Работа с документами в КЭДО ведется через личные кабинеты. К ним вы будете подключать специалистов кадровой службы и рядовых сотрудников. Для этого проводится регистрация по ссылке-приглашению, QR-коду или иным способом. Далее сотрудники смогут получать и отправлять документы, знакомиться со сведениями о своей трудовой деятельности. Чтобы подписывать документы, пользователю нужна простая или неквалифицированная помощь. Их можно выпустить прямо в программе.
Как связаны понятия КЭДО и личный кабинет сотрудников
В вашей компании, как и любого другого работодателя, ведется работа с кадровыми документами. Сюда входят акты общего или индивидуального действия. Сейчас самое время отказаться от традиционного бумажного документооборота и перейти на КЭДО. Это программа, сервис или приложение, где можно:
- работать с электронными документами, подписывать их ЭЦП;
- получать и передавать различные сведения;
- проводить мероприятия с участием сотрудников;
- вести архив документов.
Установив программу или подключившись к онлайн-сервису КЭДО, вы еще не перейдете на электронный документооборот. Для этого нужно выполнить настройки системы и. конечно, подключить сотрудников.
Личный кабинет – это индивидуальная рабочая область пользователя. Набор функций зависит от особенностей системы КЭДО. Но, как минимум, также всегда будет возможность подписывать документы и работать со сведениями о трудовой деятельности. При этом функционал КЭДО гарантирует защиту персональных данных, так как использует сертифицированные решения и технологии.
Вы сами выбираете ПО для внедрения электронного документооборота. Мы советуем подключиться к сервису «Добыто». Мы работаем с ним уже более года. За это время весь персонал уже подключился к КЭДО и научился работать с документами, освоил все функции. На примере сервиса «Добыто» мы и расскажем об особенностях работы в личном кабинете.
Насколько сложно и долго настраивать ЛК при подключении сотрудников?Разъясняет эксперт. Разработчики всех систем КЭДО стараются максимально упростить процесс работы в личных кабинетах. Основные функции должны быть интуитивно понятны человеку, которые не имеет специальных познаний. Поэтому работать с ЛК можно сразу после подключения. Изучение функционала вы сможете организовать как до, так и после предоставления доступа в личный кабинет.
Кто из ваших сотрудников будет работать в личном кабинете
В идеале, вы сможете подключить к КЭДО весь персонал. Могут возникнуть проблемы с некоторыми личностями, которые принципиально откажутся дать согласие. О том, как подействовать на «отказников», мы расскажем в конце статьи. Пользователями в КЭДО будут:
- директор компании (он обязан подписывать все основные документы по личному составу, но будет работать в ЛК и как обычный сотрудник);
- руководители подразделений (объем полномочий будет выше, чем у работников, но ниже директора фирмы);
- кадровики (они ведут текущую работу с документами, взаимодействуют с персоналом и руководством);
- рядовые сотрудники (выступают в роли пользователей, а их уровень доступа ограничен).
Объем полномочий и уровень доступа задается исходя из должности сотрудника. Прежде всего, вам нужно соблюсти правила работы с персональными данными. Поэтому сотрудник не сможет видеть документы с такими сведениями о других коллегах. Но локальные акты общего действия будут доступны всем, без исключения.
Также обеспечивает защиты служебной и конфиденциальной информации. Рядовым сотрудникам не нужно знать, как формируется бюджет расходов на кадровые мероприятия или обсуждается вопрос о подборе новых кадров. С этими сведениями будут работать кадровики и представители руководства, бухгалтерии. Также вы можете назначить лиц, которые получат временный или постоянный доступ к определенным данным.
Полезные документы для вашей работы
Документ Образец графика отпусков Скачать Образец личной карточки работника Скачать Образец приказа о направлении на курсы повышения квалификации Скачать Образец приказа о приеме на работу Скачать Образец табеля учета рабочего времени Скачать Образец штатного расписания Скачать Образец приказа о переходе на КЭДО Скачать Образец формы лицевого счета работника Скачать
Рассказываем о подключении к КЭДО и работе с личным кабинетом
В материалах на нашем сайте вы можете найти полезную информацию о выборе системы КЭДО, о выпуске электронных подписей и других важных моментах. Здесь остановимся именно на работе в личных кабинетах. Чтобы подключить к ним сотрудников, вам нужно:
- получить письменное согласие – если на момент подключения или приема на работу у гражданина есть стаж до 31.12.2021 года;
- вручить письменное уведомление – если человек впервые устраивается на работу, либо у него нет стажа на 31.12.2021 года.
Указанная дата не случайна. Это момент, когда вступили в силу новые статьи ТК РФ. Они официально разрешили оформлять большинство кадровых документов в электронном виде. Также для этого нужен общий приказ о переходе на КЭДО. Когда его утвердит директор, необходимо ознакомиться с содержанием персонал.
При подключении к сервису «Добыто. КЭДО» мы получили комплект документов, в том числе инструкции и руководство для пользователей. Но ним можно самостоятельно выполнить почти все действия. Но если возни кнут сложности, их можно быстро решить через службу поддержки. Но обычно это незначительные мелочи, связанные с настройкой устройств и браузеров.
Можно ли сэкономить на подключении сотрудников к личному кабинету КЭДО?Разъясняет эксперт. Поставщики систем обычно предлагают гибкие тарифные планы. Также вы можете рассчитывать на льготы и акции, чтобы уменьшить расходы. В сервисе «Добыто» стоимость подключения одного сотрудника начинается от 50 руб. Но чем выше количество персонала, тем ниже будет цена подключения. Уточните эти моменты в службе поддержки.
Какие действия доступны в личном кабинете
Личный кабинет – это рабочая область, доступ к которой имеет только сам пользователь. Это обеспечивается:
- программными, техническими и криптографическими решениями (нельзя войти в чужой ЛК без идентификации личности);
- логинами, паролями или другими способами подтверждения личности (если логин может задать администратор системы, то пароль придумает сам пользователь).
В работе области есть меню, где доступны различные функции. Их объем зависит от полномочий и статуса пользователя. К примеру, у обычного сотрудника не будет возможности подписывать приказы директора или вносить изменения в график отпусков.
Процесс подключения к личному кабинету в системе «Добыто» включает направление сотруднику ссылки (приглашения). Перейдя по ней, работник заполняет ряд обязательных данных и задает пароль. Далее он получит право:
- подписывать документы (к примеру, заявления и иные обращения на имя руководителя);
- получать документы и подтверждать ознакомление с их содержанием (приказы об отпусках и дисциплинарных взысканиях, расчетные листы и т.д.);
- запрашивать справки о доходах и удержаниях, о размере взносов и т.д.;
- участвовать в различных кадровых мероприятиях (например, опрос на тему, предложенную руководителем);
- отслеживать маршрут документов (например, этапы согласования о переводе).
При подключении к КЭДО для указанных действий не нужно лично идти в отдел кадров или обращаться к другим специалистам. В личном кабинете это удобнее и быстрее. Кроме штатных сотрудников, к ЛК вы можете подключать и самозанятых, работающих удаленно.
Ограничений для работы в КЭДО не очень много. Только отдельные кадровые документы вы не сможете оформить в электронном виде (например, акт о несчастном случае, протоколы и акты о проведении инструктажей). Так как регламент документооборота изменится, вам придется утвердить новую инструкцию по делопроизводству или внести изменения в действующий акт.
Работа с документами в личном кабинете КЭДО
Пройдя регистрацию в ЛК, у сотрудника автоматически появляется простая электронная подпись. Ее вполне достаточно для работы со всеми документами. Также работник может использовать УНЭП (усиленная неквалифицированная подпись). Самый простой способ ее получения – государственное приложение «Госключ».
Схема работы с документами в личных кабинетах примерно одинакова во всех системах КЭДО:
- работник настраивает способ уведомления о поступлении документов (например, выведение сообщения на экране, сообщение по смс и электронной почте);
- если документ направлен для ознакомления, система отметит этот факт после открытия и прочтения (если требуется роспись в ознакомлении, нужно нажать соответствующую кнопку в меню);
- свой документ работник заполняет в произвольном виде или на основе шаблона из базы КЭДО (в сервисе «Добыто» есть не только большое количество образцов, но и конструктор документов);
- по каждому сформированному документу сотрудник сможет отследить маршрут, этап и дату согласования, а также увидит ответ (например, согласование заявления на отпуск без сохранения з/п).
В каждой компании есть локальные акты общего действия. К примеру, таковыми являются правила внутреннего распорядка. Эти документы размещаются в открытой части системы КЭДО, чтобы их могли читать все сотрудники.
Все ранее оформленные или полученные документы будут доступны в личном кабинете. Это своего рода мини-архив. Но архивным хранением всего массива документов занимается кадровая служба или отдел делопроизводства вашей компании. Удобная структура архива в «Добыто. КЭДО» позволяет получить любой документ за несколько секунд или минут.
Правила подписания документов
Для подписания заявлений, запросов и других обращений со своей стороны ваш работник использует ПЭП или УНЭП. Система позволяет проверить данные из подписи сразу после получения документа. Подписывать и направлять можно не только с рабочего места, но и при нахождении в командировке, отпуске или больничном. После подписания документ сразу регистрируется. Это позволит вам соблюсти сроки ответа на обращение.
Документы, полученные от сотрудника, могут требовать подписания с вашей стороны. Для этого действуйте так:
- все юридически значимые документы вы, как работодатель, подписываете УКЭП (на директора она выпускается через удостоверяющие центры и доверенные лица ФНС);
- текущие документы, которые не влияют на трудовые отношения, можно подписывать УНЭП (данный вид подписи выпускается прямо в системе КЭДО).
При работе в личном кабинете сотрудник может увидеть и графическое отображение ЭЦП прямо в документе. Соответствующие настройки есть во всех серьезных текстовых редакторах.
Что делать, если сотрудник отказывается входить в личный кабинет и знакомиться с приказом на выговор?Разъясняет эксперт. Ваша задача – довести содержание документа до виновного лица. Если работник игнорирует уведомления, придется вручить ему копию приказа лично. На случай отказа вам необходимо оформить комиссионный акт. Только при таких условиях процедура дисциплинарного наказания будет соблюдена.
Взаимодействие с отделом кадров, другими специалистами и отделами
Работа в личном кабинете не ограничивается подписанием документов. Сотрудник может взаимодействовать с коллегами или руководством следующим образом:
- через личные кабинеты персонала можно делать массовую или ограниченную рассылку (например, о появлении в штате нового сотрудника, о сборе денег на материальную поддержку и т.д.);
- работнику можно направить распоряжение, которое не требует издания приказа;
- сотрудников можно предупреждать о каких-либо мероприятиях и действиях;
- через личные кабинеты можно собирать информацию для графика отпусков на предстоящий год (итоговый документ утвердит директор).
Можно создавать рабочие группы с участием нескольких сотрудников, объединять их в специально созданный чат. Там происходит обмен информацией, имеющей отношение к поставленным задачам.
Может ли сотрудник отказаться от подключения к КЭДО
Выше мы уже упоминали об этой проблеме. Она возникает, если требуется согласие работника на оформление документов в электронном виде, но вы получили отказ. Увы, если у «отказника» есть стаж до 31.12.2021года, вы не можете его заставить подключиться к КЭДО. На практике, такие сложности решаются следующими способами:
- еще до перехода на КЭДО проведите разъяснительную работу, расскажите о преимуществах данной схемы документооборота;
- предложите поработать в тестовой версии системы или сервиса, без регистрации в личном кабинете;
- приведите в пример коллег, которые уже работают с документами в ЛК;
- используйте меры поощрения для сотрудников, которые поддерживают вашу инициативу.
Увы, если и эти меры не помогли, вам придется оформлять документы в бумажном виде. Но уверены, что такие случаи станут редким исключением из правила.
Подводим итоги
- Для подписания документов вы подключаете сотрудников к КЭДО. Для этого они регистрируются в личном кабинете, где станут доступны необходимые опции.
- Для подписания документов в личном кабинете работники используют ПЭП или УНЭП. Оба вида электронных подписей можно выпустить прямо в системе КЭДО.
- Функционал личных кабинетов примерно одинаков для всех систем и сервисов. Но у «Добыто. КЭДО» есть ряд преимуществ, упрощающих подключение и работу с документами.
- Работая в личном кабинете, сотрудник смогут подавать и запрашивать документы, знакомиться со сведениями о своей рудовой деятельности и зарплате. Доступ к локальным актам общего действия будет иметь весь персонал, без ограничений.