Почему тяжело писать? Что сделать чтобы начать писать инструкции? Этот вопрос мне часто задают владельцы. Большинство руководителей понимает важность написания различного рода инструкций и письменных приказов. Они понимают, что когда есть письменные инструкции и приказы, то становится легче управлять сотрудниками. Новых сотрудников легче вводить в должность, порядка становится больше, а хаоса и неисполнительности становится меньше. Когда есть письменные приказы, то очень легко проверить и принять выполненную работу у сотрудника. А если работа сделана неверно, то легко разобраться в чем причина: приказ изначально был написан неверно или же сотрудник действительно не доделал свою работу.
Сам я не всегда писал документы, долгое время я как и многие руководители, управлял сотрудниками устно. Для меня было нормой пройтись по компании, раздать кучу устных приказов, а потом забыть про них. Но с февраля 2021 года я взял за правило все приказы писать сотрудникам письменно. За этот период я написал более 300 документов. И в этой статье постараюсь описать свой опыт, связанный с темой письменных приказов. Я поделюсь не только успешными действиями, но и проблемами, которые возникли за эти полтора года.
В этой статье я напишу, зачем надо писать. В статье "Развитие системы письменных приказов" я опишу, как работает система письменных приказов и так далее. Чтобы были ссылки на каждый документ и не возникало путаницы.
Почему я решил писать
Пройдя обучение на ШВБ (Школа Владельцев Бизнеса - консалтинговый проект, который предоставлялся в Москве) в 2014 году я принял твердое решение, что надо начать писать, для сотрудников нужны письменные инструкции.
На обучении мне хорошо донесли идею, чтобы создать сильную команду, нужны хорошие письменные инструкции. Что команда действительно становится командой, когда между всеми ее участниками есть согласие. Это согласие как раз и формируется на основе письменных документов. Что у каждого сотрудника должна быть папка, в которой собраны все инструкции, которые имеют отношение к его посту. И что благодаря таким папкам и подробным инструкциям можно не только создать сильную компанию, но и масштабировать бизнес.
И тогда, в конце 2014 года, я принял твердое решение, что начну писать. Еще до обучения на ШВБ я освоил слепой метод печати (кстати он мне сэкономил уже много сотен часов времени, если не тысяч часов). А во время обучения я прошел курс во второй раз, я тогда купил ноутбук Mac и, чтобы хорошо привыкнуть к новой клавиатуре, повторно прошел курс.
Решение-то принял, а вот писать не начал. Меня все что-то останавливало, а я не мог понять, что именно. Но каждый раз, когда надо было сесть и написать статью или приказ, каждый раз я сам себя останавливал и не мог написать и строчки. В голову лезли разные мысли, что я же не писатель, что я напишу глупость, что это никто читать не будет. Что в тексте будет много ошибок. Эти и другие странные идеи роем лезли мне в голову.
С чего начать?
Затем, пару лет спустя, я попал на коучинговый проект «Меткий текст» к Александру Астремскому. Это и было переломной точкой в формировании моего писательского навыка. Где-то за два месяца Александр научил меня писать статьи. Он помог мне избавиться от всех этих дурацкий идей и начать писать. За время обучения я написал 10 статей. Конечно же, первые статьи Александр корректировал очень сильно, но ближе к завершению обучения я уже мог писать сносные статьи самостоятельно.
Недавно я перечитывал свои статьи, написанные на обучении у Александра Конечно же, моя способность писать за это время сильно изменилась. Опыт в этом деле играет огромную роль.
Итак, завершив обучение у Александра, я стал способен писать. У меня появилась уверенность, что если есть тема, в которой я разбираюсь, то остается лишь выделить пару часов времени, и я обязательно напишу статью. И для меня это был крутой результат!
Во время обучения был и еще один приятный бонус. Знаете, наверное, в жизни каждого человека есть ситуации, которым человек до настоящего времени (или долгое время) не дал оценки. То есть есть опыт в прошлом, но не понятно, то ли тогда правильно поступил сам человек, то ли нет. То ли надо было все сделать по-другому. И вот такая ситуация висит как бы в подвешенном состоянии, и она постоянно поглощает какую-то часть внимания. Так вот, как-то я взялся писать статью об одной такой ситуации. И когда я писал статью - я дал ей оценку. Я смог принять решение в отношении той ситуации, и она перестала меня тревожить и поглощать мое внимание. Тогда я сделал вывод, что думать надо письменно. Ведь что получается, пока я «гонял» эту идею у себя в голове, я не мог дать ей объективную оценку. Но как только я выписал ее на бумагу, мне все стало предельно ясно, и я смог дать этому оценку. В этот момент я испытал огромную легкость.
Наверное, поэтому большинство писателей действительно образованные люди. Чем больше пишешь, тем больше ситуаций рассматриваешь и тем более образованным становишься. Возможно, слово «образованный» в данном контексте не совсем подходящее. Но вот уверенность в своих поступках точно растет.
Эту идею подтверждает и тот факт, что раньше, когда люди писали друг другу письма, они могли излагать свои мысли более ясно. Сейчас же, в век смартфонов и мессенджеров, порой бывает очень сложно выудить из сотрудника важную идею, которую он хочет донести.
Когда в компании мы просим сотрудников общаться между собой по рабочим вопросам письменно, то многим сотрудникам становится очень сложно изложить свои мысли и донести до другого человека свою точку зрения.
Первый опыт
Начиная с этого момента я начал писать. Сперва я писал какие-то статьи, когда мне надо было донести важную идею до своих сотрудников. Но спустя какое-то время я пришел к осознанию. Но об этом чуть позже.
Раньше у меня, как и у многих владельцев, была идея, что надо выбрать время, когда на работе будет поспокойнее (или когда закончится сезон) и сесть и описать всю работу сразу. Знакомая идея? У кого возникала такая же мысль? Так вот, несколько раз я попадал в подобную ситуацию, и каждый раз я не создал ни одного документа. Но почему? Ведь я понимал важность написания инструкций, и у меня уже был навык написания статей! Тогда я пришел к выводу (это и было мое осознание), что писать надо тогда, когда действительно необходимо чтобы сотрудник выполнил какую-то работу. Или писать надо в тот момент, когда надо выполнить какую-то работу.
Если вам надо, чтобы сотрудник покрасил забор определенным образом, то и напишите ему письменно, что надо покрасить забор, в какой цвет надо покрасить, в какие сроки, где надо взять краску и кисти, как перед покраской надо обработать поверхность забора и так далее. В общем, напишите все важные данные, которые должны быть у сотрудника, чтобы он мог выполнить свою работу правильно. Возьмите и напишите это в документе!
Когда я начал следовать этому принципу, то положение дел сразу же изменилось. Я просто ввел для себя правило - что я не выдаю устных приказов, а все приказы выдаю только письменно. Кстати, в этот момент сами документы, которые я издавал, стали более реальными для сотрудников. Ведь я описывал не какой-то там свой прошлый опыт. Я писал о том, что надо сделать здесь и сейчас. И как раз это было более чем реально для сотрудников.
Был еще и другой аспект этого вопроса. Если я давал сотруднику инструкцию, в которой описывал свой прошлый опыт, то обычно сотрудник ее не читал или читал для галочки, но не применял описанные данные. Когда же я стал письменно отдавать приказы, а сотрудникам приходилось по ним действовать, то они были вынуждены изучать документ и понимать его. Сейчас я понимаю, насколько это был важный фактор в запуске системы приказов в целом.
Сейчас, спустя трех лет после использования системы приказов, я могу точно сказать: в компании все приказы должны отдаваться письменно. Ни одно изменение в компании не должно проходить без отданного на то приказа уполномоченным руководителем.
Если в компании есть письменные приказы, то становится очень легко быстро определить причину роста или падения статистик в компании. И в этом я убеждался неоднократно на своем опыте и на опыте своих клиентов.
Были периоды когда я за пару дней мог написать 3-5 документов на разные темы. Затем я мог не писать неделю, две, затем я опять писал документы.
Когда начинаешь писать, начинаешь по-другому структурировать мысли в голове. Начинаешь наводить порядок в своих делах. Бывало такое, что какая-то идея несколько дней не давала мне покоя. Я ходил и «крутил» эту идею в голове. Это был знак, что надо сесть и написать статью на эту тему. Написать, во-первых, для того, чтобы самому разобраться в этом вопросе. Во-вторых, написать, чтобы изложить мысли, чтобы освободить место для новых мыслей.
Через какое-то время написания документов я заметил эту особенность. Когда я написал статью на какую-то тему, то я напрочь «забывал» про этот материал. Но я его не забывал совсем, просто эти данные становились как бы частью меня, и мне не надо было о них помнить постоянно. И в это время у меня в моей оперативной памяти освобождалось место для новых идей, которые являются продолжением той темы. Поэтому постоянное написание статей открывает широкие возможности для творчества. Написание статей хорошо развивает воображение. Оно значительно усиливает способность мечтать и строить планы.
Итак, я начал писать. Я писал и писал документы. Написанные документы я просто передавал сотрудникам и забывал о них. Так было в самом начале этой деятельности.
Хотите научиться писать понятные приказы и убрать хаос из компании? Пройдите онлайн обучение по курсу "Система приказов" с нашим куратором. После обучения вы сможете добиваться исполнения приказа и создавать действующую политику на основе приказов. Внедрите изменения в компанию и повысьте эффективность работы. Выведите свою компанию на новый уровень с нами!
Связаться со мной можно, написав на электронный адрес 89237250000@mail.ru или позвонив по телефону 89237250000 Науменко Кирилл. Пишите и задавайте вопросы. Я желаю вам уверенного развития вашего бизнеса и меньше проблем.
Подписывайтесь, чтобы читать дальше полезные статьи. Ставьте лайки и пишите комментарии. Задавайте вопросы!
Подписывайтесь на наши соц.сети и оставайтесь с нами:
Tg-канал: Kirill_Naumenko_order
E-xecutive: Кирилл Науменко
