Исполнительные листы: условия удержания и периоды их действия

Продолжаю цикл статей об исполнительных листах. Основные проблемы, с которыми сталкивается бухгалтер, обозначил в первой части:

Сегодня сосредоточусь на первой проблеме - как выявить условия удержания по исполнительным листам, действующим в текущем месяце в программе "ЗУП 3.1".

Кому это может понадобиться?

• Новому бухгалтеру, который принимает дела у прежнего бухгалтера;
• Программисту, который отвечает на вопрос бухгалтера, если его что-то не устраивает в работе программы или хочется понять, почему программа посчитала именно так, а не иначе;
• При проверке приставом-исполнителем по жалобе взыскателя или по собственной инициативе.

Разбираюсь в типовых возможностях программы ЗУП 3.1

В прошлой статье бухгалтер рассказал, как нужно удерживать в соответствии с исполнительными листами, переданными от приставов (список можно посмотреть в первой статье, всего 4 исполнительных листа).

Проверку выполнял с апреля 2024 года. Открыл программу ЗУП 3.1, и поставил задачу - понять, какие условия по этим исполнительным действуют в апреле 2024 года. И это оказалось не так просто, если пользоваться одними только штатными средствами программы.

Итак, что у нас есть в программе?

Сразу хочу сказать, что типового отчета по условиям удержания исполнительных, действующих в заданном периоде, найти не удалось. Все типовые отчеты по удержанным исполнительным можно сформировать только после того, как проведены документы начисления зарплаты, а мне нужно понять, какие исполнительные действуют до начисления.

Открываю раздел "Зарплата" - команда "Исполнительные листы", и вижу список всех исполнительных введенных в программу. Можно открыть и посмотреть, какие условия удержания были введены при создании документа.

Список исполнительных листов

Но менялись ли условия удержания и действуют ли точно такие условия в апреле 2024 года? По списку исполнительных это понять нельзя. Смотрим, что есть еще: в том же разделе "Зарплата" команда "Алименты и другие удержания".

Уже немного лучше - вижу не только исходные исполнительные, но и документы, которые меняли условия удержания по ним. Однако, по этому списку разобраться с условиями тоже не так-то просто: нужно понять, к какому именно исполнительному листу относится изменение, действует ли оно в апреле 24 года. А изменений, судя по картинке, много. Бухгалтерия старалась подогнать проценты удержания, как умела, чтобы удерживать правильно.

Изменения условий удержания по исполнительным листам.

При увольнении сотрудника программа прекращает действие всех исполнительных листов сотрудника, на основании приказа об увольнении.

Если тот же человек приходит в ту же организацию на работу повторно, приходится вносить на него новый документ "Исполнительный лист". В итоге в списке "Алименты и другие удержания" можно видеть два и более исполнительных листа, которые явно никто не закрывал, но действует только последний.

Технические документы ЗУП 3.1 также могут прекращать или изменять условия удержания.

В программе есть документ "Перенос данных", который часто используют при начальном переносе из других программ или для технических корректировок там, где это невозможно сделать другими документами. Результат работы такого документа в списке условий по исполнительным не отражается.

Поэтому одного только списка исполнительных листов и его изменений недостаточно, чтобы разобраться со списком действующих исполнительных.

Что в итоге удалось выяснить: как организован учет исполнительных в программе

Не буду описывать весь процесс исследований, сразу перейду к итогам. Чтобы понять, какие именно условия по исполнительным действуют в текущем месяце, нужно сопоставить два регистра программы:

1. Плановые удержания
2. Условия удержания по исполнительным документам.

Сначала выясняем, какие именно исполнительные действуют в текущем месяце (первый регистр), а потом читаем условия удержания в этом периоде.

Чтобы открыть содержимое регистров, нужно войти в "Функции для технического специалиста", найти нужный регистр и открыть его.

Плановые удержания

В этом регистре программа хранит периоды, в которых действует удержание по исполнительному листу:

• При вводе нового исполнительного листа в регистр делается запись, что он начал действовать с определенной даты.
• При изменении исполнительного листа путем прекращения, или при увольнении сотрудника в регистр делается запись о том, что исполнительный лист больше не действует (с указанием даты).
• Также изменения могут быть внесены техническим документом "Перенос данных".

В итоге по данным этого регистра можно понять, какие именно исполнительные листы действуют в текущем месяце (и какие документы внесли изменения).

Условия удержания по исполнительным листам

В этом регистре программа хранит условия удержания: процент от заработка или фиксированную сумму, другие условия.

Нетиповой отчет по исполнительным листам

С технической частью всё - и как видно, выделить периоды действия и условия удержания ещё до расчета - дело непростое.

Кому-то это вообще не нужно, но у меня на поддержке несколько десятков организаций, и разбираться каждый раз вручную по регистрам слишком долго.

Поэтому создал нетиповой (внешний) отчет "Отчет по исполнительным листам", который умеет определять периоды действия и условия удержания исполнительных листов (и кое-что другое, но об этом - в следующих частях).

Первый вариант этого отчета называется "Условия удержаний по исполнительным листам", и умеет показывать действующие исполнительные за указанный месяц или же вообще всю историю условий удержания по исполнительным листам с момента их назначения и до конца месяца.

Ошибки, которые умеет выявлять отчет

Отчет, кроме этого, проверяет самые очевидные ошибки бухгалтера, например:

• В исполнительном листе не задана предельная сумма удержания, и при этом не задана дата окончания - это ошибка, так как для алиментов срок удержания ограничивается возрастом ребенка;
• В исполнительном листе был задан предел удержания, но в документе "Изменение условий по исполнительному" предел не был указан - тоже ошибка, обычно по невнимательности бухгалтера;
• Фактическое удержание по исполнительному листу превышает предельную сумму, указанную в самом исполнительном.

Еще одна - не самая очевидная - ошибка связана с очередностью взыскания. Пример:

1. Вводим исполнительный лист с первой очередностью взысканий;
2. Вводим одно или несколько изменений условий по исполнительному листу;
3. В исходном листе меняем очередность взыскания на вторую;
4. Программа продолжает считать исполнительный лист так, как будто у него первая очередность.

Чтобы ошибку исправить, нужно перепровести все последующие изменения условий удержания, тогда в регистре "Условия удержания по исполнительным листам" очередность поменяется на правильную.

Дело в том, что в документе "Изменения условий по исполнительному" новую очередность указать нельзя, подставляется всегда очередность из исходного документа.

Несоответствие очередности в первичном исполнительном и в последующих отчет также выявляет.

Как работать с отчетом

Отчет является для системы 1с внешним и представляет собой файл с именем "ОтчетПоИсполнительнымЛистам.erf". Этот файл можно открыть прямо из 1с, или подключить к подсистеме внешних отчетов и обработок, загрузив его прямо в программу.

Если вы не обладаете навыками открытия отчетов или подключения к программе - обратитесь к вашему программисту или системному администратору.

После этого нужно нажать кнопку "Выбрать вариант", указать "1. Условия удержания по исполнительным листам" и нажать кнопку "Выбрать".\

Как открыть вариант условий по исполнительным

Теперь нужно задать параметры: организацию и период. Можно задать ФИО одного или нескольких сотрудников, чтобы получить отчёт только по ним. Потом нажать кнопку "Сформировать", и результат перед вами на экране.

Обратите внимание, что сформирован пример по сотруднику, исполнительные листы которого мы проверяем.

Условия удержания, действующие в апреле

Как скачать демонстрационную версию отчета

Если вам интересно попробовать, как работает отчет в вашей организации, качайте демонстрационную версию отчёта по ссылке: https://drive.google.com/file/d/1wJNgwIv21-kerrxhxnZ2qVEuHTHva9D0/view?usp=drive_link

Она будет работать до 30 июня 2024 года, и ее функционал ограничен (работают не все функции, например, не работает учет перечислений получателям).

Планы на будущее

В следующей статье расскажу, как в программе выполняется расчет удержаний по исполнительным листам, и как выполняется ограничение взысканий, а также как все это проверить вручную и с помощью проверочного отчета. Возможно, в одну статью не уложусь, потому что тема непростая.

По традиции, предлагаем подписаться на наш канал. Для общения и вопросов открыты комментарии.
Чтобы не пропустить анонсы следующих статей, можно подписаться на канал в телеграме: https://t.me/ndfl_6

В описании канала - наши другие контакты, например, электронная почта для связи.

Вышла следующая статья о расчёте удержаний и ограничении взысканий.