Вести воинский учет работников обязаны все компании, независимо от их размера. Рассмотрим, как правильно это делать по новым правилам, вступившим в силу с 8 января 2022 года.
Новые правила ведения воинского учета
Подробности можно найти в Приказе Министра обороны РФ от 22 ноября 2021 года №700. Руководитель компании или ответственный за учет несут персональную ответственность за выполнение этих правил. Важно вести документацию правильно и своевременно ее обновлять, чтобы избежать штрафов.
Если раньше в копании не было воинского учета или он велся плохо, нужно срочно все исправить. Вот как это сделать.
Шаг 1. Назначить ответственного
Руководитель компании несет общую ответственность за ведение воинского учета. Ведение текущей документации обычно поручают кадровикам или другим сотрудникам, если компания маленькая. Зачастую такую работу могут передать и бухгалтерам, особенно если бухгалтер является квалифицированным специалистом, проходил обучения для повышения своих навыков и стал ценным сотрудником компании, которому можно доверить такое дело. Количество ответственных зависит от числа сотрудников:
- В маленьких компаниях – один человек, который может совмещать эту работу с другими обязанностями.
- В компаниях с 500-2000 сотрудниками – один освобожденный работник.
- В компаниях с 2000-4000 сотрудниками – два освобожденных работника.
- В компаниях с более чем 4000 сотрудниками – один работник на каждые 3000 сотрудников.
Руководитель должен выделить ответственному работнику помещение с железными шкафами, к которым доступ имеют только руководитель и ответственный за учет.
Шаг 2. Издать приказ
Руководитель должен издать приказ о воинском учете по форме из приложения 4 к "Методическим рекомендациям по ведению воинского учета в организациях" (утв. Генштабом Вооруженных Сил РФ 11.07.2017). Указать в приказе ФИО ответственного и заместителя, который будет вести документацию во время его отсутствия.
Приказ нужно согласовать с местным военкоматом. Нужно учитывать, что требования к приказу могут различаться в зависимости от региона, поэтому лучше заранее уточнить детали в вашем военкомате.
Шаг 3. Определить военнообязанных сотрудников
Руководитель и ответственный за учет должны знать, кто из работников является военнообязанным. Это:
- Призывники (мужчины от 18 до 27 лет).
- Военнообязанные (служащие в запасе, получившие отсрочку или освобождение, прошедшие альтернативную службу, женщины с военными специальностями).
Не подлежат учету женщины без военной специальности, иностранцы и постоянно проживающие за пределами РФ, офицеры запаса ФСБ или СВР.
Шаг 4. Составить план работ
План работ по воинскому учету расписан в приложении №17 к методическим рекомендациям. Компании должны ежегодно отчитываться перед военкоматом и регулярно обновлять информацию о военнообязанных сотрудниках.
По новым правилам, на каждого работника заводится карточка по форме из приложения №22 приказа. Карточки должны быть как в бумажном, так и в электронном виде.
Наказания за нарушения
За нарушение ведения документации или сроков отчетности грозит административное наказание по статьям 21.1-21.4 Кодекса об административных правонарушениях. Штрафы варьируются от 1000 до 5000 рублей за разные виды нарушений.
Решение через аутсорсинг
Если у вас нет специалиста для ведения воинского учета, лучше обратиться к аутсорсинговым компаниям. Они возьмут на себя всю работу с документами и военкоматами, что снизит нагрузку на кадровика. Это также поможет избежать штрафов и проблем, так как аутсорсинговые компании следят за изменениями в законодательстве.