Для соблюдения всех законодательных норм и передачи товара от поставщика покупателю необходимо оформить определённые документы. Среди них товарно-транспортная накладная, путевой лист и другие бумаги. Если речь идёт о перевозке продуктов питания, алкоголя или животных, экспедитору нужно предоставить дополнительные документы. Давайте разберёмся, какие именно документы нужны для подтверждения доставки грузов по России и не только.
Основные виды транспортных перевозочных документов
Основные документы на груз включают:
- Накладные
- Путевой лист, выдаваемый автопредприятием
- Сопроводительная ведомость
- Договор между перевозчиком и грузополучателем или грузоотправителем.
- Доверенность на транспортировку груза, выписанную грузополучателями или грузоотправителями на имя водителя
- Заказ-наряд
- Копию ПСМ (паспорта на самоходную машину) при перевозке транспорта и оборудования
- Акт приема-передачи
- ЭМД
- ЭПД
Накладные
Если поставщик решает воспользоваться услугами перевозчика для доставки товара, необходимо заключить трёхсторонний договор о перевозке груза. Этот документ регулирует процесс перевозки товара за определённую плату и подписывается продавцом, покупателем и экспедитором, ответственным за доставку товара.
Для подтверждения договора перевозки используются такие документы, как товарная накладная (ТОРГ-12) и транспортная накладная (ТН). Товарная накладная содержит данные отправителя и получателя груза, а также характеристики товара, включая его наименование, количество, вес и стоимость. Транспортная накладная включает информацию о продавце, перевозчике, покупателе и реквизиты договора перевозки, а также параметры транспорта.
Вместо товарной и транспортной накладных можно использовать единую товарно-транспортную накладную (ТТН) по форме 1-Т. Она содержит данные о товаре и его доставке, что позволяет подтвердить перевозку груза, списать товар со склада и оприходовать его.
Путевой лист
В путевой лист заносятся данные о водителе, маршруте и времени отправления и прибытия. Медработник отмечает состояние водителя до и после поездки. Механик фиксирует результаты технического осмотра машины перед началом и окончанием рейса. Образцы путевых листов для грузовых и легковых автомобилей представлены в приложении к постановлению Госкомстата № 78.
Сопроводительная ведомость
Сопроводительная ведомость должна быть оформлена при перевозке товаров в транспортном контейнере, когда требуется снятие контейнера с транспортного средства при погрузке и разгрузке. Бланк ведомости представлен в приложении № 9 к Правилам автомобильных грузоперевозок. Бумажный вариант ведомости заполняется в трёх экземплярах.
Акт приема-передачи
Акт приёма-передачи подтверждает принятие груза получателем. Грузополучатель составляет акт в двух экземплярах: один остаётся у него, второй отправляется грузоотправителю. В акте указываются характеристики груза, включая наименование, массу и стоимость, а также состояние груза (повреждение упаковки, соблюдение особых условий перевозки).
Доверенность
Если получатель не принимает груз лично, руководитель компании должен выдать доверенность на получение товара или товарно-материальных ценностей сотруднику, ответственному за приёмку. Можно использовать формы № М-2 или № М-2а, либо разработать собственный бланк доверенности с указанием информации о доверителе и доверенном лице, а также перечнем полномочий работника, действующего на основании доверенности.
Заказ-наряд
В определённых ситуациях вместо договора фрахтования можно оформить заказ-наряд на предоставление транспортного средства. Этот документ подходит, когда транспортная компания не отслеживает перевозимый груз. С 2023 года договор фрахтования и заказ-наряд разрешено составлять в электронном виде и отправлять партнёрам через сервис оператора ИС ЭПД.
Электронный многоцелевой документ
ЭМД — это универсальный электронный документ, применяемый в авиаперевозках. В нём фиксируются данные о сборах и платежах, например, при отказе отправителя или получателя груза от транспортировки или изменении условий доставки.
Нововведения - электронные перевозочные документы
ЭПД — это документы, оформляемые в электронной форме и используемые при оказании услуг автомобильным и городским наземным электрическим транспортом. Они введены Федеральным законом № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта».
Использование электронных перевозочных документов позволяет упростить процесс оформления и передачи документов между контрагентами, а также обеспечивает юридическую значимость документов благодаря использованию усиленной квалифицированной электронной подписи.
Среди новых электронных перевозочных документов можно выделить электронный путевой лист, электронный договор фрахтования, электронный заказ и электронную заявку. Все эти документы представлены в формате XML и связаны между собой в единую цепочку.
Штрафы за отсутствие документов
ООО МСС “Логистика” оказывает широкий спектр услуг. В том числе грузоперевозки по Москве и области, а также логистический консалтинг. Остались вопросы - обращайтесь к нашим менеджерам.