Обязательный элемент любой онлайн-кассы — фискальный накопитель. С его помощью сохраняются данные о произведенных расчетах. Расскажем, что такое фискальный накопитель, каковы сроки его службы и когда необходимо его заменить.
Что такое фискальный накопитель
Фискальный накопитель (ФН) — это устройство, которое устанавливается в онлайн-кассу. Оно представляет собой заключенный в опломбированный корпус чип с модулем памяти и криптопроцессором. У каждого ФН есть свой заводской номер — его указывают на устройстве и в техпаспорте устройства.
Основные функции фискального накопителя:
- Хранит в модуле памяти все кассовые чеки и иных фискальные документы.
- Шифрует сохраненные кассовые документы и формирует коды их проверки для дальнейшей передачи оператору фискальных данных (ОФД) и в налоговую инспекцию.
- Принимает, проверяет коды маркировки и передает документы о реализации промаркированных товаров в единую систему.
В фискальном накопителе сохраняется информация по всем проведенным через кассу операциям, внести в них какие-либо исправления или изменения невозможно. Применять онлайн-кассу без фискального накопителя нельзя (ст. 4 закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ).
Фискальный накопитель работает так:
- Кассир проводит через онлайн-кассу операцию — все сведения о ней фиксирует программа в кассовом чеке.
- Эти сведения сохраняются в фискальном накопителе — получают соответствующий фискальный признак, шифруются и записываются в память ФН.
- Фискальный накопитель направляет зашифрованные сведения (чеки) в программу онлайн-кассы, а оттуда — оператору фискальных данных, который пересылает их в ФНС и в систему Честный ЗНАК.
Фискальные накопители, как правило, покупают вместе с тарифом ОФД или у оператора фискальных данных, чтобы одновременно проводить перерегистрацию или настройку кассы.
Виды фискальных накопителей
Есть множество моделей ФН, но применять можно только те из них, которые входят в официальный реестр, размещенный на сайте ФНС. На сайте с помощью специального сервиса можно быстро проверить, есть ли в реестре ваша модель ККТ и фискального накопителя.
По сроку действия ключа фискального признака все накопители делятся на ФН со сроком действия 15 или 36 месяцев. При этом закон содержит ограничения по срокам в зависимости от применяемого налогового режима и специфики деятельности (п. 6 ст. 4.1 закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ).
Формат фискальных данных
Актуальные форматы фискальных данных (ФФД) утверждает налоговая служба. Тип применяемого ФФД указывают при настройке и регистрации онлайн-кассы. Он должен поддерживаться фискальным накопителем.
В 2024 году действуют следующие форматы (приказ ФНС от 14.09.2020 № ЕД-7-20/662@):
- ФФД 1.05 — применяется ограниченно, это переходный формат от устаревшего ФФД 1.0 к ФФД 1.1;
- ФФД 1.1 — используют продавцы, которые не реализуют маркированные товары;
- ФФД 1.2 — обязателен для продавцов маркированного товара, которые помимо чеков формируют и направляют сведения в систему «Честный ЗНАК».
Сроки действия ФН
Фискальный накопитель со сроком действия не менее 15 месяцев применяют:
- ИП и компании, которые работают на ОСНО, в том числе, совмещают ОСНО с любыми спецрежимами;
- все продавцы подакцизных товаров — алкоголь, табак и т.п.;
- ИП и компании, которые занимаются сезонной деятельностью;
- ИП и компании, которые работают в отдаленных местностях, где нет устойчивой связи и ККТ работает в автономном режиме, не передавая фискальные данные оператору ФД;
- ИП и компании, которые выполняют функции платежных агентов / субагентов.
Фискальный накопитель со сроком действия не менее 36 месяцев применяют:
- компаниями и ИП, которые оказывают услуги;
- компании и ИП, которые работают на спецрежимах — УСН, ЕСХН, патенте.
Это максимальные сроки, но сколько в реальности проработает фискальный накопитель, зависит от особенностей работы ИП или организации.
Например, ФН для ККТ, применяемой в автономном режиме, проработает чуть более 18 месяцев (560 дней), а при торговле подакцизным товаром — менее 14 месяцев (410 дней), то есть, приобретать накопитель на 36 месяцев в этих случаях нецелесообразно.
Дополнительные ограничения по срокам службы могут устанавливать и сами производители фискальных накопителей — информацию об этом нужно искать в техпаспорте ФН.
Если срок действия закончился, фискальный накопитель необходимо заменить на новый. Использовать ФН повторно нельзя. Отработавшие свой ресурс накопители нельзя выбрасывать — они должны храниться у пользователя минимум 5 лет (ст. 5 закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ).
Когда ФН необходимо заменить
Замена фискального накопителя необходима в нескольких случаях:
Завершение срока действия ФН. Поскольку срок службы ФН ограничен, использовать его после истечения этого срока нельзя — придется покупать новое устройство, иначе накопитель заблокируется. Узнать срок действия нужно заранее — в карточке регистрации ККТ (отсчитав соответствующий срок с даты постановки на учет) или в личном кабинете на сайте ОФД.
Заполнение всего объема памяти ФН. Если количество кассовых чеков и отчетов превысит максимально допустимое (в среднем около 250 тыс.), ФН может заблокироваться еще до истечения срока его действия. В этом случае действовать нужно так же — приобрести новый накопитель и заменить его. Отследить, насколько заполнена память ФД, можно в сервисном меню онлайн-кассы.
Выход ФН из строя. Если поломку или повреждение устройства исправить нельзя, потребуется внеплановая замена накопителя на новый.
Смена владельца ККТ. При передаче онлайн-кассы новому собственнику предыдущий владелец изымает ФН и снимает кассу с учета. Задача нового собственника — приобрести и установить новый фискальный накопитель, активировать его и зарегистрировать ККТ в ИФНС.