Содержание:
- Ошибка №1. Не унифицированные кадровые процессы
- Ошибка №2. Не оптимизированные процессы подписания — это очень большие расходы
- Ошибка №3. Бессистемный кадровый учет
- Ошибка №4. Незнание законов увеличивает рутину при найме удалёнщиков
- Так что же делать? Исправляем ошибки.
***
1. Не унифицированные кадровые процессы
При подготовке компании к переходу на кадровый электронный документооборот обнаружилась проблема — компания «Велесстрой» имеет много офисов, в каждом из которых кадровый документооборот вёлся по-своему.
Это в свою очередь вело к избыточному делопроизводству, перерасходу бумаги и проблемам в коммуникациях, потому что у сотрудников не было четкого регламента.
Чтобы справиться с этим, нужно было:
- провести аудит кадровых процессов, оптимизировать и унифицировать их, — так будет гораздо быстрее и проще всё оцифровать;
- оптимизировать состав документов, составить единые шаблоны, формы заявок, убрать все документы, которые не имеют смысла, утратили актуальность, не требуются законодательством;
- утвердить маршруты согласования для каждого документа, переводимого в электронный вид.
________________
Что вы здесь теряете: время, контроль.
***
2. Не оптимизированные процессы подписания — это очень большие расходы
Велесстрой посчитали все прямые и косвенные расходы и полученные цифры никому не понравились:
30 часов — суммарное время на подписание кадровых документов*.
- *Сумма трудозатрат кадровых специалистов, руководителей и сотрудников из расчёта 20 документов в год на 1 сотрудника.
- 5 792 рубля — стоимость ведения кадровых процессов на одного сотрудника в год.
Вспомним, что в «Велесстрой» работает около 40 000 сотрудников. Это 231,7 миллионов рублей в год. Из которых самый большой расход — организационное время.
________________
Что вы здесь теряете: деньги, время.
***
3. Бессистемный кадровый учет
Проблемы, которые мы осветили выше, часто выявляются после кадрового аудита. Так это случилось и с компанией Олимпус.
Много региональных офисов и ошибки в организации документооборота привели к тому, что кадровые документы за несколько лет были утеряны. А графики отпусков и зарплаты вовсе велись несистемно. То есть в любой момент могла нагрянуть проверка, а документов попросту нет.
Основные проблемы в кадровых процессах компании Olympus, с которые должна была решить систематизация:
- Упростить кадровое взаимодействие с дистанционными коллегами — в штате компании больше 140 дистанционных сотрудников, с которыми постоянно нужно обмениваться документами;
- Кадровые процессы должны быть быстрыми, технически грамотными, с возможностью исключить ошибки связанные с человеческим фактором, чтобы соблюдать требования закона на 100%;
- Сделать максимально простое и удобное решение для руководителей с Графиком отпусков, чтобы удобно планировать работу, потому что графики бессистемно велись в таблицах Excel.
________________
Что вы здесь теряете: контроль.
***
4. Незнание законов увеличивает рутину при найме удалёнщиков
В WiseAdvice работают более 2000 сотрудников. Среди них региональные команды, удаленщики, совместители, льготники и прочие специфические с точки зрения кадрового обслуживания, категории. То есть каждый из этих сотрудников требует от отдела кадров много внимания и усилий.
Кроме того бизнес компании развивается, что требует регулярного найма новых коллег – например, в 2022 году наняли более 400 сотрудников.
Оформление удалёнщика – это особая головная боль
По классике, как происходит оформление на работу удалённого кандидата в компании:
Кандидат
- Собирает пакет документов для трудоустройства.
- Отправляет документы заказным письмом или курьером.
Сотрудник отдела кадров
- Сканирует и вносит в программу, полученные документы.
- Сверяет данные и формирует документы для трудоустройства.
- Отправляет сформированные документы курьером или заказной почтой кандидату для подписания.
- Ждёт подписанные документы обратно… — ожидание иногда может затянуться, всё зависит от почты и от мотивации кандидата.
- Получает подписанные документы и завершает оформление сотрудника.
- Отправляет сотруднику его экземпляр документов.
________________
Что вы здесь теряете: деньги, время, лояльность.
***
Так что же делать? Исправляем ошибки.
«Автоматизация не панацея, но лекарство»
1. Единый стандарт и регламенты.
Вы не можете автоматизировать то, в чём нельзя разобраться. Но если вы разберётесь, то упростите жизнь себе и своим работникам в разы:
- унифицированные процессы,
- утвержденные шаблоны,
- автоматизированное формирование печатных форм,
- маршруты подписания и согласования документов.
Всё это сокращает время работы с кадровыми документами в 4 раза.
Что вы здесь получите: время, контроль.
2. Оптимизация процессов подписания.
Найдите дыру, которая отнимает время сотрудников. Посчитайте реальные расходы с учетом часов отдела кадров на ручной бумажный труд.
Так простая автоматизация подписания с помощью КЭДО сокращает затраты на КДП в 6,5 раз!
При большом количестве сотрудников это огромные деньги. Например, Велесстрой экономит около 192 миллионов рублей в год!
Что вы здесь получите: деньги, время.
3. Централизованное систематизированное управление кадровыми документами
- Кадровое взаимодействие с дистанционными сотрудниками проходит в электронном формате, без сложной логистики и бумаг.
- Заявления, приказы и прочие кадровые документы подписываются день в день.
- Функционал обязательного ознакомления обеспечивает подписание всех ЛНА, Регламентов и Политик компании.
- Документы хранятся в электронном архиве на серверах Olympus, не теряются и легко доступны.
- Благодаря тому, что все кадровые документы своевременно подписываются, расчеты и начисления производятся вовремя и без ошибок.
Никакие проверки больше не страшны и документы не потеряются!
4. Законное оформление удалёнщиков онлайн с помощью КЭДО.
Автоматизированный онлайн-найм сокращает документооборот иногда в десятки раз, избавляя отдел кадров от бумажной волокиты, потери документов и почтовых пересылок. Соискателю достаточно подписать трудовой договор с помощью облачной УНЭП, такую можно выпустить бесплатно онлайн за пару минут в Госключе.
Более того, сотрудник КДП больше не вносит ничего руками, все данные уже в базе.
Что вы здесь получите: деньги, время, лояльность.
Трансформация кадров с EmplDocs в 2024 году это эффективно, удобно и безопасно. Больше о функционале КЭДО и Личного кабинета сотрудника на сайте EMPLDOCS.RU