Кадровый документооборот для госучреждений

Руководителей государственных и бюджетных учреждений можно назвать «подневольными» людьми. Во многих вопросах они не могут проявить инициативу и вынуждены подчиняться указаниям сверху. Это относится и к организации делопроизводства. Программа цифровизации, которые активно продвигает государство, обязывает госучреждения уже сейчас перейти на электронный документооборот. Учитывая специфику финансирования таких структур, они должны планировать и отстаивать свой бюджет, отчитываться о целевом расходовании. Это будет важно и при переходе на КЭДО, если для этого выбран коммерческий продукт. Мы расскажем, какие сервисы подойдут для госучреждения и что нужно сделать для их внедрения.

Суть проблемы

Госучреждения полностью финансируются из бюджета. Они обязаны заранее планировать расходы на предстоящий год, а затем и отчитывать о них. У бюджетных учреждений схема финансирования тоже включает частичную поддержку из бюджета. Но данные структуры могут и сами зарабатывать (естественно, в рамках закона). Распоряжаться доходами можно по целям, связанным с основной деятельности.

У каждого госучреждения есть общий и кадровый документооборот. Правила делопроизводства существенно отличаются от коммерческих организаций:

• работодатель обязан учитывать специфику госслужбы, дополнительные обязанности и льготы для персонала, специальные ограничения и т.д.;
• госучреждение обязано выполнять указания и распоряжения вышестоящих органов (к примеру, это может касаться выбора ПО или технических средств);
• учреждения должны использовать только лицензионные программы отечественных разработчиков (есть несколько исключений, если для ПО нет российского аналога).

Можно сказать, что с 2020 года началась «революция» кадрового документооборота. Она коснулась и госучреждений. Эти организации фактически обязаны перейти на КЭДО (для коммерческих структур такое требование еще не введено, но ожидается).

Главная задача КЭДО для госучреждений — защита персональных данных Валерий 📷

В целом, мы не видим никаких проблем с переходом на КЭДО в госучреждении. В ТК РФ уже есть несколько статей, на которые можно ссылаться при внедрении электронных сервисов и программ. Но на практике проблемы есть, и решить их не всегда возможно:

• по традиции, средний возраст персонала в госорганах и бюджетных учреждениях выше, чем в коммерческих компаниях – таких сотрудников сложно уговорить на работу с электронными документами, ведь всю жизнь они имели дело только с бумагами;
• даже если руководитель видит отличный программный продукт и захочет использовать его для КЭДО, зачастую возникают сложности – «сверху» могут продвигать определенную программу или попросту откажут в дополнительном финансировании под разными предлогами;
• госучреждения не могут оперативно реагировать на изменения в законах и появление инновационных решений – соответственно, чтобы реализовать какое-либо решение в жизнь, может уйти много времени.

Большинство систем и сервисов КЭДО все-таки рассчитаны на коммерческие организации. Госучреждения предъявляют к таким решениям особые требования. Одним из них является безопасность и защита данных. Сервис КЭДО должен отвевать стандартам, иметь сертификаты и аккредитацию. Поэтому выбор ПО будет сужен.

Можно ли пользоваться сервисом нероссийского разработчика?Разъясняет эксперт. При закупке ПО госучреждение должно учитывать запрет на работу с программами, которые обеспечивают технологическую независимость критической инфраструктуры. В целом, для большинства структур это не слишком значительное ограничение. Но на практике госучреждениям запрещают еще использовать системы, которые не соответствуют правилам защиты персональных данных. Сервера такого ПО должны находиться на территории России. Сами системы должны числиться в специальном реестре отечественного ПО.

Предлагаем варианты решения проблемы с КЭДО для госучреждений

В отличие от госучреждений, бизнес привык считать деньги. Коммерческие компании тщательно выбирают систему КЭДО. Только так расходы будут обоснованы, а работодатель получит экономию, повысит эффективность кадровых процессов. Для бизнеса одним из самых ценных ресурсов являются кадры. Поэтому управление персоналом и оптимизация работы с ним является очень важным процессом.

Зная специфику деятельности госучреждений, вы выделили несколько ключевых проблем для перехода на КЭДО.

1. Банальное нежелание переходить на новые технологии, когда есть «традиционные» принципы и подходы. Сразу скажем, то это больше касается опытных кадровиков за 50 лет. Как отмечалось на портале hh.ru, они пользуются лишь 20-30% возможностей систем КЭДО. В остальном, старожилы опираются на свои навыки в бумажном документообороте, перенеся их на самые простые текстовые редакторы. Это банальный ручной ввод текста вместо автоматизации процесса с использованием баз данных, интеграции с разными системами.
2. Госучреждения стараются выбирать системы с максимально возможным функционалом. Но обычным кадровикам очень сложно использовать такие решения. К примеру, специалист условной больницы или школы работает в мощном 1С: Зарплата и управления кадрами. Его нужно долго осваивать, да и сам по себе этот продукт не очень удобный (при всем уважении к разработчикам). А ведь намного проще работать с сервисом «Добыто. КЭДО» и другими программами.
3. Отсутствие доверия к системам, не установленным на собственных серверах. Заказные письма почтой при бумажном документообороте сменились доставкой электронных документов на съемных носителях. В лучшем случае, сотрудники учреждений работают с госпорталами для отправки отчетности. Руководители и кадровики «старой закалки» мало доверяют системам КЭДО. А ведь каждый оператор ЭДО является аккредитованным юридическим лицом. Он несет полную ответственность за хранение и безопасность данных.

Если есть проблема, ее нужно решать. Для госучреждений мы видим следующие варианты:

• работа с бесплатным сервисом на портале «Работа России» — там минимальный набор функций, но и платить за них не придется;
• работа в 1С: ЗУП, где подключен модуль кадрового ЭДО (в базовой версии 1С не предусмотрен обмен электронными документами и использование ЭЦП) – это дорого и излишне сложно, но позволяет закрыть все основные кадровые задачи (особенно если подключить 1С: КЭДО и 1С: Кабинет сотрудника);
• использование отдельных, и более простых, сервисов для КЭДО – к примеру, для кадрового электронного документооборота вам вполне достаточно модуля «Добыто. КЭДО», и он уже готов к внедрению в госучреждении.

Кадровые функции – это не только работа с документами. Одним из задач является обучение персонала. И для этого тоже есть отличные решения от отечественных разработчиков. Мы советуем использовать сервис «Добыто. Знания».

Почему вы не рекомендуете работать с 1С:ЗУП?Разъясняет эксперт. Это не совсем так. Системы 1С – это отличный и современный программный продукт. И многие госучреждения работают именно с ним (хотя скорее по привычке, чем по объективным причинам). Но 1С можно назвать достаточно сложным ПО. Если бухгалтеру все равно приходится разбираться с функционалом и настройками, то кадровиков можно избавить от этих проблем. Если несколько программ и сервисов, у которых функции КЭДО реализованы не хуже, а порой и лучше, чем в 1С.

Прием на работу в госучреждение станет проще, если использовать сервисы КЭДО Валерий 📷

Полезные документы для вашей работы

Документ Образец графика отпусков Скачать Образец личной карточки работника Скачать Образец приказа о направлении на курсы повышения квалификации Скачать Образец приказа о приеме на работу Скачать Образец табеля учета рабочего времени Скачать Образец штатного расписания Скачать Образец приказа о переходе на КЭДО Скачать Образец формы лицевого счета работника Скачать

Рассказываем о функциях КЭДО для государственных учреждений

Госучреждения уже сейчас работают с рапными программами для кадрового документооборота. В целом, для этого нужно соблюсти несколько обязательных условий:

• соблюдение закона о персональных данных;
• хранение информации на серверах, расположенных на территории России (но если учреждение работает со сведения гостайны, требования к ПО будут еще жестче);
• получение согласия от работников (в некоторых случаях достаточно вручить уведомление).

Что касается типового госучреждения, то для перехода на КЭДО вполне подойдет модуль «Добыто». Он сертифицирован, отвечает стандартам в области защиты данных.

Давайте оценим задачи, которые должны решать система КЭДО в гос. органах и бюджетных учреждениях (все перечисленные ниже функции реализованы в сервисе «Добыто»):

• эффективная модель работы с кадровым резервом и автоматизация кадрового учета;
• автоматизация кадровых процессов, использование готовых форм и создания шаблонов (в «Добыто» есть не только большая база образцов документов, но и конструктор для их создания);
• простой доступ к информации для кадровиков и рядовых сотрудников;
• управление и проверка знаний сотрудников, внешнее и внутреннее обучение (для этих целей используйте сервис «Добыто. Знания»);
• снижение трудозатрат по ведению кадрового учета;
• безопасность персональных данных;
• простой поиск документов по архиву.

Нужно ли учреждению выпускать электронные подписи в аккредитованном удостоверяющем центре?Разъясняет эксперт. Для работников выпуск УНЭП возможен прямо в сервисе «Добыто. КЭДО». Это полностью бесплатно, и включено в оплату по тарифному плану. Но для текущей работы в личном кабинете обычно остаточно простой подписи (ПЭП). Отметим, что для подписания документов от лица учреждения (например, справки-вызовы в вузах) необходимо применять УКЭП. Ее вы будете получать через удостоверяющий центр ФНС. Лица, подписывающие документы в отсутствие руководителя, должны пользоваться своей УКЭП и машиночитаемой доверенностью.

Схема движения документов с подключением к государственному КЭДО на сайте «Работа России» Валерий 📷

Естественно, в сервисе «Добыто» есть все функции для текущей работы кадровика:

• типовые формы документов – есть поддержка, можно добавить при необходимости или убрать;
• графики отпусков – можно формировать, отправлять для ознакомления сотрудникам, а также получать от них сведения о желаемых датах отдыха;
• разделение прав доступа к документам – поддерживается (модуль «Добыто. КЭДО» для кадровика, личный кабинет с доступом с любого устройства для рядовых сотрудников);
• коммуникации по e-mail – есть, при поступлении новых документов или изменении статуса документов отправляются уведомления;
• интеграция с 1С: ЗУП при необходимости – да, модуль «Добыто. КЭДО» можно интегрировать в 1С: ЗУП, и кадровик сможет работать в привычной для себя системе.

Сейчас, в силу объективных причин, актуально ведение воинского учета на предприятиях и в госучреждениях. В системе КЭДО можно готовить и отправлять все необходимые сведения по военнообязанным сотрудникам. Но учтите, что электронный реестр по воинскому учету и повесткам заработает в полной мере только с ноября 2024 года. Сейчас военкоматы еще не наладили оптимальную схему электронного документооборота с работодателями.

Разъясняет эксперт. В целом, модуль «Добыто. КЭДО» вполне заменяет 1С: ЗУП и 1С: КЭДО, 1С: Кабинет сотрудника. Вам нужно понимать, что в плане кадрового документооборота модуль – более простое, недорогое и удобное в использовании решение. При этом 1С: ЗУП – комплекс разнообразных инструментов, из которых всеми пользуются лишь единицы. Так зачем тогда переплачивать и усложнять жизнь кадровой службе?

Этапы внедрения КЭДО в госучреждении – как это работает на практике

Если госучреждению не «навязали» конкретный сервис КЭДО сверху, руководитель может сам подобрать программный продукт. Когда вы определитесь с ПО, переход на электронный документооборот будет включать ряд действий:

• подключение к сервису или установка, настройка программы;
• оформление согласий от сотрудников или вручение им уведомлений (подробнее об этих нюансах читайте в материалах на нашем сайте);
• издание приказа о переходе на КЭДО;
• утверждение инструкций и других локальных актов, которые опишут все процессы в КЭДО учреждения;
• предварительное обучение персонала (особенно актуально для кадровиков, которым предстоит осваивать новый сервис);
• подключение к личным кабинетам;
• выпуск или получение электронных подписей.

В плане стоимости придется выбирать систему КЭДО, отвечающую выделенному бюджету. В данном случае сервис «Добыто» очень выгоден. Рассчитать тарифный план для вашего учреждения помогут консультанты.

Примерный вид рабочей области пользователя в КЭДО Валерий 📷

В сервисе разграничены права специалистов кадровой службы и рядовых служащих. Можно создавать шаблоны, предоставляя к ним доступ для сотрудников. Это удобно, если в вашем учреждении специалисты должны регулярно предоставлять отчеты о проделанной работе, а также в случаях подачи заявлений на отпуск и т.д.

Если у вас уже установлена 1С: ЗУП, то в эту систему можно интегрировать модуль «Добыто. КЭДО». Процесс займет несколько минут, а все сложности будут решены службой поддержки.

Разъясняет эксперт. Систему «Добыто. КЭДО» и сервис «Добыто. Знания» могут использовать все юридические лица. К исключениям отнесет только органы власти и учреждения, имеющие доступ к государственной тайне. Они обязаны использовать ПО с повышенными требования по обеспечению информационной безопасности, криптографии.

Подводим итоги

• Внедрение и использование КЭДО в госучреждениях мало чем отличается от аналогичных процессов в коммерческих организациях. Но есть и отличие. Бизнес выбирает те системы, которые им удобны, подходят по цене, удовлетворяют по функционалу. В бюджетных структурах часто пользуются продуктами 1С (по сложившейся традиции), или навязанными сверху продуктами.
• Правовая основа для перехода на КЭДО заложена в Трудовом кодексе РФ. Эти нормы распространяются и на госучреждения, бюджетные организации.
• Мы рекомендуем сервис «Добыто. КЭДО». Он точно повысит эффективность документооборота и снимет множество проблем. Тем не менее, ни одна программа не выполнит за кадровиков работу, ведь сервисы лишь автоматизируют рутинные процессы.