Обязательным реквизитом является подпись уполномоченного лица.
Электронные документы
Согласно Постановлению Пленума ВС РФ № 57 от 26.12.2017, документ может быть в электронном виде. ГОСТ Р 7.0.8-2013 уточняет, что бумажный документ можно сканировать и перевести в электронный формат, который должен быть заверен электронной подписью.
Электронный документ создается в электронной форме и подписывается электронной подписью – квалифицированной, простой или неквалифицированной (ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»). Отметка об электронной подписи должна включать определенную информацию, такую как номер сертификата и данные владельца.
Различие между электронным документом и его образом
Важно различать электронный документ и его образ. При создании электронного образа бумажный оригинал необходимо сохранить, что прописано в рекомендациях по хранению документов, утвержденных приказом Росархива № 32 от 29.04.2011.
ИФНС и электронные документы
Согласно ст. 93 НК, документы на бумажном носителе можно отправлять в инспекцию в виде заверенных копий или в электронной форме. В электронном виде документы отправляются по форматам, установленным ФНС, с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи.
Бухгалтерский учет
Цель бухгалтерского учета – составление отчетности на основе данных регистров учета и сведений, определенных стандартами (ст. 13 Закона о бухучете). Первичный учетный документ должен быть оформлен при совершении факта хозяйственной жизни или сразу после него, как в бумажной, так и в электронной форме.
Скан-образы
Минфин России допускает использование сканов первичных учетных документов в исключительных случаях, таких как эпидемия коронавируса. Однако использование сканов не отменяет требований Закона о бухучете.
Учетная политика
В учетной политике компании следует закрепить положение о замене скан-образов на оригиналы после завершения исключительных обстоятельств.
Рекомендации БМЦ
Бухгалтерский методологический центр рекомендует назначить конкретного сотрудника, отвечающего за использование электронной подписи, и оформить соответствующие документы после завершения чрезвычайных обстоятельств.
Как действовать бухгалтеру в условиях удаленной работы?
Важно помнить, что даже в таких условиях соблюдение законодательства остается обязательным. Если компания использует электронные документы, необходимо убедиться, что они оформлены в соответствии с действующими стандартами и заверены соответствующими подписями. Это поможет избежать штрафов и проблем при проверках.
Кроме того, компании следует заранее продумать процесс перехода от бумажных документов к электронным, чтобы минимизировать риски и обеспечить бесперебойную работу бухгалтерии. При этом важно учитывать все нюансы, связанные с хранением и использованием электронных документов, чтобы в дальнейшем избежать возможных юридических осложнений.