В статье будет несколько советов, как можно пересмотреть свой рабочий процесс техническому писателю, чтобы поменьше работать.
Сразу сделаю оговорку, что это не "волшебная таблетка". Нужно будет подумать, поработать над собой, возможно, разделить оптимизацию на несколько этапов и только после этого будет вам счастье. Можно будет либо делать больший объем работы за то же время и, соответственно, зарабатывать больше, либо будет больше времени на личную жизнь.
Итак, почему одну и ту же работу один человек выполняет быстрее, а другой
- медленнее? Потому что у того, кто выполняет работу быстрее именно для этой работы наработаны автоматизмы. Этот человек выполняет действия, связанные с этой работой на автомате, не задумываясь о том, как именно ему это сделать и в какой последовательности. На этом принципе и будут основаны советы в этой статье.
Чтобы добиться успеха в этом нелегком вопросе, необходимо разложить процесс работы технического писателя на этапы и наработать автоматизмы там, где это возможно. Не все этапы зависят от технического писателя и оптимизировать в первую очередь стоит то, что полностью зависит от вас.
Итак, какие этапы можно выделить:
- Знакомство с задачей
- Оценка времени выполнения, необходимых инструментов для работы
- Выполнение задачи
- Сдача результатов, внесение правок по замечаниям
При таком раскладе автоматизмы можно наработать на этапах 2 и 3, когда технический писатель уже понимает, что нужно сделать, то есть, какой результат от него ожидают. На 1 и 4 этапах происходит взаимодействие с заказчиком и не всё зависит от нас и в общем-то автоматизмы, наработанные для 2 и 3 этапов можно будет применить в 1 и 4.
Что мы можем оптимизировать во втором этапе? Такой этап есть не у всех. Не всегда и везде руководство требует от технического писателя такой оценки. Но очень полезно уметь самому для себя сделать такую оценку.
Совет 1. Автоматизируйте оценку трудозатрат
Для оценки времени, которое тратится на работу именно вами, можно создать таблицу, заносить в нее тип документа, тип работы (что именно вы делали с документом: создание/форматирование/ваш вариант), количество знаков/страниц и время, затраченное на работу. Вести эту таблицу некоторое время, пока в ней не появится достаточно данн. Далее, посчитать среднее арифметическое затраченного времени для каждого типа документа и типа работы.
Имея средний показатель, можно в дальнейшем обоснованно прогнозировать, сколько времени у вас уйдет на какой документ и на какой тип работы. Также можно вести такую таблицу постоянно, это позволит отслеживать вам ваш прогресс в оптимизации трудозатрат.
Совет 2. Автоматизируйте выбор инструментов
Инструменты, использованные для конкретной задачи, можно также занести в таблицу из первого совета, чтобы была статистика по использованным инструментам. Под инструментами тут подразумевается программное обеспечение: текстовые, графические редакторы, либо другие инструменты типа HTML help и пр.
Также, взглянув в последствии в свою таблицу, можно будет оценить, для какой задачи можно заменить инструмент, чтобы она выполнялась быстрее, если это необходимо.
Со вторым этапом всё. Третий этап - самый интересный для оптимизации, здесь можно оптимизировать и автоматизировать гораздо больше, чем в предыдущем. В выполнении задачи можно нарабатывать автоматизмы в составлении текстов и в работе с инструментами.
Совет 3. Автоматизируйте процесс
Для того, чтобы наработать автоматизм в последовательности действий, которые вам нужно выполнить, первое время понадобится либо письменно, либо в уме составлять план выполнения работ по каждой задаче - то есть продумывать алгоритм ваших действий. Со временем вы начнете это делать автоматически, еще на 1м этапе, когда только знакомитесь с задачей.
Совет 4. Автоматизируйте написание текстов
Как нарабатывать автоматизмы по написанию текстов:
1. Научитесь пользоваться искусственным интеллектом ))) чат GPT, например - вот это всем автоматизмам автоматизм. Конечно, текст нужно будет редактировать, но он уже будет придуман, вам нужно будет только его проверить. У вас может уйти какое-то время на то, чтобы понять, как именно формулировать запросы, чтобы получать нужный результат. Не обязательно просить ИИ сделать весь документ, можно делать абзацами или подразделами.
Данная статья, кстати, не продукт ИИ, полностью написана человеком, потому что человек так решил )
2. Сделайте шаблоны документов, которые вы чаще всего делаете, с общими фразами, которые вы в них постоянно используете.
Совет 5. Выжимайте из инструментов все возможности
Для того, чтобы наработать автоматизмы в использовании инструментов - старайтесь выжать из инструментов максимум возможностей. Учитесь использовать более сложные функции, которые, как правило, автоматизируют выполнение некоторых задач и впоследствии сэкономят вам время.
Итак, если вы последуете всем советам, то в итоге вы сможете обоснованно оценивать свои трудозатраты, научитесь делать документацию "на автомате" - и, как результат, сократите время выполнения своих обязанностей в 1,5 а то и больше раз.
Всё в ваших руках. И главное - не сдаваться, если что-то не получается.