Организация мероприятия на открытом воздухе требует особого внимания к множеству моментов. Во-первых, нужно предусмотреть все необходимые разрешения и документы для проведения мероприятия. Во-вторых, следует обеспечить безопасность как для гостей, так и для участников программы.
Необходимо учесть возможность плохой погоды и предусмотреть тенты или другие способы защиты от дождя и солнца. И конечно же, не забывать о комфорте гостей - места для отдыха, питьевая вода, зоны питания.
Для успешного проведения мероприятия необходима тщательная подготовка и координация всех этапов. Но главное - это люди, ради которых и создается каждое мероприятие. Их удовлетворение и безопасность должны быть на первом месте.
Где провести праздник на свежем воздухе в честь дня города? Речь идет о крупных мероприятиях для всего города. Вариантов несколько:
- Главная площадь.
- Прибрежная зона.
- Спортивный стадион.
- Парк.
Каждое место имеет свои плюсы и минусы. На площади удобно добираться, но нужно будет закрыть движение. В прибрежной зоне красиво, но там меньше места. На стадионе можно провести зрелищное шоу, но газон пострадает. В парке удобно, но не всегда вместительно. Решение за вами, ведь вы лучше других знаете свой город!
Проведение мероприятий на открытом воздухе имеет множество преимуществ. Во-первых, не нужно заморачиваться с декорациями, особенно если мероприятие проходит на природе. Во-вторых, всегда будет свежий воздух, что положительно отразится на настроении гостей. Кроме того, на открытых площадках больше места, что позволяет проводить мероприятия в большем масштабе.
Посмотрите, как проходил фестиваль Alfa Future People - это отличный пример успешно организованного мероприятия на открытом воздухе. Далее, следует обсудить недостатки такого формата проведения.
Планируйте пространство так, как вам удобно. Здесь вы в полной свободе действий. Нанимайте только тех специалистов, кто вам нравится. У нас нет принуждения работать с определенными поставщиками, как это бывает в других местах.
Минусы проведения мероприятия на открытом воздухе.
Проведение мероприятий на открытом воздухе – замечательная идея, но всегда есть ряд сложностей, о которых нужно помнить. Например, изменчивая погода может испортить планы, поэтому всегда стоит иметь запасной вариант действий.
Также не стоит забывать об экономической стороне вопроса – стоимость аренды площадки и дополнительные расходы на оборудование могут существенно повлиять на бюджет мероприятия.
Важным моментом является также уборка территории после проведения события. Чистота и порядок должны оставаться важными критериями при выборе места для мероприятия.
И конечно, необходимо продумать абсолютно все детали – от подготовки площадки до организации удобств для гостей. Маршруты движения, парковочные места, зоны отдыха – все это должно быть продумано заранее.
Организовываем мероприятие на открытом воздухе: 8 нюансов, на которые стоит обратить внимание
О том, что к выбору места проведения мероприятия нужно подходить максимально ответственно – понятно и так. Ясно также, что нужно обеспечить площадку электричеством, водой, туалетами и т. д.
Давайте поговорим о том, на что нужно обратить внимание при организации праздника вне помещения.
- Разрешение на проведение мероприятия.
Любую площадку нужно заранее согласовать с администрацией, а если вы планируете проводить мероприятие в общественном месте, то потребуется согласование МВД и МЧС. Такие вопросы лучше решать в первую очередь. - Количество гостей и вместительность площадки.
Мы уже говорили, что открытые площадки зачастую вмещают больше людей, но здесь есть и обратная сторона медали. Случай, когда площадка пустует – не сильно лучше переполненной площадки. Поэтому количество гостей желательно предусмотреть заранее, чтобы было комфортно всем: и гостям, и выступающим, и организаторам. - Место проведения мероприятия.
И его доступность. Если мероприятие находится где-то за городом – помогите людям до него добраться. Либо дайте подробные инструкции, как и на чем до него можно доехать. - Схема площадки.
Создайте и разместите ее на стенде. Это нужно для удобства гостей. - Парковка.
Если ваше мероприятие предполагает большое количество гостей, то нужно учесть, что некоторые из них будут приезжать на авто. А значит, для них нужно предусмотреть парковочные места. - Навигационные таблички.
Чтобы никто из ваших гостей не заблудился – установите навигационные указатели. - Био туалеты.
Они просто должны быть. - Укрытие от дождя.
Если вы проводите мероприятие для небольшой компании, то организовать укрытие от дождя – вполне по силам. Ну а в случае масштабного праздника на сотни и тысячи человек каждый сам должен позаботиться о наличии зонта или дождевика — тут ничего не поделаешь. Хотя… можно разогнать тучи. Если бюджет позволяет =)
Перейдем к выводу.
Проведение мероприятия на открытом воздухе – это всегда весело и запоминающе! Однако, чтобы все прошло гладко, нужно не забывать о самых мелких деталях. Например, навигационные таблички могут помочь гостям легко ориентироваться на месте проведения события. Звуковое оборудование тоже имеет ключевое значение – правильно подобранная мощность сделает выступления заманчивыми для всех присутствующих. Тщательная подготовка – залог успешного мероприятия под открытым небом!
