Компания без программного обеспечения для управления документами подобна кораблю без руля, беспорядочно дрейфующему в океане информационного хаоса. Если у вашей компании нет надежного решения DMS, сейчас самое время его внедрить. Этот тип программного обеспечения предназначен для максимально эффективной организации, хранения, отслеживания, анализа и управления документами и файлами организации.
В этой статье мы поговорим об основных преимуществах и ключевых особенностях разработки заказной системы документооборота (СДО). И, конечно же, мы расскажем, как разработать лучшую индивидуальную систему управления документами для вашего бизнеса. Когда вы будете готовы, давайте погрузимся.
Как система документооборота оптимизирует бизнес-процессы и расходы?
Независимо от формата, размера и сферы деятельности, любая компания нуждается в системе документооборота. Эксперты прогнозируют, что к 2025 году рынок DMS вырастет до рекордных 10,17 миллиардов долларов; в 2019 году эта сумма едва достигла $4,8 млрд. Рост на 13,4% за последние пять лет. Разве это не впечатляет? Но как именно программное обеспечение может оптимизировать бизнес-процессы и расходы?
Экономьте свое время и деньги
В буквальном смысле вы можете сэкономить на бумаге, оргтехнике и других подобных вещах. DMS помогает снизить зависимость от бумажных процессов и расходов на печать, хранение и распространение коротких документов. Вам не придется тратить бюджет на покупку принтеров и сканеров, аренду склада, заказ канцелярских товаров и т. д.
Предотвратить потерю файлов
Можно ли защитить документацию от потери из-за технических сбоев? Да, если у вас надежная система документооборота. Программное обеспечение DM имеет несколько механизмов для защиты ваших данных от сбоев системы или нарушений безопасности.
- Резервное копирование и восстановление данных. Вы сможете восстановить документы в случае технических сбоев.
- Защита кибербезопасности. Документы защищены от несанкционированного доступа и кибератак.
- Надежность и производительность системы. Вероятность простоя системы или проблем с производительностью сведена к минимуму.
Давайте посмотрим на пример. Рассмотрим производственную компанию, которая использует DMS для управления спецификациями продукции и документами контроля качества. Частые сбои в системе приводят к задержкам производства, срыву сроков, увеличению эксплуатационных расходов и так далее.
Надежное программное обеспечение может без перебоев обеспечивать потребности компании в управлении документами. Каков результат? Хозяйственные операции осуществляются бесперебойно и без финансовых потерь.
Автоматизация рутинных задач
Обычно сотрудники тратят много своего рабочего времени на утомительные, рутинные задачи, которые можно автоматизировать. Система DM удобна, когда речь идет о маршрутизации документов, рабочих процессах утверждения, уведомлениях и т. д. Следовательно, ваши сотрудники могут сосредоточиться на более полезных действиях.
Улучшите командное сотрудничество
Вы наверняка хотите иметь продуктивных сотрудников, которые ладят друг с другом и выполняют свои задачи на самом высоком уровне качества. Но иногда у владельцев бизнеса другая ситуация. Представьте, что вы получили итоговый документ, но не можете отследить, кто внес изменения и, возможно, ошибки. Это довольно неприятно, не так ли?
Используя программное обеспечение для управления документами, несколько пользователей могут одновременно получать доступ, редактировать и просматривать документы. Это приводит к лучшему командному общению и сотрудничеству, чем традиционные методы обмена документами, такие как электронная почта или бумажные системы.
Аналитика и идеи
Более того, вы получите подробную аналитику по различным типам документов, используемых в вашем бизнесе. Измерьте производительность сотрудников. Отслеживайте модели использования документов и показатели соответствия. Таким образом, у вас есть прекрасная возможность определить области для улучшения и принять обоснованные решения для дальнейшей оптимизации бизнес-процессов.
Каковы ключевые особенности программного обеспечения для управления документами?
Определите, что нужно вашему бизнесу в первую очередь. Проанализируйте, с какими задачами ваши сотрудники сталкиваются чаще всего. После этого выберите возможности вашей системы. Давайте рассмотрим типичные, без которых DMS не может обойтись.
Автоматизация рабочих процессов
Эта функция отвечает за автоматизацию процессов, основанных на документах, таких как утверждения, оповещения, воспоминания или проверки. Документы передаются нужным людям в нужное время.
Контроль версий
Пользователи могут получить доступ к предыдущим версиям документа. Вы и ваши сотрудники будете понимать, какие изменения были внесены, кто работал над документом и какие операции выполнялись.
Инструменты для совместной работы
Пользовательская система управления документами позволяет членам команды редактировать, комментировать, анализировать и обмениваться документами. Важным нюансом является то, что бизнес-менеджер может настроить доступ к документам как для всех, так и для определенных групп (например, для отдела биллинга).
Резервное копирование и аварийное восстановление
Независимо от специфики и задач вашего бизнеса, вы должны быть уверены, что случайно утерянные документы можно быстро восстановить. Внедрите эту функцию, и это больше не будет проблемой.
Согласованная файловая структура
Организуйте все свои документы в логической иерархической манере. Данные можно распределить по папкам и подпапкам и пометить тегами, чтобы помочь пользователям быстро находить определенные файлы.
Доступность документов на разных устройствах
Совместимость с различными устройствами (настольными компьютерами, ноутбуками, планшетами, смартфонами) является обязательным условием для вашего программного обеспечения для управления документами. Таким образом, пользователи могут работать удаленно или из офиса и легко получать доступ к документам, изменять их и обмениваться ими.
Интеграция стороннего программного обеспечения
Сделайте свое программное обеспечение для управления документами более полезным и эффективным, чем когда-либо прежде. Современная система может быть легко связана с различными бизнес-приложениями , такими как CRM и ERP, почтовыми клиентами и другими инструментами повышения производительности.
Как создать собственную систему управления документами?
Наконец мы подошли к главному вопросу. Как вы понимаете, система документооборота достаточно сложна и требует комплексного подхода. Ознакомимся с последовательностью разработки и внедрения СЭД.
Проанализируйте свою текущую систему
В самом начале вам следует оценить существующий процесс управления документами, чтобы понять проблемы и недостатки, с которыми вы сталкиваетесь. Собирайте информацию от будущих пользователей DMS. Спросите, какие функции им нужны и что сделает систему полезной для них.
Определить требования и цели
Определите конкретные потребности и цели вашей организации. Подумайте, какие проблемы вы хотите решить с помощью индивидуальной системы управления документами. Определите типы документов, которыми вы будете управлять, необходимые уровни доступа и любые требования к соблюдению нормативных требований.
Установите бюджет и график
Определите финансовые ресурсы, доступные для проекта. Установите реалистичные сроки. Мы рекомендуем учитывать основные этапы на таких важных этапах, как завершение работы над функцией, бета-тестирование и запуск в эксплуатацию.
Разработка и тестирование
Платите по картам правильно и доверьте эту важную задачу проверенному подрядчику. Опытный разработчик может помочь со стратегией, охватывающей все болевые точки, которые вы выявили на первом этапе. В результате вы получите детальное техническое задание.
Вот список нюансов, которые следует учитывать.
- Хостинг (облачный или локальный).
- Структура хранения документов.
- Языки программирования и фреймворки.
- Управление базами данных.
- Фронтальная технология (пользовательский интерфейс).
- Основные и дополнительные функции.
И последнее, но не менее важное: тестирование. Разработчик проверяет, правильно ли работают все запланированные функции, выявляет потенциальные проблемы и ошибки и реализует решения для их предотвращения. После этого подрядчик должен организовать обучение сотрудников и обучить ваш персонал работе с новой СЭД.
Подведение итогов
Теперь вы знаете, какие преимущества может принести разработка программного обеспечения для управления документами и с чего начать. Однако вы также должны понимать, что успех зависит от знаний и опыта разработчика, который будет выполнять задачу.