Часть I
Первые шаги к SaaS Abdera, как решение для вашего бизнеса
В нашей компании учет клиентов и услуг долгое время велся вручную. Мы заполняли бумажные журналы, которые затем переписывались в Excel. Этот процесс был трудоемким и неэффективным. Время шло, количество сотрудников и клиентов росло, и мы столкнулись с рядом проблем.
Проблема
Данные в бумажных и электронных журналах быстро устаревали и не синхронизировались между собой. Обработка информации стала практически невозможной. Менеджеры и исполнители услуг добавляли новые позиции к оплате и отправляли кассиру текстовые сообщения. Кассиру приходилось собирать всю информацию из множества сообщений, что замедляло работу и создавало очереди у кассы.
Решение
Мы решили создать простое веб-приложение для учета клиентов и услуг. Оно должно было быть доступным с любого устройства и работать на веб-сервере.
Первый шаг
За пару дней мы арендовали сервер, зарегистрировали домен и написали базовый код на PHP и MySQL. Первоначальная версия приложения позволяла добавлять клиентов и услуги, но оказалась неудобной: писать длинные описания услуг было сложнее, чем в привычных чатах.
Обновление
Мы решили обновить приложение, приведя списки услуг к единому виду. Теперь данные выбирались из списков, а не вводились вручную. Это значительно упростило работу кассира: ему больше не нужно было собирать информацию по кусочкам.
Оптимизация
Списки выбора становились длиннее, и искать нужные позиции стало сложнее. Мы добавили поиск по начальным символам, что ускорило процесс заполнения данных. Теперь создание записи клиента занимало всего минуту.
Улучшения
Для улучшения взаимодействия с клиентами мы ввели статусы, показывающие прогресс выполнения работ. Это позволило нам понимать, на какой стадии находится заказ. Мы также добавили инструмент для проверки актуальности данных на странице, что решило проблемы с филиалами и актуальностью данных на одновременно открытых страницах заказа.
Контроль и безопасность
Иногда в системе появлялась информация, которую никто не мог подтвердить, по причине того что просто забывали, либо вводили ее случайно. Мы добавили систему логирования, которая записывала данные о каждом, кто вносил изменения. Это помогло избежать случайных и преднамеренных потерь данных.
Мы также ввели систему ролей: только определенные сотрудники могли удалять клиентов или изменять важные данные.
Прозрачность и учет сотрудников
Мы обновили приложение, добавив раздел "Сотрудники". Теперь можно было видеть, кто выполнял ту или иную услугу или продавал товар. Это обеспечило прозрачность и учет работы каждого сотрудника.
Итог использования за первые 6 месяцев
Вкратце об интеграции можно сказать что - в начале сложно, ввиду того что ранее было все привычнее, но это только первый месяц, для новых сотрудников так называемый вход во внутренее делопроизводство был очень легок, не приходилось объяснять что и в какой чат писать.
Так, шаг за шагом, мы превратили простой скрипт в полноценное веб-приложение. Оно значительно упростило учет клиентов и услуг, повысило эффективность работы и улучшило качество обслуживания.
конец первой части