Часто руководитель дает деньги сотруднику, и это не зарплата. Да-да, такие ситуации бывают! Обычно это траты на командировки, встречи с партнерами, мелкие закупки для офиса или срочные покупки вроде нового компьютера или бизнес-подписки.
Но почему не доверить все расходы бухгалтеру, чтобы он просто оплачивал по выставленным счетам? Все не так просто. Когда дело касается мелких и частых расходов, например, на кофе для переговоров или срочную доставку, оформление каждой такой операции через бухгалтера становится настоящей головной болью.
Мелкие траты — большие временные затраты
Маленькие, но частые траты отнимают много времени на их оформление. Гораздо проще, когда сотрудники сами могут оплачивать такие расходы от имени компании. Разделим процесс на три этапа: выдача денег под отчет, сами траты и последующая отчетность.
Иногда бывает и наоборот: сотрудник тратит свои деньги, а компания потом возмещает расходы. Но это не особо популярно — никто не хочет платить из своего кармана, даже временно.
Как передать деньги сотрудникам
Деньги под отчет можно выдать несколькими способами:
- наличный аванс;
- перечисление аванса на личную карту сотрудника;
- выдача бизнес-карты с лимитом.
Бизнес-карта — самый удобный вариант
Самый удобный способ — это бизнес-карта. Она позволяет легко отслеживать траты, быстро получать реестр платежей и упростить отчетность. Больше не нужно каждый раз выдавать аванс и контролировать расходы. Автоматизация работы с первичными документами, такими как чеки и накладные, делает этот процесс еще проще и быстрее.
Кстати, мы всегда готовы помочь с открытием расчетного счета бесплатно и получением бизнес-карты. Это позволит вам наладить учет корпоративных средств и сделать бизнес еще более эффективным.