Порядок оформления командировок регулируется Трудовым кодексом, а также Федеральными законами РФ. Какие нюансы должен учесть работодатель при оформлении деловой поездки сотрудника? Как рассчитать суточные? Как правильно оформить отчетную документацию по итогам командировки? Эти и другие вопросы разобрали в статье вместе с налоговым консультантом и экспертом центра «Мой бизнес» Татьяной Дубровиной.
Что такое командировка: общие положения
Командировка — это поездка сотрудника по делам организации, в ходе которой работник должен выполнить служебное поручение. Командировка проходит в местности отличной от места работы, а её срок закрепляется работодателем в приказе. Не считается командировкой работа, связанная с разъездным характером работы, что следует из Трудового кодекса (ТД).
Организация, которая направляет своих сотрудников в служебные командировки, должна иметь Положение о командировках. В локальном нормативном акте обязательно прописывается размер суточных для командировочных по России и за границей, размер компенсации расходов, лимиты на оплату гостиницы, класс ж/д и авиабилетов, а также дополнительные расходы (например, расходы на деловые ужины, трансфер, такси, страховка, сервисные сборы).
Перед командировкой важно ознакомить сотрудника с положением о командировках, чтобы он точно знал, какие расходы ему возместят, а какие – нет.
Кого нельзя отправить в командировку?
Как отметила Татьяна Дубровина, российским законодательством обозначены категории сотрудников, которые нельзя направлять в командировки. К ним относятся:
- беременные;
- несовершеннолетние. Исключение составляют спортсмены и творческие работники;
- сотрудники, работающие по ученическому договору. Если командировка связана с ученичеством, то она допускается;
- сотрудники с ограниченными физическими возможностями. Командировка допустима, если не противоречит индивидуальной программе реабилитации.
Также есть ограничения при направлении в командировку следующих категорий сотрудников:
- женщины, имеющие детей до 3 лет;
- отцы и матери или опекуны, единолично воспитывающие детей до 14 лет;
- родители детей с ограниченными физическими возможностями;
- родитель ребёнка до 14 лет, если второй родитель работает вахтовым методом;
- многодетные родители (трое и более детей до 18 лет), пока младшему не исполнится 14 лет;
- сотрудники на больничном по уходу за членами семьи;
Направить этих сотрудников в служебную поездку можно только с письменного согласия (ст. 259 и 264 ТК РФ, а также ст. 41 №67-ФЗ).
Инструкция по направлению в командировку
1. Согласование командировки
Обычно командировка начинается со служебной записки. Ее пишет либо сам сотрудник, либо руководитель подразделения данного сотрудника. В документе прописывают сроки и цель поездки, ФИО и должность командированного. Также можно приложить документы, подтверждающие цель поездки, например, приглашения или программу мероприятия.
Важно сразу согласовать бюджет поездки. Желательно, чтобы сотрудник в служебной записке указал планируемые расходы: суточные, примерную стоимость проживания, стоимость билетов, такси, дополнительные расходы, которые планируются в командировке.
Если день в пути или в командировке выпадает на выходной или праздничный день, то оплата такого дня оформляется как работа в выходной день и должна быть оплачена в двойном размере или заменена на другой выходной день. Работу в выходной день надо согласовать с сотрудником и получить его письменное согласие.
2. Издание приказа о командировке
После согласования поездки готовится приказ, который сотрудник должен подписать. Документ составляется в свободной форме, принятой в организации, или по унифицированной официальной форме Т-9 или Т-9а (для нескольких командированных). В приказе указывается:
- кого отправляют в командировку (ФИО сотрудника, должность, подразделение)
- куда
- в какие даты и на сколько календарных дней
- зачем (цель поездки)
- кто финансирует поездку (работодатель)
3. Составление заявления на выплату аванса и его выплата
Сотрудник должен написать в бухгалтерию организации заявление на перечисление ему денежных средств под авансовый отчет, чтобы он мог купить билеты и забронировать гостиницу. В заявлении нужно указать реквизиты банковского счета, куда ему перечислить денежные средства и в какой срок. Сумма рассчитывается исходя из примерной стоимости аренды жилья и транспортных расходов. Также в авансовый платеж включаются суточные.
4. Бронирование жилья и билетов
В каждой организации бронирование билетов и проживания происходит по-разному: «Где-то билеты и гостиницу бронируют сами сотрудники из перечисленного аванса, а где-то — уполномоченные сотрудники компании, например, сотрудники отдела кадров. Многим организациям удобнее заключить договор с определённым сервисом и покупать билеты с корпоративного счёта, в таком случает сотрудник в заявление на выплату денежных средств под отчет указывает только суточные», – уточнила Татьяна Дубровина.
В некоторых случаях экономически целесообразно будет ехать в командировку на собственном или служебном автомобиле. В этом случае вместо билетов сотрудники оформляют путевой лист. Каждая организация разрабатывает форму путевого листа самостоятельно.
5. Выплата суточных
Суточные перечисляют за несколько дней до командировки. Норма суточных устанавливается каждой организацией в Положении о командировках, но Налоговым кодексом установлены максимальные суммы суточных, которые не облагаются НДФЛ и страховыми взносами: по России – 700 рублей в сутки, за границей – 2500 рублей в сутки.
Если командировка однодневная, то есть сотрудник поехал в другой город и в тот же день вернулся, что подтверждается, например, билетами, то суточные по такой командировке не выплачиваются.
6. Отчёт о командировочных расходах
После поездки сотруднику необходимо отчитаться о потраченных средствах. Для этого он должен предоставить:
- все отчётные документы, подтверждающие произведенные расходы (договоры, чеки, посадочные талоны, билеты и прочее)
- заполнить авансовый отчёт
- если сотрудник потерял оригинал чека, то ему нужно составить служебную записку на возмещение потраченных средств, приложить другие подтверждающие документы (например справку об операции с банковской карты)
- если утрачен посадочный талон на самолет, билет на поезд, то необходимо запросить справку о совершении поездки у перевозчика
В отчёте сотрудник указывает сколько денег он получил на командировку, сколько израсходовал, есть ли остаток или перерасход.
Если сотрудник получил больше, чем потратил, придётся вернуть лишние средства. По его заявлению эту сумму можно удержать из заработной платы. Если наоборот, расходов было больше, чем выдано денег (и это не противоречит положению о командировках), организация должна перечислить сотруднику эти средства.
Авансовый отчёт вместе с чеками и всеми документами, подтверждающими расходы, сотрудник организации должен предоставить в бухгалтерию в течение 3 дней после окончания командировки. Этот срок указывается в Положении о командировках и может быть другим.
ВАЖНО: если подтверждающих документов нет, либо если они оформлены с нарушениями (чеки без QR-кода, нечитаемые чеки, в квитанциях нет обязательных реквизитов продавца), то такие расходы нельзя принять к учету при расчете налога на прибыль.
Дата начала и окончания командировки определяется по дате и времени на билете. Если на билете стоит дата отправления в командировку 05 мая 00.30 минут, то необходимо учесть, что за 2 часа до отправления самолета сотруднику необходимо прибыть в аэропорт и учесть время его нахождения в пути до аэропорта. На основании таких данных его командировка начнется 04.05.
Особенности оформления командировок за рубеж
При оформлении командировки заграницу при расчете суточных необходимо учесть, что суточные рассчитываются на основании отметки о прохождении таможенного контроля или отметки в посадочном талоне.
День отправления в командировку – пересечение границы – будет считаться как первый день заграницей и оплачиваться по 2500 рублей, а вот день возврата из загранкомандировки будет считаться как командировка по РФ, поэтому сотрудник получит 700 рублей. Если маршрут состоит из движения из РФ заграницу на поезде, то суточные по РФ будут считаться до момента пересечения границы, а далее — как заграницей.
При расчетах за проживание и прочих расходах заграницей сотрудник предоставляет подтверждающие документы с переводом (перевод достаточно сделать самостоятельно). Курс конвертации валюты в рубли по таким расчетам необходимо учесть по справке банка, если сотрудник заранее производил конвертацию денежных средств, или по курсу ЦБ РФ на момент проведения расчетов, если нет никаких других документов, подтверждающих курс конвертации.
Датой признания расходов в налоговом и бухгалтерском учете будет дата утверждения авансового отчета руководителем.
В центре «Мой бизнес» предприниматели и самозанятые могут получить бесплатные консультации по вопросам налогообложения и бухгалтерского учета. Подробная информация на сайте центра и по телефону горячей линии +7 (800) 600 3407