ТЗ — это документ, в котором фиксируются все требования к товару, услуге и проч. Техническим Заданием, в принципе, можно назвать любое поручение исполнителю, главное, чтобы в нем были ясно прописаны характеристики итогового продукта.
Пример поручения
Сходи, купи цветов
Пример ТЗ
Мне нужны цветы:
- Купи их до 12:00 сегодня.
- Мне нужны хризантемы.
- Хризантемы должны быть желтые.
- 7 штук, без упаковки, перевязанные красной лентой.
При других условиях цветы мне не нужны.
В первом примере мы даем поручение, которое исполнитель должен выполнить по своему усмотрению. Во втором явно указываем, что именно нам нужно.
Зачем нужно ТЗ в закупках - объяснять, надеемся, не нужно. Элементарно для того, чтобы получить партию желаемого товара, а не разочарование и кучу проблем.
Когда стоит составлять техническое задание?
Если дело касается производства- составлять ТЗ нужно всегда! И очень тщательно. Приложив ТЗ к договору вы лишний раз застрахуетесь от сюрпризов при получении партии.
На моменте обращения к Агенту ТЗ должно быть готово. Вы должны уже знать и понимать все аспекты: из чего состоит, как выглядит, какой по весу, на ощупь, изнутри до мельчайших деталей.
Поищите продавцов похожих товаров, купите этот самый товар, разберите его по максимуму, оцените, что вам нравится именно в этом образце, а что бы вы поменяли, добавили, убрали. Если бы поменяли или добавили, то из какого материала и какого цвета.
Помните, что у каждого вида материала есть ещё множество подвидов, которые разнятся по цене и своим свойствам.
Не понимаете, о чем речь? Уделите немного времени теории.
Если вы, к примеру, решили заказать партию керамических изделий, почитайте про керамику в целом, какая она бывает, чем отличается, какая примерно цена на тот или иной вид керамики, какие компоненты делают изделие тяжелее/легче, крепким или хрупким, какие бывают способы и виды окрашивания/декора, какие свойства у конечных изделий. Это позволит вам лучше понимать ценообразование и нюансы производства в целом. Получив свой заказ вы сразу поймёте, товар соответствует вашим требованиям и затратам на него, или вас в каком-то моменте «кинули».
Кто должен составлять техническое задание
Понятие ТЗ применяется во многих сферах. Где-то ТЗ может составлять и подрядчик, но в сфере производства «заказывает музыку», безусловно, только тот, кто платит.
В первую очередь именно заказчик должен быть заинтересован прописать досконально все нюансы. Когда приходят запросы типа «нужны кружки, все равно какие, дайте подешевле» мы искренне изумляемся - вам совсем плевать на то, что вы по итогу получите и будете предлагать своим клиентам?
Некоторые даже не представляют, на что способны китайцы, когда просят «подешевле» без уточнений.
Видели мемы с отзывами на товары с Алика? Это жертвы этого самого «подешевле, мне все равно».
Производству ещё больше все равно, поверьте. Нам не все равно лишь потому, что вы будете недовольны итоговым результатом, а вина косвенно ляжет на нас, что не предупредили. Вот, предупреждаем.
Возможна совместная работа над ТЗ вместе с агентом. Но для этого заказчику нужно точно определиться с товаром, иметь хотя бы примерный образец и пожелания по изменениям, если они нужны. Агент с радостью подскажет вам, как это можно сделать без потери качества конечного продукта, на чем можно или нельзя «экономить», расскажет, какие еще есть возможности в этой отрасли в целом. А возможностей у китайских производителей немыслимое множество. И становится все больше из года в год.
Как составить ТЗ. Главные тезисы
1) Пишите однозначно
Никаких оценочных «красивый», «прикольный», «нормальный» и проч. Только по факту.
«Нам нужны недорогие блокноты с необычным дизайном желательно по-дешевле» - это пожелание. Поиск, а тем более производство какого-либо продукта по такому количеству информации не сможет осуществить ни один даже самый матёрый агент по закупкам.
«Блокнот. 120 листов, проклеенный, листы в клеточку, обложка - мягкая, картон, рассмотрим уже существующие дизайны с надписями на английском и русском языках или однотонные. 4 варианта по 1000 шт. Интересует стоимость производства» - это уже больше похоже на техническое задание по поиску товара. Ещё бы клиент уточнил, за сколько он планирует его продавать, и какую ценовую вилку на единицу товара он ожидает от агента - поиск подходящих под описание образцов начался бы сразу же.
Для запуска производства нужны будут ещё детали. Но это можно будет уточнить уже в процессе изучения образцов.
❗️Чем больше конкретики вы укажете по товару в самом первом письме своему агенту, тем быстрее подготовится для вас каталог доступных к производству подходящих вариантов.
2) Поделитесь общей информацией о своём бизнесе
Расскажите о ваших масштабах, возможностях, предпочтениях ваших клиентов, изложите кратко ваши пожелания по любым аспектам сотрудничества.
Агент по закупкам - это Ваш новый лучший друг в Китае, который и на фабрику если что метнётся, и образцы для вас запросит и вам отправит, и в китайском суде за ваши денежки бороться изо всех сил будет в случае ненадлежащего исполнения заказа.
❗️Расскажите прямо, какой товар ожидаете и сколько готовы за него заплатить. А агент проконсультирует, если нужно, опираясь на свой опыт и реальные возможности.
3) Покажите Агенту ваших конкурентов
Возможно, увидев образцы продукции ваших конкурентов или вашего «товара мечты» агент сразу же поймёт, какая фабрика для них это производит. И либо сразу же разместит заказ, что существенно ускорит поставку, либо подыщет фабрику, которая произведёт дешевле/качественнее.
❗️Чем больше примеров желаемого товара увидит Ваш агент, тем точнее он сделает вам подборку образцов.
Резюмируем:
Чтобы процесс поиска и производства вашего товара от начала до конца был комфортным и продуктивным, нужно следующее:
•определиться с товаром
•досконально изучить доступные образцы похожего товара
•составить точное описание «товара мечты» - ТЗ
ТЗ составляем по следующему принципу:
перечисляем все видимые и невидимые характеристики товара так, словно вы проводите подробнейшую экскурсию по этому предмету.
Поверьте, Агенту по закупкам будет интересно знать каждую мелочь о вашем товаре и ваших требованиях по нему.
Если Агент не интересуется на начальных этапах мелочами, будет ли он заинтересован в том, чтобы хотя бы добиться максимально выгодных для вас условий?
Вряд ли. Кто знает.