Кадровая служба – ключевое подразделение предприятия, которое отвечает за управление персоналом и обеспечение его эффективной работы. В связи с этим возникает потребность в программных продуктах 1С, которые позволяют автоматизировать процессы учета и управления кадровым делопроизводством.
Одним из таких продуктов является «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8». Программа 1С предоставляет функционал для решения задач кадровой службы государственных учреждений. 1С:ЗКГУ позволяет вести учет персонала, формировать отчетность, осуществлять расчет заработной платы сотрудников и взаимодействовать с другими информационными системами.
Регламентированный кадровый учет
В рамках этой функции можно вести учет и хранить информацию о сотрудниках, включая информацию о персональных делах, кадровые перемещения, штатное расписание и документы, которые имеют отношение к кадровым процессам.
Программа 1С:ЗКГУ позволяет автоматизировать процесс ведения кадрового учета, что значительно упрощает функционал кадровой службы, помогая также снизить затраты на ее обслуживание. Кроме того, эта программа обеспечивает контроль соблюдения всех нормативных актов и требований в сфере каждого кадрового делопроизводства, что важно для государственных учреждений.
Можно вести учет кадрового состава организации, включая сведения о каждом сотруднике, в том числе паспортные данные, информацию о всех трудовых договорах, прохождении испытательного срока, изменениях в должности и зарплате. Также 1С:ЗКГУ позволяет формировать различные отчеты и справки о персонале, например, список сотрудников, сведения о доходах и выслуге лет.
Весь процесс ведения регламентированного кадрового учета осуществляется с соблюдением законодательных норм и требований Российской Федерации, а абсолютно все документы хранятся в соответствующей электронной базе данных, что обеспечивает их сохранность и доступность при необходимости
Учет персональных данных
В программе 1С:ЗКГУ имеются специальные разделы, предназначенные для ввода, хранения и обработки информации о каждом сотруднике. В них можно указать такие данные, как фамилия, имя, отчество, дата рождения, адрес проживания, номера телефонов и другие контактные данные. Также, в этой программе есть удобная возможность указать информацию о предыдущем трудовом стаже, образовании, квалификации и других важных факторах, которые могут быть необходимы для составления кадровых документов.
Для защиты конфиденциальности персональной информации сотрудников в программе 1С можно установить разные уровни доступа. Так руководители и сотрудники кадровой службы имеют доступ только к той информации, которая необходима для выполнения только их профессиональных обязанностей.
С помощью можно обновлять и изменять информацию сотрудников, вести историю изменений и создавать отчеты на основе персональных данных
Учет рабочего времени
Программный продукт 1С:ЗКГУ помогает вести детальный учет отработанных часов, опозданий, прогулов, отпусков и больничных. Все это сильно облегчает расчет заработной платы и поддерживает правильное ведение кадрового учета.
В модуле учета рабочего времени доступны функции, такие как регистрация времени прихода и ухода, отслеживание перерывов и обеденного времени, а также возможность отметить отработанные часы в рабочих днях. Информация в 1С удобно представлена в виде табличного формата, что облегчает ее анализ.
Программа 1С:ЗКГУ также предоставляет удобную возможность создания графиков работы сотрудников. Кадровая служба может составить различные графики, учитывая объем работы, требования по безопасности и требования законодательства. Графики автоматически учитываются при расчете рабочего времени сотрудников и формировании отчетности о рабочем времени в 1С.
Учет остатков отпусков и отгулов
С помощью программы 1С:ЗКГУ возможно регистрировать и контролировать даты начала и окончания отпусков и отгулов, а также их продолжительность. Программный продукт автоматически учитывает праздничные и нерабочие дни, что позволяет правильно рассчитать остатки отпусков и отгулов у сотрудников.
В 1С:ЗКГУ предусмотрены возможности для гибкой настройки правил учета отпусков и отгулов, что позволяет государственному учреждению применять собственные правила и политику в отношении отпусков и отгулов сотрудников.
Программа позволяет вести учет специальных видов отпусков и отгулов, таких как декретный отпуск и больничный. Автоматический расчет длительности этих видов отпусков осуществляется только в соответствии с законодательством РФ.
Воинский учет
При помощи 1С:ЗКГУ кадровая служба может вести учет всех военнослужащих, включая данные о ранге, должности, сроке службы и месте дислокации. Все эти изменения в статусе военнослужащих могут быть легко и оперативно внесены в систему, что позволяет кадровой службе быть в курсе всех текущих изменений.
Кроме того, программный продукт обеспечивает возможность автоматического формирования отчетности, связанной с воинским учетом. Так кадровая служба может быстро и точно сформировать отчеты о численности военнослужащих, а также о состоянии их дислокации. Это очень облегчает работу кадровой службы и позволяет ей эффективно планировать кадровый состав и распределение сил.