18 подписчиков

Личный кабинет абитуриента для РЭУ им. Плеханова

4 минуты

23 прочтения

1 июня

Личный кабинет абитуриента

РЭУ им. Плеханова — наш постоянный клиент — обратился к нам с просьбой разработать личный кабинет абитуриента.

Основные цели проекта:

упростить процесс подачи и отслеживания заявлений для абитуриентов;
автоматизировать прием и обработку заявлений для приемной комиссии.

Перед нами были поставлены задачи:

разработать понятные пользовательские интерфейсы абитуриента и модератора;
настроить выгрузку принятых заявлений в 1С и e-mail оповещения.

Рассмотрим подробнее, как устроены кабинеты абитуриента и члена приемной комиссии.

Личный кабинет абитуриента

Чтобы получить доступ, абитуриенту необходимо зарегистрироваться. Для этого нужно указать фамилию, имя и e-mail, после чего на указанную почту будет отправлено письмо с паролем.

Интерфейс кабинета содержит две основные вкладки:

регистрационные данные;
заявления на поступление.

Для упрощения заполнения формы регистрационных данных были реализованы подсказки — всплывающие списки стран, городов.

После ввода личных данных абитуриенту необходимо заполнить данные об образовании — здесь нужно выбрать из списка свой уровень образования, загрузить подтверждающий его документ. На этом шаге также реализованы графические подсказки — образцы загружаемых документов и их возможные форматы.

На любом шаге абитуриент может остановиться и сохранить введенные данные, чтобы вернуться к заполнению в другое время.

После внесения данных в «Результаты ЕГЭ» и «Индивидуальные достижения» абитуриенту будет предложено подать заявление на бюджетную и/или внебюджетную основу обучения с соответствующими направлениями. После этого можно переходить к вкладке «Создание заявления».

Подача заявления разделена на несколько шагов.

1. Выбор направления и специальности.

2. Генерация печатной формы заявления, которую необходимо распечатать, подписать и загрузить фото или скан по образцу в специальную форму.

3. Отправка заявления в приемную комиссию — финальный шаг.

После этого абитуриент имеет возможность отслеживать статусы заявлений в соответствующем меню.

Если по каким-либо причинам абитуриент решил снять заявления с рассмотрения, он может подать отказ.

После нажатия на кнопку абитуриент попадает на страницу создания отказа и следует алгоритму, идентичному подаче заявления.

Скачивает документ для печати.
Подписывает его и делает электронную копию
Прикрепляет копию в специальном окне.
Подает отказ в приемную комиссию.

Личный кабинет модератора

Модератор — член приемной комиссии, который проверяет корректность заполнения заявлений абитуриентами. В личном кабинете он может видеть:

список всех поданных заявлений;
список отказов;
данные по каждому заявлению.

Мы разработали фильтр для быстрого поиска по множеству параметров:

ID заявления;
ФИО абитуриента;
основа обучения;
уровень образования;
дата заявления;
статус заявления и т.д.

На странице заявления модератор видит всю информацию об абитуриенте: регистрационные данные, данные по заявлению, включая все загруженные сканы.

Модератор сверяет заполненные абитуриентом данные с загруженными сканами в т.ч. паспортные данные, документ об образовании, заявление. Для удобства интерфейс поделен на 2 части: слева располагаются текстовые данные, а справа сканы / фото. Сверять данные удобно, т.к. все они расположены на одной странице. Сканы можно увеличить в текущем окне без перекрытия текста или скачать.

Для принятия или отклонения заявления модератор использует соответствующие кнопки. В случае отклонения он может написать комментарий абитуриенту.

Мы настроили обмен между сайтом и базой 1С. После принятия заявления модератором, оно автоматически меняет статус на «Принято» и с помощью специального скрипта попадает на ftp в формате XML и далее передается в 1С. Модератор видит новый статус — «Выгружено в 1С». В кабинете абитуриента статус меняется на «Принято», а на почту приходит сообщение с примерным текстом: заявление успешно принято, о зачислении или датах вступительных испытаний сообщат дополнительно.

Чтобы не было накладок и потерь данных, мы предложили ввести сервисную функцию «чат логирования», позволяющую отследить статусы по каждому конкретному заявлению с привязкой к дате.

Дополнительно для удобства модератора была реализована выгрузка заявлений в Excel. Это можно сделать с применением любых фильтров на соответствующей странице, по умолчанию выгружаются все заявления за все время.

Кроме того, мы реализовали «Пульс приемной комиссии», который наглядно показывает, как проходит приемная кампания. На графиках в режиме реального времени можно посмотреть, как меняется количество регистраций, заявлений, отказов.

Чтобы не было накладок, мы настроили систему на контроль возникновения проблемных анкет и заявок - модератор получает сообщение в случае их появления. Кроме того, в фоновом режиме идет мониторинг следующих процессов.

При загрузке документа в формате PDF система автоматически переводит его в JPG.
Проверяются статусы заявлений: у одного абитуриента не может быть одновременно более одного заявления в работе.
Идет постоянный контроль за своевременной генерацией печатных форм анкет.
Проверяется своевременная выгрузка принятых заявлений в 1С.

Таким образом, у нас получился удобный инструмент для полноценной работы приемной комиссии.

Мы готовы адаптировать наш опыт для всех, чья работа связана с общением с клиентами, проведением различного рода анкетирований и опросов. Мы автоматизируем работу: