В продолжение крайней статьи об этом. Порой поступают письма, в которых не отображена суть вопроса. Начинаешь задавать уточняющие вопросы. Тратится на это время. А еще любят бездумно направлять вопросы, которые не опровергали (не подвергали сомнению) уже значительное время. Повелось так, и «шпарят» их, в виде задач. Начинаешь глубже смотреть на это, и понимаешь, что они уже отчасти не актуальны. К примеру, поступает претензия по качеству оказанной услуги. Проверив её, становится понятно, что иначе, эту услугу по данной местности не окажешь, из-за значительного расстояния. Инициатор претензии и сам должен был к этому прийти, но нет, он лучше будет ее строчить и строчить. Положено так, вот он и формирует, а ответ лежит на поверхности, и очевиден для всех.
Переписка и формирование писем через электронную почту, входит в важную часть корпоративной коммуникации. Многие письма достаточно удобно направлять на согласование. Ставишь исполнителя в адресат, в копию письма руководителя, можно добавить иных сотрудников, которые также уместны – отправляешь. И одним письмом сразу вовлекается несколько сотрудников, идет обсуждение, и тут же согласование, а возможно коррекция задачи со стороны вовлеченных сотрудников. Не нужно по отдельности решать одно и то же с заинтересованными лицами. Не секрет, что посредством электронной почты можно контролировать сотрудника работающего в офисе. При долгом отсутствии на просторах электронной почты, можно при наведении курсора узнать, сколько времени сотрудник не заходил на почту Outlook. Лично я, все важные письма сохраняю, там и согласование какого-то вопроса вышестоящим руководителем, там и важная информация, как то:
- Разъяснения по важному аспекту от экспертов;
-Документы служебного характера с комментариями в теле письма;
-Ссылки на какое либо приложение, портал, папку;
-Прочее.
Все подобные письма я копирую путем переноса из почты, складываю в отдельную созданную папку, задав ей определенное имя. Советуют папки по принципу «матрешки» не создавать – в папке папка, а в ней следующая папка. Так будет сложно найти искомый документ. Лично у меня не всегда, получается, следовать этому правилу. И иногда, приходиться интересуемый документ искать. Но в основном, папки я упростил, задав имя, которое позволит сразу найти интересуемое.
Практически всегда проверяю документы, которые я получаю на исполнение. Убедился на своем опыте, даже сотрудники, имеющие специальное образование и опыт в определенной отрасли, допускают ошибки, которые могут повлечь к определенным финансовым потерям.
Но также от подобных переписок есть существенный недостаток – волокита по интересуемым вопросам. Особенно в формате работы нашей организации. Многие отделы, сотрудники, выведены на удаленный формат работы. Закидываешь информацию, и начинается долгий «пресс» от обсуждения вопроса через переписку. Могут неделями обсуждать особо важный и ответственный вопрос. Никто не хочет брать на себя ответственность, возникает диспут, кто кого переспорит, кто больше всех представит аргументов.
Мое мнение, при очном проведении собрания, где его курирует один руководитель, вопрос решился бы гораздо быстрее.