По вопросам моих подписчиков складывается впечатление, что каждое утро у людей начинается с беспокойных мыслей: как все успеть, кого сегодня не подвести и какие неприятные проблемы придется разгребать.
Часто люди стараются с лавиной дел справиться самым бессмысленным способом — больше времени проводить на работе. Но дела устроены так, что одно большое дело порождает множество маленьких. И эти маленькие дела кружат вокруг человека, как рой пчел на пасеке.
Реально успешен только тот человек, который может воспринимать и перерабатывать огромный объем информации, которая нужна для профессиональной работы.
Где же здесь выход?
Проактивное поведение
— От чего вы так устаете?
— Я устаю уже от одной мысли,
что мне надо идти на работу.
Ключевая ошибка в тот момент, когда вы завалены делами — это пытаться работать еще больше. Наоборот, нужно сделать паузу и понять, в какой ситуации вы оказались.
Обычно перегруз начинается, когда с самого утра приходит сообщение, на которое якобы срочно нужно отреагировать. Вы пытаетесь это сделать, но замечаете второе срочное сообщение, и третье, и четвертое и т. д.
Вы пытаетесь отреагировать сразу на все, но каждое ваше действие приводит к появлению новых сообщений, и вы начинаете вязнуть как в болоте. Фактически в этот момент вы уже не полноценно работаете, а начинаете то, что называют «дергаться». И никуда не двигаетесь.
Если теперь увеличить время на работе, то получается полный бред, потому что человек и так дергается, никуда не двигается, а тут начинает дергаться в два раза больше.
Реагировать на каждую мелочь неправильно. Умный человек должен строить систему, которая помогает получать результат.
Если вы никогда не задумывались над тем, как именно вы выбираете задачи, то тут как раз и возникает тот неуправляемый поток дел, который накрывает вас с головой.
Поэтому, как только вы пришли на работу, не нужно хватать первое же «срочное» сообщение и реагировать на него.
Всё, что вы должны сделать, когда пришло это срочное сообщение — добавить его в свой список задач. И всё. В этом списке задач дело будет спокойно ждать своей очереди.
Вы же начинаете свой рабочий день спокойно и последовательно. Первое ваше действие — это просмотр вашего списка задач. И работа с этим списком.
Управление задачами
— Избавься от фразы: «Сделаю завтра».
— Хорошо, избавлюсь завтра.
Задачи в вашем списке можно разделить на две группы:
- Организация работы.
- Рутина.
Первая группа важнее, начинать надо с нее. Пример. Допустим, вам по работе часто приходится отправлять реквизиты фирмы. И каждый раз вы долго роетесь в структуре папок, ищете файл с реквизитами. При этом каждый раз натыкаетесь на то, что в папке два документа, и вам приходится открывать оба, чтобы понять, какой из них актуальный.
Если вы начнете с того, что удалите лишний документ, а нужный файл с реквизитами переместите в более удобное место, то сэкономите себе массу времени и нервов.
То есть любая работа начинается с организации. Подумайте о том, как и в каком порядке вы будете выполнять работу, а потом планомерно ее выполняйте.
Тогда вы будете чувствовать, что вы реально куда-то движетесь.
Но тут важна дисциплина. Потому что может быть и так: вы завели менеджер задач, но тут звонок, и в трубку кричат: «Срочно! Срочно!». Вы по привычке забываете про менеджер задач и начинаете суетиться, а тут новый звонок, и вся организация рушится…
Поэтому вначале нужно себя намеренно заставить действовать организованно, пока это не войдет в привычку.
Научитесь управлять задачами,
чтобы они не управляли вами.
Если хотите узнать секрет работы интеллекта, рекомендую прочитать бесплатную мини-книгу «Самое важное о вашем интеллекте».
