К теме качественного выполнения работы
Очень часто в компаниях есть такой работник, который может все. Все, от слова совсем. И с клиентами пообщается, и за логиста, и за закупщика поработает. Еще воду не забудет в офис заказать, а в перерыве найдет подходящий трактор для нужд компании. Обычно, это происходит в небольших компаниях, которые уже начали расти, но еще не структурировали и четко не разделили обязанности между должностями.
Владельцы любят таких работников, они же могут заменить любого при случае форс-мажора. А самое главное: руководители часто считают, что имея такого работника они экономят на зарплате нескольких отдельных сотрудников. Но и у такой многофункциональной работы есть обратная сторона медали.
С точки зрения бизнес-моделирования такой работник будет стоить компании дороже, чем несколько отдельных сотрудников, работающих в четко описанной структуре каждый на своем участке. Тому есть несколько причин.
Во-первых, человек, которого перегрузили, будет в целом хуже выполнять работу. Не потому, что он относится к ней халатно, а потому что ресурс энергии будет все больше и больше исчерпываться. И в итоге компания может получить убытки из-за ошибок, связанных с невнимательностью либо из-за забывчивости. Например: товар заказали, а счет от поставщика забыли бухгалтерам отправить. В итоге пени за просрочку поставки товара клиенту. А размер их будет зависеть уже от чека. Одно дело ручка за 80 рублей, а другое – две паллеты дорогостоящих стройматериалов. И не стоит забывать о подорванной репутации (она очень дорого стоит).
Во-вторых, такой человек будет мешать работать тому, в чью работу он «залезает». Если два человека делают одну и ту же работу, но при этом один из них делает ее «по желанию», то невозможно четко распределить ситуации, в которых он эту работу сделает, а в которых не сделает. Часто это приводит к ситуации, когда многофункциональный работник говорит «почему все решили, что задачу сделаю я?», а непосредственный работник говорит, что он не знал, что должен сделать сам, так как чаще всего (или обычно) задачу выполняет рассматриваемый нами персонаж. В такой ситуации действительно сложно разобраться, кто же прав. Но самое главное – это то, что процесс ломается, результата конечного нет и возникают срывы сроков.
Кроме того: когда непонятно, кто отвечает за конкретное действие, невозможно однозначно определить кто же ошибся. И дело не в поиске виноватого, а в устранении ошибки, которая может стать систематической.
В-третьих, такой многофункциональный человек часто не успевает выполнять свою работу.
Была в моей практике такая ситуация. Очень ответственная девочка, готовая помочь всем и каждому, выручала всех возможных своих коллег (самое интересное, что она умудрялась работать за коллег из других отделов) и не успевала выполнять свои задачи. Задерживалась из-за этого на работе, по выходным что-то доделывала. Как итог очень сильно уставала, а поручения, данные ей, выполнены не были или были выполнены, но недостаточно хорошо, еще и зарплатой недовольна (делала-то она очень много, тут она была права. Правда не учла, что делала за других и по собственно инициативе. А за работу коллег получают-то коллеги). Несколько раз проводила беседы с ней на эту тему. А она все равно рвалась всем помочь. В итоге пришлось пригрозить штрафом, если узнаю, что она кому-то помогает. Вот так может повернуться: обычно штрафуют за невыполненную работу, а тут наоборот. Но стратегия сработала. Помогать она не перестала, но начала ставить на первое место свои непосредственные задачи.
Не поймите меня неправильно: я совершенно искренне за помощь окружающим людям. Главное, чтобы она не шла во вред помогающему и тем, кто от него зависит. У нас вот из-за этой помощи откладывался плановый срок сдачи баланса (мы ставили его раньше последнего дня сдачи, закладывая время на непредвиденные обстоятельства). Коллеги бухгалтера поймут как никто, что такое сводить баланс в последний момент.
Всех этих ситуаций не возникает, когда четко прописаны роли и каждый отвечает за конкретные участки бизнес-процессов. Прописать роли можно и в развивающейся компании, другой вопрос, что их нужно будет чаще корректировать с меняющимися вводными. И чем меньше у Вас неразберихи, тем слаженней работа, а от этого напрямую зависит финансовый результат.