Дисклеймер: всё, что написано в данной статье не является рекламой, это реальный кейс реального внедрения
В мире промышленного строительства каждый день словно битва: бульдозеры ревут, молотки стучат, а работники крутятся как белки в колесе. В таком хаосе найти баланс и управлять персоналом — задача не для слабонервных. Рад, что я могу поделиться с вами нашим секретным оружием — системой бизнес-аналитики на платформе Яндекс DataLens, которая помогла нам найти зерна порядка в этом хаосе и даже найти немного время для юмора.
Проблема
Представьте себе: вы директор по персоналу крупной строительной компании, где толпы вахтовиков мечутся между объектами, как стая бесконтрольных воробьев. Раньше, чтобы узнать, сколько человек собирается на вахту или покидает её, а тем более сколько их там реально требуется нужно было обзванивать каждого руководителя и практически под пытками выбивать информацию. Кроме того, деньги, которые могли бы пойти на более нужные вещи, тратились на найм новых работников, вместо того чтобы рационально распределять уже имеющихся.
Решение
Для нас решение было очевидно: отсутствие своевременной информации в удобном виде лечиться созданием удобных дашбордов, которые позволят бросив мимолетный уставший взгляд быстро увидеть возможный вариант решения. И да - по научному этот инструмент называется система бизнес-аналитики (Business intelligence)
Выбор платформы
Мы изучили мноооооожество платформ бизнес-аналитики в поисках удобного, недорогого (а в идеале бесплатного 😉) инструмента. Но, как оказалось, ответ был у нас под носом. Яндекс DataLens — наш спаситель, герой этой истории. Почему именно он?
- Родной : DataLens — это Российский продукт! Можно не опасаться, что в результате очередного витка санкций ваш дашборд неожиданно превратиться в тыкву.
- Интуитивная понятность: Даже строитель с мозолистыми руками смог бы освоить этот инструмент. Просто как молоток: взял и пользуйся. Так же хочется отметить большой объем информационных материалов и скорость реакции поддержки.
- Цена, как скидка на рубашку: Да, да, вы не ослышались. DataLens предлагает множество бесплатных возможностей. В принципе, при определенных допущениях со стороны вас как заказчика - инструмент является абсолютно бесплатным.
- Поддержка и развитие: Яндекс заботится о своем детище, постоянно его улучшая и развивая. Одно из последних обновлений - долгожданный режим фильтрации данных непосредственно на дашборде, когда клик по определенному показателю перестраивает все имеющиеся на дашборде чарты 🔥.
Внедрение
Когда мы определились с продуктом дело пошло быстрее. Мы создали дашборды, которые сами по себе выглядели как мозаика из Lego: разноцветные, структурированные и красивые. Но перед тем как это всё появилось в читабельном виде, мы прошли муки выбора: а что же именно надо выводить на дашборды? От себя могу посоветовать вам ответить на несколько важных вопросов, которые помогут более системно подойти к новому для вас снаряду:
- Определите цель: Наши цели были ясны: управление персоналом на производстве без боли и постоянного стресса.
- Определитесь с заказчиком: Кто этот замечательный человек, который скажет вам что и когда он хочет видеть на дашборде!? Ну в первую очередь заказчики это конечно же мы любимые, но всё же руководство компании решает быть тому или иному продукту или нет.
- Найдите данные: Оооо!!! Это один из важнейших аспектов: какие данные есть, каково их качество, где они хранятся и как их оттуда доставать? Помните: ERP, CRM, HRM — всякие аббревиатуры, которые означают "наше все". И конечно не без "колхоза" в виде Excel-таблиц в сетевых папках, Гугла и всяких других неожиданных источников (в нашей практике данные собираются даже из сообщений в чатах Телеграм 🙈). Тут же надо упомянуть, что скорее всего возникнут люди, чьей целью жизни с момента появления BI в компании становится постоянный обзвонил исполнителей с целью принудить их внести те или иные данные.
- Договоритесь со всеми: Не забудьте, что даже если вы всё решите сделать своими руками (а я так и сделал), вам надо решить вопросы с ИТ-службой (они помогают собирать данные, открывают и закрывают доступы к ним, могут помочь каким то жизненным советом), договориться со службой безопасности (всё таки это облако, при параноидальных настроениях безопасными могут сильно усложнить жизнь), убедить владельцев данных, что всё надо вносить качественно и вовремя.
- Создайте свои первые чарты и дашборды, взгляните на них, переделайте, потом еще раз и еще и еще...: Вы вряд ли найдете сразу тот макет, который будет удобен и информативен для заказчика. Но уже первые данные отраженные на дашборде, покажут вам как и где вы хотите видеть тот или иной показатель. Не забудьте раскрасить дашборд в корпоративные цвета, это покажет вашу лояльность ☝️.
- Анализ и оптимизация: и снова, и снова, и снова.... Мне кажется что нет предела совершенствованию, остановиться просто невозможно.
Первые показатели
Так как первый заказчик дашборда это я сам - в первую очередь после долгой борьбы с совестью мной было принято решение реализовывать визуализацию нужных именно мне показателей
- Анализ перемещений: показывает, кто куда и зачем. Теперь мы знаем, кто едет на север, кто на юг и когда кто где будет. Здесь сразу возникла идея дополнить эту информацию данными о стоимости билетов и статусе покупки билетов для вахтовиков (слава богу что эти данные уже велись у нас в системе тикетов)
- Оптимизация подбора: позволяет планировать перераспределение сотрудников, как будто мы переставляем фигурки в игре "Монополия". И только тогда, когда фигурки в нужной части доски кончаются - мы тратим силы на поиск работников на стороне.
- План-факторный анализ: помогает нам видеть, где наши планы уходят в реальность, как будто бы мы путешествуем по миру и сравниваем его с картинками в путеводителе. Мы сопоставляем фактические показатели (ФОТ и численность) с плановыми, накладываем на эти данные фактические объемы работ и..... Вопросики.... Вопросики которые мы задаем производственникам.
- Загрузка персонала: контролируем загрузку и выработку сотрудников. Постоянно задаем вопросы: что помешало бригаде Иванова выработаться на 100%? Погода? А почему Вагабов со своей бригадой тогда же перевыполнил норму?
Результаты
- Экономия средств: Благодаря оптимизации распределения работников между объектами, мы снизили численность работников (и соответственно ФОТ, затраты на доставку и подбор) более чем на 15%.
- Повышение эффективности: Руководители наконец то поняли сколько каких работников у них есть, они начали точнее планировать загрузку производственных бригад, выработка бригад в среднем увеличилась процентов на 10.
- Прозрачность и контроль: Дашборды в DataLens обеспечили прозрачность процессов и контроль за численностью и за использованием фонда оплаты труда. Руководство спокойно, оно видит, что деньги не тратятся зря (а это, скажу я вам дорогого стоит)
Заключение
Внедрение системы бизнес-аналитики на платформе Яндекс DataLens кардинально изменило наш подход к управлению персоналом. Мы смогли упорядочить хаос, решить множество проблем, освободить время для дальнейшей автоматизации нашей функции.
Если вы хотите быть в курсе самых эффективных и доступных решений для автоматизации HR, подписывайтесь на наш канал. Здесь вы найдете множество полезных статей, кейсов и инсайтов по автоматизации и улучшению бизнес-процессов в вашей компании.