На вопрос отвечает В.Ф. Янковая, доцент РГГУ, канд. ист. наук
Вопрос
Я работаю в Камчатском филиале Федерального государственного бюджетного научного учреждения «Всероссийский научно-исследовательский институт рыбного хозяйства и океанографии» (сокращенное наименование организации – ФГБНУ «ВНИРО»). На нашем бланке письма указано и наименование вышестоящей организации, и наименование нашего филиала. Если мы пишем письмо руководителю какого-либо структурного подразделения вышестоящей организации, должны ли мы повторно указывать название организации в реквизите 15 «Адресат»?
Ответ
Важно, что филиал организации может вести переписку не только с вышестоящей организацией и ее структурными подразделениями. Он может налаживать деловые или коммерческие интересы, а значит, и вести переписку, с различными организациями или гражданами. По этой причине при оформлении реквизита 15 «Адресат» наименование организации, в которую вы направляете свое письмо, нужно указывать всегда и в любом случае. На это не должно влиять то, какое отношение ваш филиал имеет к адресату или какая информация указана на вашем бланке письма. Проще говоря, сведения в оформленных на бланке письма реквизитах 05 «Наименование организации – автора документа» и 06 «Наименование структурного подразделения – автора документа» никак не влияют на состав реквизита 15 «Адресат». Исключать из какого-либо реквизита его составляющие по причине того, что на бланке уже указаны аналогичные сведения в других реквизитах, нельзя.
Правила оформления всех реквизитов, которые необходимо оформлять на документах, установлены в ГОСТ Р 7.0.97-2016[1]. Рассмотрим три варианта, как в вашем филиа ле следует оформлять реквизит 15 «Адресат» согласно п. 5.15 ГОСТ Р 7.0.97-2016 на письме, адресованном в вышестоящую организацию или ее структурное подразделение.
Вариант 1. Если ваш филиал адресует документ руководителю вышестоящей организации, реквизит 15 «Адресат» оформляйте так:
Указывать можно полное или сокращенное наименование организации. То есть не будет ошибкой, если вы оформите реквизит 15 «Адресат» так:
Вариант 2. Если ваш филиал адресует документ руководителю структурного подразделения вышестоящей организации (например, департамента), реквизит 15 «Адресат» оформляйте так:
Вариант 3. Если ваш филиал адресует документ в структурное подразделение вышестоящей организации (например, департамент), реквизит 15 «Адресат» оформляйте так:
_____________________
[1] Здесь и далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».