Системы оперативного учёта предназначены для регистрации и отслеживания текущих операций и событий: продажи, закупки, движение товаров, финансовые операции и другие бизнес-процессы. Они позволяют оперативно контролировать финансовое состояние компании, управлять запасами, анализировать данные о продажах и другие ключевые показатели бизнеса, обеспечивают возможность быстрого доступа к информации, а также генерацию отчётов и аналитики для принятия управленческих решений.
Широкое распространение для автоматизации оперативного учёта среди предприятий различных сфер бизнеса получили системы, разработанные фирмой «1С». Наиболее известные из них: «1С:Управление нашей фирмой», «1С:Управление торговлей», «1С:Комплексная автоматизация» и «1С:ERP Управление предприятием».
Возможно ли самостоятельно внедрить систему оперативного учёта? При соблюдении определённых условий и наличии достаточных компетенций - да.
В этой статье мы рассмотрим преимущества и основные риски самостоятельного внедрения, а также дадим вам рекомендации для достижения успеха.
Содержание:
- Преимущества самостоятельного внедрения
- Основные риски при самостоятельном внедрении
- Рекомендации для успешного самостоятельного внедрения
- Альтернативные варианты внедрения системы оперативного учёта
ПРЕИМУЩЕСТВА САМОСТОЯТЕЛЬНОГО ВНЕДРЕНИЯ
Экономия средств: Одним из основных преимуществ самостоятельного внедрения является экономия денежных средств. Найм профессиональных консультантов и компаний может быть дорогостоящим, особенно для небольших и средних предприятий.
Глубокое освоение системы: Команда, работающая над самостоятельным внедрением, имеет возможность тщательно изучить систему. В сочетании с профессиональными знаниями и глубоким пониманием бизнес-процессов членами команды, это позволит лучше понять её особенности и функционал применимо к собственным процессам, а также произвести настройки системы с учетом всех потребностей компании и нюансов бизнес-процессов.
Гибкость и контроль: При самостоятельном внедрении компания имеет полный контроль над процессом. Это позволяет гибко реагировать на изменения, корректировать планы и адаптировать систему под свои потребности без необходимости согласовывать каждое действие с внешними специалистами.
Развитие внутренних компетенций: Процесс самостоятельного внедрения системы способствует развитию внутренних компетенций команды. Сотрудники получают ценный опыт работы с технологией, что может быть полезно для будущих проектов и повышения квалификации.
ОСНОВНЫЕ РИСКИ ПРИ САМОСТОЯТЕЛЬНОМ ВНЕДРЕНИИ
Недостаток опыта и знаний: Внедрение систем оперативного учёта требует специализированных знаний и навыков, которые могут отсутствовать у сотрудников или быть недостаточными. Это может привести к ошибкам в проектировании системы, неправильной настройке функционала и другим проблемам, которые могут сказаться на работоспособности системы.
Нехватка времени: Внедрение системы — это длительный процесс, требующий значительных временных ресурсов. Сотрудники компании могут столкнуться с нехваткой времени из-за своих основных обязанностей, что может существенно замедлить процесс внедрения, он может растянутся на неопределённый срок.
Сложности настройки: Настройка системы, интеграция с другими системами и перенос данных - сложный процесс, особенно без достаточного опыта и экспертизы. Неправильная настройка может привести к проблемам в будущем и неоднократному перевнедрению системы.
Бюджетные ограничения: Необходимость в дополнительных ресурсах, обучении персонала и возможных задержках может привести к превышению бюджета.
Поддержка и обновления: После внедрения системы необходимо обеспечить её поддержку и регулярные обновления. Без наличия квалифицированных специалистов это также является риском для компании.
РЕКОМЕНДАЦИИ ДЛЯ УСПЕШНОГО САМОСТОЯТЕЛЬНОГО ВНЕДРЕНИЯ
Самостоятельное внедрение системы требует тщательной подготовки, обучения персонала и последовательного выполнения всех этапов процесса.
Подготовка и планирование: Определите цели и ожидания от системы, разбейте их на конкретные задачи, чтобы иметь ясное представление о функциональности системы, которую вам необходимо внедрить.
Анализ и определение требований: Проведите детальный анализ бизнес-процессов компании и определите требования к системе. Учтите особенности вашей отрасли, размер компании, потребности пользователей и функциональность, необходимую для эффективной работы.
Планирование ресурсов: Оцените доступные ресурсы (кадры, время, бюджет) для внедрения системы. Разработайте план, который учитывает распределение ресурсов на различные этапы проекта, а также сроки выполнения каждого этапа. Составьте маршрут и график внедрения, определите роли и ответственности внутри компании.
Выбор конфигурации: Проанализируйте возможности имеющихся систем оперативного учёта, подберите систему, наиболее соответствующую вашим бизнес-процессам, обладающую достаточным функционалом для реализации ваших требований. Некоторые конфигурации 1С специализированы для определённых отраслей, таких как розничная торговля, производство, строительство и другие. Выбор конфигурации, специализированной для вашей отрасли, поможет упростить процесс внедрения. Если у вас уже есть другие программные продукты или системы учёта, убедитесь, что выбранная конфигурация 1С может интегрироваться с ними без проблем. Подумайте о том, какие могут возникнуть потребности в будущем, и насколько легко выбранная конфигурация может быть масштабирована или доработана.
Установка, настройка и адаптация системы: Следуйте инструкциям по установке и настройке системы в соответствии с бизнес-процессами и требованиями компании. Не стоит без необходимости включать все имеющиеся настройки системы, это существенно осложнит работу пользователям. При необходимости адаптируйте систему, чтобы она лучше соответствовала вашим требованиям. Иногда может потребоваться пересмотреть и оптимизировать бизнес-процессы, чтобы они правильно взаимодействовали с системой.
Проектирование справочников: Уделите серьёзное внимание проектированию справочников, поскольку оно определяет основу для работы системы, обеспечивает ее гибкость и эффективность в долгосрочной перспективе. Грамотно спроектированные справочники делают работу с системой более удобной, позволяют пользователям быстро находить необходимую информацию, облегчают анализ данных и формирование отчетов. Благодаря хорошо структурированным справочникам можно эффективно проводить анализ данных, быстро получать информацию о состоянии бизнеса и принимать обоснованные решения.
Проектирование прав пользователей: Определение пользовательских ролей, уровней доступа и прав пользователей в системе требует внимательного подхода, чтобы обеспечить безопасность данных и эффективную работу персонала.
Постепенное внедрение: Рекомендуется постепенное внедрение системы, начиная с одного или нескольких подразделений или бизнес-процессов. Развертывание системы по модулям или бизнес-процессам поможет упростить процесс внедрения. Начните с наиболее критических для вашего бизнеса модулей и постепенно добавляйте остальные.
Обучение и подготовка персонала: Обучение персонала является ключевым элементом успешного внедрения. Предоставьте сотрудникам достаточное количество времени для обучения системе, проведите тренинги и обеспечьте доступ к ресурсам для самообучения. Фирма «1С» предоставляет обширную документацию, видеоуроки и онлайн-ресурсы для самостоятельного изучения и внедрения их продуктов. Вы можете использовать эти ресурсы для понимания функциональности системы и настройки её под свои потребности.
Тестирование: Создайте тестовую среду, где сотрудники могут практиковаться и тестировать различные функции системы без риска повреждения реальных данных. Это поможет им лучше понять работу системы и подготовиться к её запуску. Перед полным запуском проведите полное тестирование системы: проверьте функциональность, интеграцию с другими системами, корректность данных и производительность.
Обратная связь и корректировка: Важно активно собирать обратную связь от пользователей и вносить коррективы в процессе внедрения. Учитывайте их потребности и предложения для оптимизации работы системы.
Поддержка и обслуживание: После запуска системы обеспечьте надлежащую поддержку и обслуживание. Назначьте ответственных сотрудников, которые будут помогать коллегам разбираться с возникающими вопросами и проблемами. Решайте возникающие проблемы и предоставляйте техническую поддержку для пользователей. Обновляйте систему, следите за новыми версиями и регулярно обучайте свой персонал.
Непрерывное улучшение: Внедрение системы — это непрерывный процесс. Анализируйте результаты, собирайте обратную связь от пользователей и постоянно улучшайте систему в соответствии с потребностями компании.
АЛЬТЕРНАТИВНЫЕ ВАРИАНТЫ ВНЕДРЕНИЯ СИСТЕМЫ ОПЕРАТИВНОГО УЧЁТА
- Использование облачных решений.
Преимущества: Не требуется установка, часть работы по настройке уже выполнена, обеспечивается техническая поддержка и своевременное обновление системы.
Недостатки: Отсутствие возможности доработки и адаптации системы под индивидуальные особенности бизнеса. - Найм в штат компании профессиональных консультантов и разработчиков.
Преимущества: Внутренние консультанты и разработчики, специализирующиеся на системе 1С, имеют глубокое знание продукта и, со временем, специфики бизнес-процессов компании, они могут быть более отзывчивыми и быстрее реагировать на изменения и запросы внутри компании, после завершения проекта внедрения системы внутренние консультанты могут обеспечить её поддержку и развитие.
Недостатки: Дефицит опытных специалистов на рынке труда. Сложность замены сотрудника в случае его болезни или увольнения. Внутренние консультанты со временем ограничиваются опытом работы в данной компании, что может привести к отсутствию развития его профессиональных качеств, сужению кругозора и отсутствию новых идей. - Привлечение компании-интегратора.
Преимущества: Специалисты компаний-интеграторов, франчайзи фирмы 1С, обладают глубокими знаниями продуктов 1С, имеют опыт работы с различными конфигурациями, знают все их возможности, обладают большим опытом внедрения систем в различных компаниях и отраслях, регулярно повышают квалификацию, могут обучить персонал компании работе с системой, обеспечить техническую поддержку на всех этапах внедрения, обеспечить интеграцию, произвести адаптацию системы к индивидуальным особенностям бизнеса, основываясь на опыте других, аналогичных проектов. Помимо опыта и знаний, компания-интегратор может оперативно обеспечить замену специалиста на проекте в случае его болезни или увольнения.
Недостатки: В стоимость работ компании-интеграторы включают свои управленческие расходы и прибыль, что значительно увеличивает бюджет проекта и стоимость внедрения системы может оказаться существенно выше, чем внедрение собственными силами, особенно если компания выбирает подрядчиков с большим опытом и хорошей репутацией.