Сегодня я хочу рассказать про очень простую технику работы с электронной почтой, которая существенно облегчила мне жизнь. Метод называется zero inbox или пустые входящие. В разных источниках можно найти немного отличающиеся описания этой техники, я расскажу о ней в том виде, в котором она прижилась у меня.
Если коротко, то суть метода в том, чтобы держать папку "Входящие" в своём почтовом ящике пустой. Для этого нужно регулярно обрабатывать все письма, которые туда попадают, удалять их или архивировать. Таким образом, открывая почту, мы будем видеть только те письма, которые требуют наших активных действий, а всё ненужное будет убрано из поля зрения.
Преимущества подхода
Может возникнуть вопрос, а чем пустой инбокс принципиально отличается от состояния, когда все сообщения прочитаны, но остались в инбоксе? Для меня это больше про то, как мозг воспринимает информацию. Видеть ограниченный список дел приятней, чем бесконечную простыню уже прочитанных писем. Видеть пустую папку входящих, после того как закончили разбор, ещё приятней. Таким образом мы получаем долю удовлетворения от законченного дела и поднимаем свою мотивацию. Также этот метод облегчает работу с информацией, которая может понадобится в будущем. Когда в архиве собрано только то, что действительно нужно, в нём намного проще ориентироваться.
С чего начать
Чтобы начать пользоваться методом zero inbox придётся приложить усилие и разобрать письма, которые уже скопились в вашей почте. Кто-то предлагает отправить в архив всё разом, кто-то - разбирать по одному письму. Мне ближе второй вариант. Да, это займёт время, но в результате вы получите идеальный порядок в почте.
Действия простые - проходимся по каждому письму и решаем, как с ним поступить:
- Если в письме находится какая-то ценная информация, которая может понадобиться нам в будущем и мы не хотим её переносить - отправляем письмо в архив.
- Если письмо больше не нужно - удаляем.
Как поддерживать
После того как почтовый ящик разобран и мы получили пустой инбокс, остаётся закрепить последовательность действий для его поддержания. Я открываю почту 1-2 раза в день и обрабатываю все полученные с предыдущего раза письма.
Действия для каждого письма могут быть следующие:
- Если это письмо, которое уже выполнило свою функцию и не требует от меня дальнейших действий, его можно сразу отправить в корзину. К таким письмам относятся, например, подтверждения емейла при регистрации на различных сервисах или письма с одноразовыми кодами для входа. То, что нам точно не понадобится в будущем, можно смело удалять.
- Если это рекламная рассылка, от которой я еще не успела отписаться, перехожу по ссылке "Unsubscribe", после чего удаляю письмо.
- Если это письмо, на которое мне нужно ответить, могут быть два варианта. Либо отвечаю на него сразу, либо, в редких случаях, оставляю его во входящих, чтобы ответить позже. После того как ответ отправлен, письмо можно удалить или заархивировать.
- Если мне не нужно отвечать на письмо, но оно может понадобится в будущем (например, электронный чек), переношу его в архив.
Вот и вся техника. Таким образом папка входящих большую часть времени остаётся пустой или почти пустой.
Напишите в комментариях, как вы поддерживаете порядок в электронной почте. Пользуетесь ли методом zero inbox? Или может хотите попробовать?
