Добрый день, дорогие друзья! В данном посте я расскажу вам об особенностях аренды офиса с учётом всех юридических нюансов, которые важно брать во внимание для успешной деятельности организации.
Офис — это не только юридический адрес организации. Это место, где ежедневно осуществляется рабочий процесс, ваши сотрудники выполняют задачи — каждый в своём профиле, и для успешной деятельности компании чрезвычайно важно, чтобы не возникало никаких накладок, а сотрудники чувствовали себя комфортно, полностью концентрируясь на рабочих задачах. В том же случае, если офис вам нужен исключительно для юридического адреса, будет достаточно руководствоваться требованиями, указанными в предыдущем посте, учитывая, что адрес, заявляемый вами в качестве юридического, должен полностью совпадать с адресом в договоре и открываться на сайте ФАИС https://fias.nalog.ru/. Можно будет зарегистрировать юридический адрес и при несовпадении, но в таком случае потребуется помощь юрисконсульта ввиду сложности процедуры.
📝 Предмет договора: важно, чтобы в договоре были указаны все значительные детали: полный адрес помещения, площадь. Арендодатель должен предоставить вам документ, подтверждающий его право распоряжаться помещением. Не во всех случаях речь идёт о договоре купли-продажи или ином основании собственности, это может быть, например, договор аренды с правом сдавать помещение в субаренду, доверенность или договор доверительного управления. Фактическое соответствие характеристик и состояния помещения тем, что указаны в договоре, и правовое основание – первые моменты, на которые стоит обратить внимание.
📝 Наличие/отсутствие обременений: важно, чтобы в договоре было указано отсутствие обременений и прав третьих лиц на помещение. Однако, допустимым и наиболее часто встречаемым обременением является ипотека, хоть она и несёт с собой риски (в том случае, если арендодатель не будет своевременно вносить платежи, офис будет изъят в пользу банка и продан другому собственнику, следовательно, заключённый договор аренды потеряет силу), есть и плюсы. Например, как правило, находящееся в залоге у банка имущество застраховано, следовательно, в случае ненамеренного повреждения офиса в период аренды (затопление, пожар), риск убытков для вас значительно снижается. Также, как правило, арендодатель, владеющий заложенным в ипотеку помещением, вносит ипотечные платежи за счёт арендной платы, следовательно, если вы покинете офис прежде, чем он найдёт нового арендатора, ему придётся испытать финансовые сложности, а это значит, что он будет заинтересован в вас, и в случае возникновения спорных ситуаций вы будете иметь более сильную позицию.
📝 Срок заключения договора: если договор заключается на срок менее года, регистрация в налоговых органах не требуется, от года и более – требуется. Также важно, чтобы по договору за вами было закреплено преимущественное право продления договора аренды (например, это может быть автоматическая пролонгация), иначе арендодатель может не продлить договор. Также важно, чтобы условия при пролонгации оставались прежними. Например, можно прописать максимальные пределы индексации стоимости арендной платы по договору (вариант – не более чем на 10% в год).
📝 Порядок расторжения договора: большое значение играет выбор подходящего вам срока уведомления стороной другой стороны о расторжении договора. Срок должен быть таким, чтобы в случае, если по тем или иным причинам вы примете решение перестать арендовать данный офис, вам не пришлось переплачивать за лишние месяцы аренды, однако и таким, чтобы у вас было время найти другой подходящий офис, если расторжение произойдёт по инициативе арендодателя. Также важно, чтобы арендодатель не имел права расторжения договора без уведомления (за исключением случаев грубого нарушения основных условий договора). Об условиях досрочного расторжения договора без предварительного уведомления арендодателем важно предупредить сотрудников (например, если это несвоевременная оплата, важно договориться с бухгалтерией, чтобы платежи по арендной плате вносились заранее). Также, должен быть чётко прописан способ уведомления о расторжении договора (Почта России, мессенджер, указанная в договоре электронная почта и т.д.). Помимо этого, важно, чтобы было прописано, как вносится и как возвращается обеспечительный платёж. Наиболее желательный вариант – обеспечительный платёж используется в качестве оплаты последнего месяца аренды, а арендодатель не имеет права взыскать средства с обеспечительного платежа в одностороннем порядке. Так, в суде вам будет проще оспаривать требования арендодателя о компенсации тех или иных убытков, чем, в качестве истца, пытаться вернуть деньги, взысканные односторонне с обеспечительного платежа.
📝 Вопрос состояния помещения и ответственности за его поддержание: в договоре должно быть чётко прописано, какая из сторон несёт ответственность за текущий и капитальный ремонт помещения (желательно, чтобы ответственным был арендодатель). При передаче помещения по акту приёма-передачи важно не только внимательно осмотреть помещение (в том числе работу электроприборов и сантехники при наличии), но и произвести фото и видео-фиксацию состояния помещения, иначе доказать, что что-то было поцарапано/сломано до начала аренды будет проблематично, и расходы по ремонту придётся нести вам.
📝 Приостановка доступа арендатору к помещению: желательно, чтобы список причин, прописанных в договоре, по которым арендодатель может приостановить вам и вашим сотрудникам доступ к помещению, не превышал требования ст. 328 ГК РФ (рекомендуем с ней ознакомиться). Если же список таких причин шире законодательно предусмотренных, важно проверить, устраивают ли они вас.
📝 Ответственность: важно, чтобы штрафы были прописаны лишь по адекватным, устраивающим всех причинам, а суммы штрафов находились в разумных пределах (иногда арендодатель поверх сумм штрафов за нарушение правил бизнес-центра добавляет к сумме штрафа значительную долю себе «в карман»). Если какие-то штрафы могут быть вызваны действиями ваших сотрудников, необходимо предупредить их об этом.
📝 Юридический адрес и офис: помимо сказанного в предыдущем посте и начале этого, важно, чтобы в бизнес-центре было размещено название вашей компании, в идеале – на двери арендуемого вами офиса и на ресепшене с указанием номера офиса. Именно по этим факторам ФНС проверяет достоверность юридического адреса. Также, сам договор аренды должен предусматривать ваше право использовать адрес офиса в качестве юридического (если такого пункта нет, его необходимо внести). Альтернатива такому пункту — гарантийное письмо арендодателя, позволяющее вам использовать адрес офиса с той же целью.
📝 Дополнительные опции: важно учесть в договоре все значимые для вас дополнительные моменты, такие, как вывоз мусора, уборка, общие зоны, охрана, чистка окон, крыши, согласование сигнализации, интернет, доставка и приём почтовой корреспонденции. Организуете это вы сами, арендодатель или бизнес-центр, каким образом и за какую оплату осуществляются данные услуги.
Я перечислил основные факторы, общие для всего бизнеса. Однако, с учётом специфики именно вашего бизнеса, могут иметь значение дополнительные моменты, не учтённые в данной статье. Поэтому рекомендую внимательно изучать весь текст договора и по всем вопросам обращаться ко мне 😊
Благодарю за уделённое время и желаю успехов!