🤯 Задачи сыпятся со всех сторон. Ты уже в одном шаге от нервного срыва?Раздрай в голове от количества текущих задач, беспокойство и плохой сон. Где-то внутри совесть уже начинает щемить сердце фразой: “Мы все провалим!” 💔
Знакомо? Тогда самое время поговорить о GTD!
Итак, Getting Things Done, GTD
(с англ. — «доведение дел до завершения») — это метод повышения личной эффективности, благодаря организации и контролю задач, автор которого Дэвид Аллен.
Сегодня он считается лучшим специалистом в области организационной и личной продуктивности, при этом сам себя называет неорганизованным и довольно спонтанным человеком. Основная мысль, которую раскрывает Аллен:
💡 «Наш мозг предназначен для генерации идей, а не их хранения».
Заставляя мозг запоминать подробности каждой задачи, сроки исполнения, индивидуальные пожелания заказчиков и прочее, мы рискуем перегрузить его настолько, что он попросту не вывезет. А впереди еще практическая часть, но сил уже ноль. Польза метода в том, что он дает “кипящему мозгу” остыть и даже открыть “второе дыхание”, освободив себя от хранения инфы и высвободив главный ресурс — энергию для генерирования идей. Принцип визуализации задач помогает не только не потерять их из виду, но и контролировать объем работ, чтобы не перегрузиться, потеряв свою производительность, и не упустить то, что можно оптимизировать.
5 шагов к крепким нервам и высокой производительности
Задачи, которые мы постоянно крутим в голове, важные данные, что пытаемся запомнить: весь этот бесконечный задачник Дэвид Аллен называет «разомкнутыми циклами», то есть незавершенными обязательствами. Пока они висят в психике, а не в системе, их контроль и поддержание очень расходуют ресурс энергии и внимания.
💡 Эта умственная многозадачность негативно влияет на продуктивность.
Чтобы систематизировать весь поток информации и задач, GTD предлагает использовать систему пяти ступеней:
- сбор
- обработка
- организация
- обзор
- действия
Мы подошли к главному… В своей книге автор абсолютно не привязывается к конкретным приложениям для выполнения рекомендаций GTD. Здесь важно подобрать то, что удобно вам: будь то блокнот, записная книжка, заметка в телефоне или нечто иное. Главное — освободить свой мозг. Стоит найти сервис, который будет интуитивно понятен, прост в использовании и адаптирован под ваш формат работы. Для решения этой задачи отлично подойдет сервис Yonote.
Разбираем пошагово метод GTD на примере инструментов Yonote, который обязательно станет вашим верным помощником в управлении рабочими процессами.
✏️ 1. Сбор информации
Определились с местом хранения, теперь приступаем к записи абсолютно всей информации, которая поступила. На этом этапе не пытайтесь фильтровать ее, так как трудно точно определить пригодится она или нет в дальнейшем.
Yonote удобен тем, что есть возможность создавать несколько досок на пространстве в соответствии с вашим запросом по задачам. К примеру, у вас будет две доски: предложения, где отражаются идеи развития и вторая — задачи, которые нужно выполнить.
📌 Если будете стараться фиксировать все задачи, включая самые мелкие и незначительные, у вас появится возможность отследить затраченное на них время, которое не учитывалось ранее.
Внутри карточек удобно хранить все файлы, комментарии, идеи и сроки, если они известны. Этот мини-конструктор собирается по вашему усмотрению. Главное, что голова теперь свободна.
📚 2. Обработка информации
Этот этап во многом определяет эффективность дальнейшей работы, так как основная цепочка будет тянуться от правильно обозначенных задач. Для этого нужно тщательно систематизировать и проанализировать информацию. Несколько опорных моментов:
- конкретика
Четко поставленная задача предполагает конкретные действия и не вызовет проблем с пониманием.
- отфильтруйте мусор:
Следите за тем, чтобы задачи не повторялись и не были синонимичны.
Определитесь сможете ли выполнить поставленную задачу, либо откажитесь от нее. - сложность
Укажите сложность задачи и время, которое потребуется для ее решения.
- сроки
Дедлайн даст понимание приоритетности задачи.
- полнота информации
Отсутствие нужных фрагментов может затянуть время выполнения задачи.
🗓️ 3. Организация работы
Изучив задачу со всех сторон, самое время приступать к её визуализации и планированию.
- план задач
- метки тегов
- фильтры для ранжирования приоритетных и важных задач, не теряя их
- заметки
🔍 4. Обзор (контроль)
Метод GTD предполагает систематический контроль задач и их анализ. Это необходимо делать, чтобы фильтровать их по приоритетности, которую они могут терять со временем, а также удалять изжившие себя.
- график контроля
Составьте для себя график для планового контроля
🕺🏻5. Действия
Голову освободили, энергию сэкономили, можно приниматься за выполнение задач.
Плюсы и минусы GTD
Разложив подробно все составные части метода, складывается впечатление, что это волшебная палочка, которая решит все проблемы. Здесь всех нас ждет фиаско 🥹 — всё вовсе не так. Метод имеет свои значительные плюсы, но не сокращает количество задач, а лишь упорядочивает процесс их выполнения. Но не расходимся, господа.
Аллен отмечает, что метод подойдет многим, однако имеет основной определяющий критерий:
💡«GTD одинаково актуальна для всех, но те, кто её действительно применяет, объединены не по социальному, возрастному или географическому принципу — это люди с определённым складом ума... По факту система может одинаково эффективно работать как для тинейджера, так и для CEO крупной компании, или же может быть для них одинаково бесполезной».
Разберёмся в деталях…🧐
Внимание, плюсы!
Бесспорным и явным бонусом метода является разгрузка мозга и снижение умственного напряжения. Освободили память — сберегли ресурсы. А “хранитель” помнит и поможет не упустить ничего важного. Не отходя далеко, отдадим дань визуализации и систематизации задач: четкая цель, сроки, приоритет, а главное, план последовательного выполнения. Это как инструкция к жизни, ну, если бы она была, хотя с ней всё сложнее, чем с рабочими задачами…
Ну, не без этого…
У всего есть темные стороны. Первый и самый очевидный минус или, скорее, временное затруднение — организация рабочего пространства. Здесь могут возникать трудности и правки на всех этапах, пока не наладите схему работы, которая поможет вашей команде. Именно команде, так как один в поле все-таки не воин. GTD сработает только если коллективно приниматься менять и структурировать процесс. Задачи должны накидываться и двигаться. Это и создает поэтапное разруливание рабочих процессов от “точки запуска до точки прибытия”.
В общем и целом, метод очень даже рабочий, если подойти ответственно и терпеливо к его внедрению. Так или иначе многое мы пробуем впервые и что-то из этого непременно остается с нами на долгие годы. Вангуем, что ваша жизнь тоже станет чуточку проще, если GTD положить на инструменты Yonote и разложить работу офиса по полкам. 🤓