Автоматизация бизнес-процессов сети химчисток «Диана»
В сети химчисток «Диана» — наших постоянных клиентов — назрела необходимость установки кассовых аппаратов в пунктах приема (см. ФЗ-54 «О контрольно-кассовой технике»). Это повлекло за собой необходимость радикальных изменений во внутренних процессах работы компании. Наша компания разработала уникальное решение.
Прежде всего мы изучили текущую ситуацию в компании. На тот момент учет квитанций в компании выглядел так:
В пункте приема заказов сотрудники вручную заполняют квитанцию на бланке строгой отчетности (БСО). В ней указано:
- полное описание принятых вещей (например, «джинсы»);
- оказываемая услуга (например, «экочистка стандартной сложности»);
- количество единиц измерения (например, 2 кг);
- особенности изделия ( например, наличие нестандартной фурнитуры, повреждений и т.п.);
- цена услуги с учетом скидок по карте лояльности, акции и т.п.
Далее эту квитанцию прикрепляли к пакету с вещами и отправляли на фабрику. И только там информацию из квитанции оператор вносил в фабричную базу данных. Также на каждой фабрике есть свой приемный пункт, на котором при приеме заказа сразу вносились данные по квитанции непосредственно в фабричную базу данных. Периодически данные из фабричных баз выгружались в центральную базу предприятия. Прейскуранты и общие справочники, наоборот, заполнялись в центральной базе и импортировались в фабричные базы сети.
Что плохо?
1. Велика вероятность ошибок из-за человеческого фактора:
- приемщицы чаще всего ошибались на этапе расчета стоимости и размера скидки;
- оператор баз данных совершал ошибки при внесении данных из квитанций.
2. Большой временной интервал между оформлением заказа и внесением его в базу — в среднем более суток.
3. Дублирование клиентов из-за отсутствия единой базы данных между фабриками — это осложняло развитие программ лояльности компании.
4. Длительное формирование консолидированной отчетности.
5. Постоянный контроль администратора за существующими базами из-за большого количества обменов данными между базами данных.
Задачи
Основная задача — автоматизировать работу сети. В рамках автоматизации было решено:
- оборудовать все приемные пункты кассовыми аппаратами;
- разработать и внедрить ПО, позволяющее правильно сформировать чек;
- разработать и внедрить ПО для оформления электронных квитанций в приемном пункте;
- консолидировать базы данных всех фабрик;
- создать средства мониторинга оборудования на приемных пунктах.
Поиск решения
Мы рассмотрели три варианта.
Вариант №1
- Все базы фабрик объединить в одну, сделать прямой ввод данных из приемных пунктов.
- В приемных пунктах поставить терминалы с выходом в Интернет для внесения данных о заказе сразу в базу и кассовые аппараты.
Вариант №2
- Базы фабрик и базы приемных пунктов оставить автономными.
- В приемных пунктах поставить кассовые аппараты и терминалы с локальной версией базы, чтобы после ввода данные с определенной периодичностью загружались в базу данных фабрики, при этом сами фабричные базы остаются распределенными.
Вариант №3
- Все базы фабрик объединить в одну, базы приемных пунктов оставить автономными.
- В приемных пунктах поставить кассовые аппараты и терминалы с локальной версией базы, чтобы после ввода данные периодически загружались в базу данных фабрики.
- Фабричные базы объединяются в одну общую базу.
После анализа всех вариантов остановили выбор на первом варианте как самом оптимальном.
Что получилось
Центральное хранилище:
- запущен центральный сервер, к которому подключены все пункты приема, вся информация теперь хранится в единой базе;
- для ускорения работы выделена slave-база, все отчеты переведены на неё;
- настроено резервирование всех данных;
- проработаны модели угроз;
- разработаны регламенты восстановления работоспособности системы и данных после сбоев.
Приемные пункты:
- установлены планшеты с браузером, кассовые аппараты и принтеры;
- разработано специальное программное обеспечение для взаимодействия с центральной базой.
Мы готовы адаптировать наш опыт под ваши задачи автоматизации. Например, данное решение подойдет для:
- сети информационных киосков с централизованным мониторингом и управлением;
- сети функциональных киосков (например, бронирование мест в ресторанах, заказ услуг — такси, доставка, оформление документов, запросов и т.д.);
- настройки удаленных рабочих мест для сетевых сервисных и торговых компаний.