Импортозаместили ПО для добывающего холдинга, мирового лидера в своей отрасли. Системой пользуются 34 предприятия и 1 700 сотрудников, внутри реализовано 2 500 идей
Клиент и лин в его процессах
Наш заказчик — мировой лидер в своей отрасли, компания с выручкой более 300 млрд рублей в год. Он работает в производственно-добывающей сфере и применяет технологии бережливого производства (лин, лин-продакшен).
Один из инструментов, которые компания использует в рамках концепции — сбор и тестирование идей от персонала.
Работает это так — сотрудники предлагают гипотезы для улучшения производства. К примеру: давайте попробуем закупать другие расходники, кажется, это должно увеличить объем выпуска. Закупают, внедряют, а потом проверяют — правда ли стало лучше.
Цель этих идей — сократить потери, увеличить производительность, снизить затраты, уменьшить простои.
Концепция бережливого производства подразумевает, что идеи сотрудников проверяются по определенной методике — процесс связан с кучей регламентов, согласований, затрат и расчетов. И чтобы система жила, нужно единое цифровое пространство, где можно предлагать гипотезы, назначать ответственных, прогнозировать эффективность и трекать процесс реализации. И, конечно, подводить итоги и принимать решения о внедрении идей на постоянной основе.
Импортозамещение программного обеспечения: почему понадобилась собственная разработка
Раньше для проверки идей клиент использовал американский софт. Он был настроен под специфику отрасли, но после внедрения появились проблемы, из-за которых заказчик в итоге отказался от коробки.
Почему клиент отказался от готового софта
- Не подходил компании из России. Система была ориентирована на зарубежные реалии ведения бизнеса. Хоть заказчик и является мировым игроком, базируется он в России. Софт не закрывал часть вопросов по документообороту, отчетности, процессам и расчету показателей.
- Саботаж. Из-за предыдущего пункта экономисты и юристы просто отказывались работать с некорректными для их процессов данными из системы.
- Отсутствие гибкости. Если отечественные разработчики обычно готовы пилить кастом, то здесь возможности сделать доработки по запросу не было. Например, клиенту нужна была сводная отчетность по всем компаниям. В программе можно было вести отдельные организации, но нельзя формировать общие отчеты по холдингу.
- Долгие апдейты. Небольшие доработки, которые разработчик все же был готов реализовать, добавляли медленно. А скорость внедрения новых возможностей была одним из ключевых критериев для заказчика, так как процесс проверки идей был новым и менялся на ходу.
- Безопасность данных. Сервис расположен на зарубежных серверах. Для масштабной компании вопрос безопасности данных критичен, и заказчик видел риск в том, что данные хранятся на чужих мощностях.
- Интерфейс. Импортный софт не отличался юзер френдли интерфейсом, требовал обучения и много времени, чтобы научиться им пользоваться. Это важный момент, потому что программой должны были пользоваться люди с разным уровнем цифровой грамотности: производственники, топ-менеджмент, финансовые службы.
В результате клиент решил уйти от американского сервиса и сделать свой продукт, который будет настроен под его бизнес-процессы. Также в приоритете была безопасность данных и быстрые доработки под свои хотелки.
Заказать импортозамещение ПО в Атвинте
Почему выбрали нас
Решили заказать разработку у подрядчика, а не собирать свою IT-команду с нуля. Внутри не было достаточной экспертизы, и заказчик хотел стартануть проект как можно быстрее, не тратя время на HR (найм и адаптацию).
Для реализации выбрали нас, Атвинту. Клиент нашел нас в поисковике, проверил рейтинги (мы входим в ТОП-7 лучших разработчиков по внедрению корпоративных решений). А еще ЛПР понравилось наше портфолио — мы делаем одни из лучших интранетов в России.
Это подтверждают престижные премии. Например, наши дашборды для министров получили золото на конкурсе G8 за лучшую дизайн-оптимизацию, а также золото на Tagline Awards за лучший дизайн интранета. А образовательная платформа SMITUP взяла бронзу в лучших личных кабинетах.
Читайте, как мы сделали образовательную платформу с 20 000 пользователей и 250 курсами внутри
Задача
Предстояло создать аналог американского софта и пересобрать логику под бизнес-процессы нашего клиента.
Изначально заказчик поставил задачу повторить базовый функционал иностранного ПО в более дружелюбном интерфейсе. Но в процессе мы вышли за рамки этой задачи и создали супер кастомизированный продукт с уникальными доработками.
Специфика проекта бережливого производства на предприятии:
- наличие референса, который во многом не устраивал заказчика — требовалась тотальная переработка логики на основе запросов компании;
- у заказчика была методология и устоявшиеся бизнес-процессы по внедрению идей — софт предстояло подстроить под них;
будущие пользователи системы — люди с разной цифровой грамотностью (производственники, управляющие, финансовые службы), то есть ПО должно быть понятно широкой аудитории; - продукт планировалось раскатить на огромный холдинг с большим количеством предприятий внутри — требовалось общее цифровое пространство для всех компаний и сотрудников;
- система разрабатывалась пошагово, а сам процесс проверки идей только внедрялся и часто менялся — необходимо было сделать гибкий продукт, открытый к будущим расширениям и изменениям.
Сейчас систему нельзя назвать просто импортозамещением иностранного ПО — это новый масштабный продукт. У него собственная архитектура, другая логика выполнения задач, более широкий функционал и возможности, которых нет в американском софте. У продукта нет аналога на рынке.
MVP + бэклог: как делали разработку
На старте полного видения продукта не было, и в процессе постоянно появлялись все новые уникальные хотелки от заказчика. В разработке нужна была гибкость, поэтому работали по скраму.
Сначала собрали ключевые фичи для MVP, чтобы создать первую версию продукта. Шлифовали и расширяли функционал уже после старта внедрения. Пока делали базовую версию, формировали бэклог на будущее. И мы, и заказчик были вдохновлены процессом — у нас было много идей, как улучшить систему.
Продукт развиваем и поддерживаем уже более 3 лет. Разработка показала свою эффективность — благодаря идеям, предложенным внутри системы, компания получила экономический эффект в виде 70 млрд рублей. Так что руководство решило развивать архитектуру дальше — теперь на базе нашего сервиса создается экосистема из 5 сервисов бережливого производства.
Сейчас на базе нашего продукта создается экосистема из 5 сервисов бережливого производства с емкостью 60 000 пользователей
Аналитика
Изначальный софт во многом не попадал в бизнес-процессы компании, поэтому нам предстояло переработать референс под нужды клиента. Чтобы выяснить, как именно выстраивать новую систему, мы провели аналитику — это обязательный этап разработки во всех проектах Атвинты.
Заказать экспресс-аналитику веб-продукта
На старте определили набор актуальных для команды функций и возможностей. Многое в коробочном решении не пригодилось, поэтому в собственную разработку часть функционала не пошла.
Чтобы продумать логику функций, мы провели многочасовые полевые исследования со всеми сотрудниками, которые пользуются системой. Они проводили свой обычный рабочий день с рутинными задачами и комментировали:
- как выстроена схема их работы;
- для чего они выполняют то или иное действие;
- какие показатели они применяют и т.д.;
- какие есть сложности в работе с софтом.
Благодаря аналитике погрузились в задачу и выяснили, как устроена проверка идей в компании. Плюс проанализировали внутренние регламенты по закрепленной методике. На основе собранной фактуры проработали логику пользовательских путей внутри софта для разных ролей и закрепили их в формате схем.
Объемная аналитика позволила учесть специфику бизнес-процессов и адаптировать систему под потребности пользователей именно этой компании.
Что нужно знать про аналитику, если вы собираетесь заказать разработку в digital-агентстве
Функционал продукта: весь процесс внедрения идей внутри нашего сервиса
Методология проверки идей разбита не несколько этапов: от создания концепции до внедрения и подсчета эффекта. В сервисе мы оцифровали весь жизненный цикл идеи.
Паспорт идеи
Первый шаг — это создание концепции и проработка идеи сотрудниками компании. Авторами мероприятий выступают технические специалисты, топ-менеджеры и консультанты по развитию.
Создание паспорта запускается по кнопке «Добавить». Мы проработали форму для заполнения основной информации. В ней содержатся все необходимые поля: от описания проблематики до сроков реализации и полезных файлов (расчеты, согласования и другие документы).
Задача формы — собрать первичные данные, которые помогут согласующим ознакомиться с идеей и утвердить идею / отказаться нее.
Один из важных пунктов — закрепление показателей эффективности.
Идеи должны влиять на эффективность производства, которая выражается в разных показателях. Например:
- выпуск продукции;
- объем брака;
- затраты на транспортировку;
- расход материала.
Это и есть те самые показатели эффективности, которые должны улучшаться после внедрения идей. Мы создали базу таких показателей, чтобы пользователи могли привязывать к ним мероприятия. Например, ремонт или закуп нового станка снизит объем брака. Тогда объем брака будет ключевым показателем.
Все показатели эффективности разместили в отдельном разделе. Для удобного поиска добавили вывод по категориям и списку с удобными фильтрами.
На странице показателя содержится подробная информация о показателе: единица измерения, его описание, расчет и производство, к которому он относится. На отдельных вкладках можно увидеть список всех мероприятий, которые привязаны к показателю.
Так как у заказчика был запрос на гибкость, мы давали больше пространства для маневра во всем функционале. Поэтому пользователи могут добавлять новые показатели самостоятельно.
Кейс: внедрение ERP на производстве
Согласование идеи
Чтобы идея перешла на следующий этап, ее должны согласовать разные стороны. Это может быть экономический отдел, производственная служба, директора подразделений и другие ЛПР. Для них в нашей системе предусмотрена роль согласующего с доступом только к согласованиям и наблюдению.
У компании есть чек-листы, которые сотрудники должны заполнить перед переходом на следующий этап. Заполнение этих чек-листов мы реализовали в софте. Когда приходит время провести согласование, сотрудник получает уведомление на почту и в самой системе.
Чтобы идея перешла на следующий этап, должны быть отмечены все чек-боксы. Если согласующий не отметит какой-либо из пунктов, то система отправит мероприятие на доработку автору.
В процессе согласования мы учли очередность. Например, нет смысла отправлять мероприятие генеральному директору, если оно не пройдет согласование на уровне инженера. Поэтому добавили функцию, которая задает порядок согласования разными ЛПРами.
В конце квартала у руководителя может накопиться 40-50 идей для согласования, и это займет огромное количество часов. При этом не каждое мероприятие требует пристального внимания — если ключевые показатели в норме, и все идет по графику.
Чтобы оптимизировать время ЛПРов, мы добавили функцию упрощенного согласования. Оно происходит так: система выводит только план и факт, и если все в порядке, то руководитель подтверждает согласование одним кликом.
Планировщик задач: своя Жира внутри системы
Чтобы авторы могли составить план реализации идеи, мы сделали планировщик задач. В нем можно разбить внедрение на этапы, постановить задачи, назначить ответственных и контролировать прогресс. Нечто вроде Жиры внутри нашего сервиса.
Автору план работ позволяет составить четкий план действий и придерживаться графика. Для топ-менеджмента и согласующих это возможность проконтролировать процесс и получить информацию о ходе внедрения.
Расчет эффекта
Одна из ключевых функций сервиса — расчет эффекта идеи в деньгах. Чтобы оценить результат, необходимо знать, сколько денег мероприятие сэкономило или заработало для компании. Успешные будут приняты на постоянной основе, провальные — останутся в статусе неудачной гипотезы.
В предыдущем софте эта функция была одной из главных болей — в логике расчетов отсутствовала прозрачность, и они были составлены на базе зарубежных практик. Из-за этого экономический отдел не принимал итоговые цифры, и компания не могла использовать полученные данные
В своем продукте заказчик хотел видеть понятные и открытые формулы, учитывающие процессы внутри его компаний.
Дерево факторов
Чтобы добиться прозрачных расчетов, мы разработали Дерево факторов.
Функция позволяет выстраивать многофакторные модели — формулы, по которым система рассчитывает эффект идеи.
Чаще всего улучшения касаются изменений в производстве. Например, добавить действие в технологическую цепочку, изменить плотность материала, увеличить силу проката станка. Одно маленькое изменение внедряется в большой процесс и приводит к росту эффективности всего производства.
Если это переводить на язык математики, то мы получим много слагаемых, влияющих на итоговый результат. Дерево факторов позволяет собрать все это воедино и корректно посчитать результаты внедрения.
Нужно продумать логику веб-продукта? Обратитесь к нашим аналитикам
В интерфейсе дерево факторов выглядит как разветвленная схема с различными слагаемыми и математическими действиями между ними. В финале все сводится к расчету экономического эффекта в деньгах.
Сотрудники могут выбрать готовое дерево из базы или создать свою схему расчета. Перед запуском идеи дерево помогает рассчитать плановый эффект, а после внедрения — узнать факт и сопоставить данные.
Для этого используется вкладка «Эффект» — туда исполнители подгружают фактические данные, и система автоматически считает финансовые показатели по приложенному дереву факторов.
Дашборды
Чтобы помочь пользователям с аналитикой, на страницу внедрения мы добавили дашборды, которые содержат ключевые данные о внедрении:
- этап реализации;
- диаграмма с отслеживанием динамики показателей;
- риски;
- просроченные задачи и другое.
С дашбордом можно быстро оценить ситуацию и обратить внимание на проблемные места в рамках идеи.
Еще мы добавили кастомные дашборды, которые пользователи могут собирать сами под свои задачи. На панели можно отобразить любую информацию — начиная просроченными задачами и заканчивая оперативными графиками-отчетами по эффективности нужных мероприятий.
В системе аккумулируется огромное количество информации, и пользователи могут отражать любые необходимые данные.
Как мы в Атвинте создаем дашборды, которые выигрывают на конкурсах и экономят время пользователей
Отчеты
Еще одной болью в иностранном софте были отчеты — они не обеспечивали полноценный контроль над внедрением идей, оставались слепые пятна с недостаточным количеством данных.
К тому же, в программе нельзя было настроить кастомные отчеты, а такая потребность у компании была — разным сотрудникам требовался разный набор данных.
Мы сделали раздел отчетов, основанный на нуждах клиента. Перед его разработкой мы провели сбор требований и создали несколько десятков отчетов, которые содержат показатели по запросу самих сотрудников компании. Например, время нахождения идей на разных этапах, цифры по общему портфелю улучшений и проч.
Дизайн
В приоритете стояли сроки реализации продукта, поэтому для работы с интерфейсом мы предложили использовать библиотеку готовых компонентов Vuetify, на что получили согласие заказчика. Также подключали библиотеки с готовыми визуалами и кодом для графики — диаграмм, таблиц и т.д.
Это помогло сократить сроки разработки и уделить больше времени продумыванию логики и процессов внутри системы.
Специфика проектирования состояла в том, что в интерфейсе нужно было просто и доступно отобразить очень сложные бизнес-процессы.
Системой пользуется огромное количество человек с разным уровнем цифровой грамотности, поэтому интерфейс должен быть интуитивно понятным, содержать множество подсказок и иметь предсказуемое поведение. Мы тщательно выстраиваем пользовательские пути и делаем инструментарий системы простым для восприятия и использования.
Еще одно преимущество — гибкость. Продукт развивается, и все хотелки мы быстро внедряем в систему, в том числе за счет того, что не нужно с нуля отрисовывать компоненты. Получили запрос — продумали логику — отрисовали макет с элементами Vuetify — передали разработчикам.
Так мы избавляемся от лишних действий на этапе дизайна и концентрируемся на расширении возможностей системы, а не ее украшении. Несмотря на то, что мы любим и умеем делать эффектный дизайн, в контексте этого продукта такой подход наиболее актуален.
Смотреть кейс с двумя призовыми местами на конкурсах: 3D-шоурум строительного оборудования
Внедрение: как раскатывали продукт и исправляли баги
Истории про мгновенный контакт между пользователем и системой не будет. Когда запускаешь большой продукт, невозможно учесть все нюансы, и команде потребуется время на отладку.
Те, кто внедряет цифру в больших компаниях, знает, что такое саботаж — всегда встречается процент людей, не готовых принять изменения и научиться работать по-новому. Чтобы разобраться с этими нюансами, важен гибкий подход.
Мы начали с постепенного внедрения — сначала в сервисе начали работать только несколько предприятий. Перед тем, как тиражировать софт на все филиалы, мы выявили и устранили баги на тестовых запусках.
Нам достался негативный бэкграунд от прошлого продукта, и нужно было проработать ожидания сотрудников и подружить их с новым софтом.
Получая обратную связь, мы оперативно устраняли ошибки и улучшали систему. Главное здесь — реагировать быстро. Так раздражение мы поменяли на желание помочь в развитии нового сервиса. Первые пользователи делились позитивным опытом с коллегами, которые после хороших отзывов сразу настраивались на комфортную работу с системой.
Мы стартовали внедрение в декабре 2021 года, и понадобилось около четырех месяцев, чтобы исправить баги, обучить основной костяк постепенно заходящих пользователей и устранить саботаж на местах.
Сейчас сотрудники знают, что продукт удобный, и свободно заходят в систему для решения своих задач. Мы видим их интерес — пользователи активно предлагают новые фичи и для более эффективной работы сервиса.
Расширение базового функционала
После запуска базовой версии мы разрабатывали фичи из бэклога. На старте проекта у нас было ТЗ с требованиями по основному функционалу, но в процессе разработки и заказчик, и наша команда накидывали все больше идей для расширения возможностей софта.
Рассмотрим дополнительные возможности системы, которые делают продукт еще более удобным и эффективным для бизнеса.
Как мы помогли получить инвестиции и запустить стартап в Нью-Йорке, Сиэтле и Лос-Анджелесе
Сводные отчеты и общая база данных
В предыдущем софте нужно было создавать отдельный аккаунт под каждую компанию, при этом собрать общую базу и свести данные по нескольким предприятиям было нельзя.
Для клиента это было критично по следующим причинам:
внутри холдинга десятки производств, по которым нужно составлять сводные отчеты;
менеджеры среднего и высшего звена вовлечены в деятельность многих компаний и им нужен доступ к каждой из них.
Мы создали единую среду, которая аккумулирует всю информацию в системе. Это позволяет собирать отчеты по всем компаниям и допускать пользователей к работе в рамках разных предприятий холдинга или же дать доступ к сводным цифрам.
Журнал изменений
Человеческий фактор может помешать жизни системы — иногда сотрудники могут случайно удалить данные или ввести некорректную информацию. Чтобы отслеживать действия в сервисе, мы сделали журнал изменений которые фиксирует действия пользователей. Он помогает разобраться в спорных ситуациях.
Модерация
Еще один большой блок — система модерации. Ключевые действия в системе контролируются модераторами — это отдельная роль в системе со своим набором возможностей.
Например, если пользователь хочет переключить этап внедрения или внести корректировки в эффект, то он должен отправить заявку с обоснованием и мотивацией. Далее она передаются модератору, который одобряет или отклоняет действие.
В системе работают 10 модераторов (на стороне заказчика).
Система уведомлений
Обо всех важных событиях система оповещает пользователя письмами на почту и уведомлениями внутри самой системы. Например, сервис может напомнить о незакрытой задаче или необходимости заполнить чек-лист согласования.
Комментарии
На странице идей мы добавили комментарии, чтобы пользователи не покидали систему для обсуждения замечаний и апдейтов. Авторы и согласующие могут тегать друг друга, что позволяет вести полноценный диалог в системе.
Разрядность
Иногда даже небольшие доработки облегчают работу с системой. Одной из таких функций стала возможность менять разрядность: млн руб., тыс руб., руб. При работе с огромными оборотами это очень выручает и помогает быстрее считывать и добавлять данные в систему.
Таблицы по типу Экселя
Наши пользователи постоянно взаимодействуют с таблицами, и мы решили добавить их прямо в систему, чтобы сотрудникам не приходилось задействовать дополнительный софт.
Работа с данными внутри системы
В системе хранятся огромные массивы данных: идеи, сотрудники, компании, отчеты, план/факт и т.д. Для удобства взаимодействия с системой на всех страницах внедрены фильтры, таблицы, теги и другие инструменты для быстрого поиска нужной информации.
Цифры и итоги
С нашим продуктом компании удалось цифровизовать и автоматизировать процесс проверки идей. Главные результат проекта — успешное внедрение. Системой пользуются 1 700 сотрудников из 34 компаний холдинга. Они активно предлагают идеи для сокращения потерь и улучшений на производстве. В сервисе зарегистрировано 2 500 проектов, которые принесли экономический эффект в виде 70 млрд рублей.
Собственная разработка с Атвинтой обошлась заказчику дешевле, чем оплата ежемесячного тарифа в американской коробке. При этом он получил кастомное гибкое решение, на 100% отвечающее его бизнес-процессам.
Мы всегда на связи и готовы развивать не только этот сервис, но и IT-ландшафт компании в целом. Сейчас на базе нашего продукта развивается целая экосистема сервисов бережливого производства с емкостью 60 000 пользователей.
Отзыв клиента
Наш кейс — пример того, что импортозамещение сервисов — не фатальная ситуация для IT-ландшафта компании. Обратившись к правильному и ответственному подрядчику, можно не только сэкономить, но и получить более качественный и подходящий вашим бизнес-процессам продукт.