Согласитесь, внедрение КЭДО – звучит достаточно сложно и пугающе. На сам деле все не так страшно. Вы переходите на электронный документооборот, а это всегда выгодно для компании и ее сотрудников. Внедрение заключается не только в установке программы и в подключении к сервису КЭДО. Вам нужно оформить несколько обязательных документов и обучить персонал работе, взять согласие у сотрудников и выполнить некоторые иные действия. Мы расскажем пошагово, как шло внедрение КЭДО в нашей компании и что поможет вам упростить процесс.
Что значит внедрение КЭДО простыми словами
Сначала кратко расскажем об основных понятиях, чтобы не возвращаться к ним дальше:
- КЭДО – это кадровый электронный документооборот (можно рассматривать как комплекс процессов и, одновременно, как программу или сервис);
- внедрение КЭДО – это ваши действия, как работодателя, по переводу документооборота в электронный вид;
- ЭП (ЭЦП) – это электронная подпись, которая будет нужна для подписания документов и работы с КЭДО.
Даже без внедрения КЭДО вы наверняка сталкивались с электронными документами. Как минимум, работодателей уже обязали вносить записи в электронные трудовые книжки и сдавать отчетность через онлайн-сервисы. Но разовые действия — это еще не полноценный оборот документов «в цифре».
Если говорить простыми словами, то внедрение КЭДО вы будете вести по следующим направлениям:
- выбор и установка ПО (если выбран онлайн-сервис, то вы подключитесь к нему через интернет);
- настройка программы или сервиса под свои требования, установка дополнительных расширений и плагинов;
- оформление документов, без которых невозможно внедрение КЭДО;
- работа с персоналом (обучение кадровиков, подключение сотрудников и т.д.).
Каждое направление очень важно для результата. К примеру, если вы не оформите инструкцию по электронному документообороту, то даже при работе с идеальной программой сотрудники будут допускать ошибки. В обратной ситуации, если небрежно отнестись к выбору системы КЭДО и необоснованно сэкономить на этом, то работать с программой будет очень сложно или вообще невозможно.
Читал, что внедрение КЭДО уже стало обязанностью. Это правда?Разъясняет эксперт. Это не совсем так. Государство только ведет работу по переводу всех работодателей на КЭДО. Для этих целей были изменены и появились новые законы (например, статьи в ТК РФ). Но в целом, внедрение КЭДО пока не стало обязательным требованием. Этого стоит ожидать в ближайшие годы.
Что будет по результату работы
Любое действие должно приносить прямую или косвенную выгоду для бизнеса. При внедрении КЭДО вы обязательно увидите эффект:
- сократится время на оформление, согласование и подписание документов;
- вам будет проще контролировать работы кадровиков и других специалистов (как пример – в КЭДО можно настроить автоматический учет рабочего времени);
- прямая экономия будет на текущих расходах (бумага, оплата писем и т.д.), и это окупит стоимость лицензии или подключения к КЭДО;
- значительно сократится количество ошибок при оформлении документов по кадрам (в хороших сервисах КЭДО есть готовые шаблоны, система подсказок и т.д.);
- удобнее будет вести архив документов (это тоже экономия, ведь вам не придется содержать отдельное помещение или заключать договор со сторонней организацией).
Если внедрение КЭДО всегда дает преимущества, почему многие компании не используют такую возможность? Причин тому несколько. Иногда руководство и кадровиков фирмы пугают нововведения, ведь придется полностью перестраивать работу с документами.
Также зачастую вы видим заблуждение о слишком большой стоимости КЭДО. Это в корне неверно, особенно для программ и сервисов с гибкими тарифными планами. Да, вам придется нести единовременные расходы. Но они окупятся достаточно быстро. Кстати, еще до подключения сервиса «Добыто. КЭДО» вы можете рассчитать, какую экономию даст подключение для компании. Для этого запишитесь на демонстрацию тестовой версии и оцените его преимущества.
Полезные документы для вашей работы
Документ Образец графика отпусков Скачать Образец личной карточки работника Скачать Образец приказа о направлении на курсы повышения квалификации Скачать Образец приказа о приеме на работу Скачать Образец табеля учета рабочего времени Скачать Образец штатного расписания Скачать Образец приказа о переходе на КЭДО Скачать Образец формы лицевого счета работника Скачать
Пошаговая инструкция: как проходило внедрение КЭДО в нашей компании
В общей сложности, переход на электронный кадровый документооборот занял чуть менее двух недель. Так как до этого у нас уже была внедрена общая система ЭДО, мы интегрировали с ней модуль «Добыто. КЭДО». Это не очень сложно и с помощью службы поддержки займет пару дней. До внедрения КЭДО мы сделали следующее:
- провели аудит кадровых документов и делопроизводства;
- сделали «фотографии» рабочего времени кадровиков (нас интересовало, как идет маршрут документов, сколько времени занимает согласование и подписание);
- подготовили выборку по расходам на организацию бумажного документооборота (за год и с разбивкой по месяцам);
- провели опрос персонала (так мы узнали, что многие сотрудники имеют общее понятие о КЭДО и его преимуществах).
Кадровикам было поручено изучить рынок программ и сервисов для КЭДО. Также они общались на профильных форумах, изучали отзывы коллег из других компаний. Все это реально помогло нам на каждом этапе внедрения.
Слышал, что государство тоже предлагает подключить к КЭДО. Что это такое?Разъясняет эксперт. На портале «Работа России» можно работать с бесплатным сервисом КЭДО. Это позитивная новость, ведь микрокомпании не всегда могут позволить себе расходы на приобретение лицензий и программ. Однако государственный сервис предлагает не очень много функций и не совсем удобен в текущей работе. У коммерческих программ таких минусов нет.
На что мы обращали внимание при выборе системы КЭДО
Наша компания внедряла КЭДО на основе сервиса «Добыто». Мы сравнивали его с другими предложениями, изучали особенности работы и другие важные факторы. В итоге, на наше решение в пользу «Добыто. КЭДО» повлияло следующее:
- интересные и современные решения, которые отсутствуют у конкурентов или реализованы не очень удобно (в частности, это активное использование алгоритмов AI при работе с документами и персоналом);
- простой и удобный интерфейс, гибкая настройка рабочего места;
- реально выгодные условия подключения (чем больше сотрудников – тем ниже стоимость, а кадровиков вообще подключили бесплатно);
- возможность работы с электронными площадками торгов (в других сервисах КЭДО мы не увидели таких предложений).
Ну и самое важное – «Добыто. КЭДО» действительно закрыло все кадровые задачи нашей компании. Мы увидели это еще при тестовой работе с демоверсией (естественно, бесплатно).
Стоит отметит еще, что «Добыто» является полностью отечественным продуктом и отвечает требованиям стандартов. Сервис включен в реестр ПО, а значит, его можно использовать в любых организациях и учреждениях.
Изучение функционала сервиса
До внедрения КЭДО вам нужно обязательно попробовать систему или сервис в работе. Обычно для этого предлагается демоверсия (как у «Добыто») или бесплатный тестовый режим на несколько дней. Советуем изучить:
- как устанавливается или подключается КЭДО (на ваши технические устройства или через онлайн-сервисы);
- какой набор функций и расширений предлагает поставщик, хватает ли их для ваших задач;
- как ведется работа с основными документами по кадрам (это будет видно даже в демоверсии);
- как вы будете работать с электронными подписями, можно ли их выпустить непосредственно в системе;
- как организовать электронный архив документов и доступ к нему.
Естественно, вас могут интересовать и другие нюансы. Лучше уточнить их до заключения договора или приобретения лицензии, чтобы не потратить деньги впустую.
Предварительная работа с персоналом
Внедрение КЭДО важно не только для вас, как работодателя, но и для персонала. Поэтому мы действовали так:
- пригласили эксперта от команды разработчика и провели несколько общих встреч с коллективом (по отделам и группам), рассказали о преимуществах и особенностях работы в КЭДО;
- выдали небольшие инструкции, где были описаны алгоритмы основных действий;
- оформили письменные согласия для перехода сотрудников на КЭДО (это требование закона, если стаж работника начался до 31.12.2021 года);
- создали группу для работы с демоверсией «Добыто. КЭДО» (кроме кадровиков, мы включили туда руководителей еще двух отделов).
На все вопросы сотрудников (а их было немало) мы старались ответить сразу или брали время на уточнение в службе поддержки «Добыто». В основном, они касались безопасности сведений и документов, ведь в них содержатся персональные данные. Забегая вперед скажем, что при работе в сервисе (а это уже более года), ни одной подобной проблемы не возникло. Дата-центр «Добыто» сертифицирован, а это дает максимально высокий уровень защиты.
Когда мы можем оформлять уведомления о переходе на КЭДО, а не согласия сотрудников?В ТК РФ сказано, что вам нужно лишь уведомить сотрудника о работе в КЭДО, если он впервые оформляется на работу или если у него не было стажа до 31.12.2021 года. Эта дата связана с моментом вступления в силу новых статей кодекса. Уведомление вручается под роспись с отметкой об ознакомлении.
Установка и настройка системы КЭДО
Есть разные варианты продуктов для электронного документооборота – коробочная версия (устанавливается на ПК), онлайн-сервисы, комбинированные схемы работы. Вы сами решаете, на каком из них остановить свой выбор. Но в любом случае, для полноценной работы с КЭДО необходимо:
- установить рабочий клиент или программу на своих устройствах (некоторые разработчики предлагают и мобильные приложения);
- настроить браузер и плагины для работы с электронными подписями, установить соответствующие сертификаты;
- подключиться к личным кабинетам и настроить уровни доступа для сотрудников;
- подключиться к личному кабинету налогоплательщика (для направления отчетности и других действий);
- настроить рабочую область и нужные функции (в основном, это актуально для кадровиков).
Установка сертификатов нужна для УКЭП (она оформляется не в КЭДО, а через удостоверяющие центры). Но вот простую подпись или УНЭП вы можете выпустить непосредственно в сервисе «Добыто». Система подсказок поможет начать использовать их для работы.
Вам наверняка потребуется интеграция сервиса КЭДО с другими программами (к примеру, с платформой 1С). В «Добыто» этот процесс не займет много времени, особенно при взаимодействии со службой поддержки. После этого другие отделы вашей компании получат доступ к документам и сведениям по кадрам. Большинство таких действий будет автоматизировано.
Оформление документов для работы с КЭДО
Это обязательные действия для внедрения электронного документооборота. Мы оформляли:
- приказ о переходе на КЭДО (примерный образец можно скачать в приложении к этой статье);
- новую редакцию инструкции по кадровому делопроизводству;
- изменения в должностные инструкции;
- несколько новых видов журналов, с учетом специфики работы в КЭДО;
- согласия работников для оформления их документов в электронном виде.
Также необходимо заключить договор о приобретении или подключении системы.
У вас при внедрении КЭДО могут появиться и другие документы. Очень внимательно отнеситесь к оформлению инструкций и положений, с которыми будут работать сотрудники. Там они должны видеть ответы на все вопросы, которые могут возникать при использовании системы или сервиса.
Как мы обучали сотрудников работе с электронным документооборотом
Наша компания проводила эту работу до и после внедрения КЭДО. Сначала изучением сервиса занялись кадровики и руководители отделов. Если возникали вопросы, они изучали руководства пользователей или обращались в службу поддержки. Дополнительно мы:
- организовали общее обучение персонала по всем основным функциям КЭДО (по отделам и в индивидуальном порядке);
- подготовили и предложили выполнить несколько типовых практических задач (к примеру, кадровики оформляли условные приказы и проводили процесс их согласования);
- провели тестирование через месяц после внедрения КЭДО, обратили внимание на несколько незначительных ошибок;
- обучили кадровиков по нормативным актам и материалам о работе с электронными документами, по требованиям о защите персональных данных.
У коммерческих программ регулярно выпускаются обновления, новые плагины и расширения. Их нужно изучать, так как может поменяться схема работы с документами.
Сколько стоит внедрение КЭДО
Точный размер доходов нельзя сказать заранее. На это влияет вид организации, количество сотрудников и другие факторы. При первом обращении к экспертам «Добыто» вам рассчитают стоимость подключения и обслуживания. В отличие от других систем, сотрудников подключают от 50 руб. за человека. За подключение сотрудников кадровой службы платить не нужно. Из дополнительных расходов выделим приобретение УКЭП (но через ФНС сейчас подпись можно получить бесплатно),
Подводим итоги
- Внедрение КЭДО в вашей компании будет включать выбор программы (сервиса), установку или подключение, настройку рабочих функций. Это техническая сторона вопроса.
- При внедрении КЭДО вы будете оформлять приказы и инструкции (положения), согласия сотрудников или уведомления о подключении, другие внутренние документы.
- Для полноценного внедрения КЭДО вам нужно получить или выпустить электронные подписи – УКЭП, УНЭП или ПЭП. Они необходимы для подписания документов и работы с личным кабинетом.