Для владельцев и руководителей отелей контроль работы бухгалтерии –довольно сложная задача, но наблюдение за этим подразделением необходимо. Однако не каждый знает, как правильно следить за финансовой безопасностью компании и порядком в учете и отчетности.
На основе статьи Дмитрия Петрова, кандидата экономических наук и сертифицированного эксперта в области международных стандартов финансовой отчетности (DipIFR), расскажем, на что стоит обратить внимание.
В своей статье Дмитрий Петров выделяется следующие важные пункты:
◽️Наличие утвержденных должностных инструкций главного бухгалтера и остальных сотрудников бухгалтерии.
Распределение участков и ответственности должно быть прозрачно и обосновано. Ответ «все занимаются всем» не может удовлетворить руководство отеля.
◽️Наличие утвержденного штатного расписания.
Для начисления зарплаты необходимо ежемесячное заполнение и подписание табелей учета рабочего времени сотрудников отеля.
◽️Проведение полноценной ежегодной инвентаризации.
Наличие приказов о ее проведении, инвентаризационных описей и сличительных ведомостей. Руководителю необходимо лично разобраться во всех существенных недосдачах, т.к. они ярко отражают сложившееся качество учета в отеле.
◽️Наличие утвержденного графика проведения инвентаризации.
Ежегодно должна проводиться полная инвентаризация, однако по ряду направлений ее необходимо проводить чаще:
- инвентаризация кассы и продуктов – ежемесячно;
- инвентаризация белья, посуды, столовых принадлежностей – ежеквартально.
◽️Контроль оплаты штрафов и пени со стороны налоговых органов.
По всем случаям выплаты штрафов необходимо собрать объяснительные записки и разработать план мероприятий по недопущению подобных случаев в будущем.
◽️Контроль своевременности проведения сверок с контрагентами.
Необходимо запросить в бухгалтерии отчеты о дебиторской и кредиторской задолженности и проанализировать, есть ли остатки и как сотрудники с ними работают.
Причин, почему не решаются вышеуказанные вопросы может быть много: нежелание наводить порядок, недостаток персонала, отсутствие поддержки руководства отеля и многие другие. Однако важно не забывать, что качественный учет поможет не только повысить эффективность бизнеса, но и существенно снизить риски предъявления претензий к руководству со стороны владельцев отеля.
