В настоящее время эффективность функционирования любой организации, в том числе и государственных органах исполнительной власти во многом определена качеством организации (проектирования), реализации, контроля и анализа исполнения ее процессов, под которыми целесообразно понимать устойчивую, целенаправленную совокупность взаимосвязанных видов деятельности, по определенной технологии преобразующей входы в выходы, представляющие ценность для потребителя[1].
Все процессы, осуществляемые органами исполнительной власти можно разделить на основные и вспомогательные. К важнейшим вспомогательным процессам относится документооборот, то есть движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки[2].
От качества данного процесса зависит эффективность выполнения федеральными органами исполнительной власти возложенных на них функций, так как от оперативности поступления, а также актуальности, полноты и достоверности информации, содержащейся в документах, зависит своевременность и правильность выработки и принятия управленческих решений. В связи с этим особое внимание следует уделять регламентации, соблюдению действующих правил и норм, а также совершенствованию технологии работы с документами и маршрутов их движения.
Процесс документооборота в федеральных органах исполнительной власти, в первую очередь, определяется Постановлением Правительства Российской Федерации «О типовом взаимодействии федеральных органах исполнительной власти»[3] и Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти[4].
Согласно данным нормативным актам в состав документооборота федеральных органов исполнительной власти входят:
- поступающие (входящие) документы;
- отправляемые (исходящие)документы;
- внутренние документы.
Кроме того, необходимо отметить, что в рамках указанных потоков документы проходят ряд последовательных стадий.
Так, входящие документы проходят первичную обработку, подразумевающую организацию проверки корректности доставки; фиксацию факта наличия, полноты и целостности полученных документов и приложений к ним; предварительное рассмотрение с целю определения темы основных вопросов, затронутых в документе, и осуществления дальнейшей передачи руководителю или исполнителю.
После завершения процесса первичной обработки документы передаются на регистрацию, которая, как правило, осуществляется в день приема документа или на следующий день.
Документы, которым присвоен регистрационный номер передаются на рассмотрение руководителю федерального органа исполнительной власти или иному должностному лицу, уполномоченному осуществлять данный вид деятельности, для определения исполнителя и наложения резолюции. Рассмотренные документы или их копии передаются службой делопроизводства в соответствующие структурные подразделения федерального органа государственной власти.
При наличии нескольких исполнителей подлинник документа передается в структурное подразделение, являющееся ответственным исполнителем, оставшимся подразделениям передается его копия. Кроме того, необходимо учитывать, что в случае организации возможности доступа исполнителя к электронной копии документа в системе электронного документооборота (СЭД) подлинник документа целесообразно оставлять в службе делопроизводства.
Затем наступает стадия исполнения документа, в рамках которой необходимо осуществить решения вопроса, поднятого в документе в полном объеме и соответствии действующему законодательству в кратчайший срок.
По завершению данной стадии исполненный документ направляется в дело.
Правила и нормы осуществления документооборота для внутренних документов федеральных органов власти заключаются в прохождении ими ряда этапов, к которым относится, во-первых, создание документа.
В федеральных органах исполнительной власти документы могут создаваться, как на традиционных (бумажных) носителях, так и на электронных (с использованием шаблонов, предусмотренных СЭД).
Таким образом, при осуществлении стадии создания документы оформляются на бланках стандартного формата A4 или A5, или в виде электронных документов. В обоих случаях документы содержат определенный состав реквизитов, оформление и расположение которых определено действующим государственным стандартом[5]. Кроме того необходимо учитывать, что с первого июля вступает в действие новый стандарт по оформлению реквизитов[6], который хоть и носит рекомендательный характер, но определяет более современные требования к оформлению документов.
Бланки федерального органа исполнительной власти создаются на базе углового или продольного варианта расположения реквизитов.
Все страницы документов имеют поля не менее 20 мм - левое, 10 мм - правое, 20 мм - верхнее и 20 мм - нижнее.
После создания рассматриваемые документы передаются на согласование, которое осуществляется в форме проставления визы уполномоченного должностного лица федерального органа исполнительной власти. Согласование документа с иными органами государственной власти и организациями фиксируется грифом (листом) согласования, письмом или протоколом о согласовании.
При успешном завершении согласования указанные документы передаются на подписание или утверждение руководителю федерального органа исполнительной власти, после чего они регистрируются, направляются на исполнение, либо в дело.
Стадии прохождения (документооборота) исходящих документов во многом идентичны документопотоку внутренних документов. Процедура меняется после регистрации документов, когда начинается процесс осуществления подготовки и отправки исходящих документам адресантам.
Таким образом, состав и продолжительность этапов документооборота федеральных органов исполнительной власти во многом определяется принадлежностью документа к тому или иному документопотоку.
Выводы:
- Эффективность функционирования федеральных органов исполнительной власти определяется качеством их основных и вспомогательных процессов.
- Документооборот является важнейшим вспомогательным процессом, так как от правильности его организации зависит скорость поступления документной информации, необходимой для выработки, принятия и реализации управленческих решений.
- Процесс документооборота в федеральных органах исполнительной власти, а также состав его документопотоков определяется Постановлением Правительства Российской Федерации «О типовом взаимодействии федеральных органах исполнительной власти», Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти и иными нормативно-правовыми актами.
- Состав и продолжительность этапов документооборота зависят от вида документопотока.
[1]Елиферов В. Г., Репин В. В. Бизнес-процессы. Регламентация и управление. – М.: ИНФРА-М, 2005. – С. 17.
[2] ГОСТ Р 7.0.8-2013 Делопроизводство и архивное дело - Термины и определения. – М: Стандартинформ. – 2013. – С. 8
[3] Постановление Правительства РФ от 19.01.2005 № 30 (ред. от 27.08.2015) «О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти» // Информационно-поисковая система «Консультант плюс»
[4] Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» // Российская газета. – 2009. – 24 июня (в ред. Постановлений Правительства РФ от 07.09.2011 N 751, от 26.04.2016 № 356)
[5] ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» – М.: Стандартинформ.- 2003. – 19 с.
[6] ГОСТ Р 7.0.97-2-16 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». – М.: Стандартинформ.- 2017. – 31 с.