Боль многих руководителей – огромное количество приглашений на встречи, созвоны и совещания. Согласно результатам опроса сервиса Atlassian, 67% руководителей уровня директоров и выше вынуждены работать сверхурочно из-за перегруженности собраниями.
Как принять решение, нужно ли посетить очередное совещание/созвон или можно отклонить приглашение? Своим опытом делится руководитель операционной эффективности в департаменте по работе с персоналом Тинькофф Евгений Вербицкий.
Для себя я сформулировал базовые вопросы, ответы на которые помогают принять решение. Если ответ да, ставим созвону +1 балл, если нет – 0 баллов.
1. Прописаны ли в описании встречи ее цели и повестка?
2. Ответственный ли я за вопросы/процессы, обсуждение которых предполагает встреча или созвон?
Оцениваю этот параметр по матрице RACI и секторам Responsible и Inform. Как правило, в моей команде есть отдельные лидеры по продуктам и или/центрам экспертиз, поэтому порой именно их присутствие на конкретной встрече важно, а я буду дублирующей чайкой-менеджером.
3. Вижу ли ценность для себя в этой встрече/созвоне?
4. Вижу ли я риски для своей команды, если не приду на встречу?
Конечно, здесь высока вероятность принятия некорректного решения, но от этого никто не застрахован.
! Если по ответам на эти вопросы набирается 2 балла и более, я иду на встречу. Если нет – отклоняю приглашение.
Авторы исследования, которое проводил сервис Atlassian, рекомендуют оптимизировать рабочее время с учетом созвонов и встреч следующим образом:
– отказываться от тех совещаний, которые имеют для вас низкий приоритет и не несут никакой пользы (определить такие как раз помогут честные ответы на вопросы, которыми поделился Евгений Вербицкий);
– расписать в календаре не только встречи, но и другие важные рабочие задачи и даже личные вопросы. Это поможет упорядочить расписание и принять взвешенное решение об участии в том или ином совещании.
А как вы планируете рабочие встречи и что вам в этом помогает?
Вам могут быть интересны эти статьи 👇🏻