Любой сотрудник отдела кадров скажет, что работа с иностранными гражданами значительно увеличивает нагрузку и приводит к тому, что HR-специалисты берут на себя дополнительные функции. А повышение нагрузки, особенности ведения документооборота по иностранцам и прочие нюансы, которые вынуждены учитывать кадровики, влекут за собой риск совершить ошибку, за которую придётся заплатить крупный штраф, причем не только всей организации, но и самому специалисту. О том как упростить работу отдела кадров при сотрудничестве с иностранными гражданами, рассказывают в этой статье эксперты ЦенТрМиг.
Работа с иностранцами: обязанности отдела кадров
Когда в штат необходимо принять иностранного гражданина, на отдел кадров ложится дополнительная нагрузка. HR-специалистам необходимо:
1. Неоднократно проводить миграционный аудит документов. Придется контролировать:
· миграционный учет – его сроки и факт легальности нахождения иностранца в России;
· цель въезда по миграционной карте для безвизовых иностранцев;
· тип визы для визовых иностранцев;
· разрешительные документы для работы и проживания в России, такие как патент, разрешение на работу, разрешение на временное проживание, вид на жительство и др.;
· документы, подтверждающие прохождение медицинского осмотра, дактилоскопию и фотографирование, полис медицинского страхования.
При этом постоянная проверка документов не заканчивается только на приеме работника. Проверять документы и мониторить сроки их действия придется не только у новых, но и у давно работающих в компании иностранцев. Также стоит проверять документы даже тогда, когда иностранный работник находится в отпуске, на больничном или на длительных праздниках – сроки могут закончиться, он может получить новые документы, изменить данные в них (например, мена фамилии при замужестве), и т.д.
2. Контролировать сроки действия документов. Свой срок действия есть у всех документов мигранта, и он может измениться прямо во время его работы в компании. Именно поэтому на сотрудника отдела кадров ложится важная задача по его постоянному контролю, вед если этого не делать – и компания, и сам сотрудник получат крупные штрафы. В Москве и Московской области их размер может достигать миллиона рублей по каждому случаю нарушения.
3. Разбираться в требованиях миграционного законодательства и отслеживать изменения. Единого документа (например, такого как Трудовой кодекс), регулирующего отношения иностранного сотрудника и работодателя пока нет, но есть целый ряд законов, актов и пояснительных писем. И сотруднику отдела кадров, работающему с иностранцами, необходимо контролировать изменения сразу в нескольких сферах права, учитывать и федеральные, и региональные требования по мигрантам, а также уметь правильно соотносить их друг с другом.
4. Правильно оформлять и подавать документы по мигрантам в МВД. И о приеме, и об увольнении иностранного работника должно быть оповещено МВД, и для этого сотрудник отдела кадров обязан подавать ряд уведомлений по всем мигрантам, работающим в компании. Делать это нужно в строго определенный срок и по актуальной форме. Любая ошибка (даже опечатка) в документе или нарушение сроков уведомления приедет к крупному штрафу. Кроме того, HR-специалист обязан:
· ежеквартально подавать уведомление о том, что зарплата выплачена в полном объеме, если иностранец является высококвалифицированным специалистом (ВКС);
· вовремя ставить иностранных работников на миграционный учет, продлевать его и снимать с учета, если организация предоставляет им жилье и является принимающей стороной.
Все эти операции занимают много времени и требуют специальной подготовки от сотрудника отдела кадров. При том стоит помнить, что факт наличия в компании иностранцев не снимает с сотрудника обязанность вести кадровый документооборот по другим работникам, а это значит, что нагрузка на него значительно увеличится – и появится риск совершить ошибку, которая будет стоить очень дорого. Этот риск можно исключить путем найма дополнительного специалиста, следящего исключительно за документами мигрантов и за изменениями миграционного законодательства, однако далеко не все работодатели могут себе это позволить – заработная плата грамотного и опытного миграционного специалиста очень высока. Лучшим выбором в таком случае станет аутстаффинг иностранных работников от компании ЦенТрМиг. Аутстаффинг иностранных работников дает ряд преимуществ:
• Разгрузка собственных кадровых и бухгалтерских служб – весь кадровый, бухгалтерский и налоговый документооборот по привлеченным сотрудникам мы берем на себя;
• Исключение риска нарушений миграционного законодательства – в нашей компании работают высококвалифицированные миграционные специалисты с большим опытом работы, которые тщательно следят за документами иностранных сотрудников, в том числе и за их патентами;
• Сокращение расходов – аутстаффинг персонала дешевле чем найм сотрудников в собственный штат.
Воспользоваться услугой можно, заполнив специальную форму на нашем сайте. Все новые клиенты могут опробовать услугу аутстаффинга иностранных работников бесплатно в течение месяца!