Тысячи проклятий от нашего отдела продаж после прочтения данного материала нам обеспечено, но раз пообещали, а вам интересно, значит делаем.
Очень надеемся, что сможем уберечь от необоснованных трат и создать необходимый WOW-эффект за разумные деньги.
Арендуемая площадь
Пожалуй, это первое, с чего стоит начать, ведь именно из размера площади формируются остальные затраты и их производные.
Продемонстрировать всю мощь и вселенский масштаб компании вполне возможно и на площади в 50 квадратных метров, реализовав интересную концепцию и используя современные демонстрационные технологии.
НЕ НУЖНО арендовать 400 квадратов, не зная и не понимая, что Вы планируете на этой площади реализовать, или, если Вы не готовы потратить на концепцию, дизайн, застройку, мультимедиа и разработку контента для стенда этой площади еще 50-60 млн.
Помните, что помимо затрат на аренду, необходимо добавлять затраты на застройку, аккредитацию и т.д. С увеличением площади все затраты растут пропорционально.
А если построить двухэтажный стенд, смогу ли я сэкономить на аренде площади? Да, но заплатите за аккредитацию второго этажа + различные надбавки от площадки, например, за высотность и, естественно, переплатите за постройку этого самого второго этажа. Лучше построить эффектный одноэтажный стенд.
Стоимость строительства
Тут, как и везде, необходимо искать баланс, выбирая между тем, чем готовы пожертвовать в своих ожиданиях, и стоимостью.
Регулярные случаи из жизни. Уже не первый раз сталкиваемся с ситуацией, когда за две недели до мероприятия на нас выходят представители заказчиков, которые выбирая между нашим предложением и другими, решили сэкономить условно 100 тысяч. А в итоге их просто "кинули" и они "очень хотят заключиться с нами по той смете, которую мы присылали 3 месяца назад". Так, увы, не работает. И первая причина этому - загрузка производства. А при нормальном менеджменте, как Вы понимаете, производство всегда загружено, поэтому "впихнуть" в уже утвержденный график производства за 2 недели до мероприятия что-то очень проблематично в принципе, а за стоимость 3 месячной давности - нереально совсем.
Вывод: не экономьте на скрепках, это очень часто оборачивается серьезными последствиями в процессе реализации всего проекта участия в выставке.
Если нужно сэкономить, особенно после того как Мы Вам прислали дизайн и смету на строительство, просто дайте знать, мы поправим и дизайн за счет упрощения чего-нибудь (без серьезных визуальных и эстетических последствий), и смету. Это абсолютно нормальная история.
Аренда мультимедийного оборудования
Можно сэкономить. Если нет контента, который бы достойно мог представить компанию.
Если контент нужно разрабатывать с нуля, то необходимо этим вопросом озадачится сильно ЗАРАНЕЕ.
Мебель
Теоретически можно сэкономить на мебели, если она у Вас есть, например, в офисе и привезти ее на выставку самим. Но логистика, плюс, оплата (не всегда) заезда транспорта на площадку, погрузка/разгрузка (если не свои грузчики), а если еще и сборка мебели (в случае, если покупаете под конкретно это мероприятие)... Не всегда это экономия, в конечном счете, но можно.
Кейтеринг
Если на стенде нет полноценной переговорной комнаты, то сразу вычеркиваем этот пункт из статьи затрат.
Флористика
Приходит на ум, как один из пунктов для вычеркивания, но в следующей части попробуем аргументировать, почему не стоит удалять этот пункт из сметы, а если его нет, то добавить.
Хостес, промо-персонал, стендистки (красивые)
Залог успеха вашего стенда!
Нет.
Вспомните себя (или, лучше того знакомого, который рассказывал об этом). Когда он подошел к стенду очень серьезной и крупной компании с целью заключить многомиллиардный контракт, он сразу направился к девушкам, сидящим на стенде, чтобы расспросить их об условиях поставки японского (до того, как Япония возомнила себя Китаем) карусельного станка и настройке в гаражных условиях лазерно-иридиевых датчиков контроля кромки. И? Не заключил. А почему? Да потому, что "кто это мне тут в короткой юбке будет рассказывать, что датчик этот только в сборе меняется и лазерный уровень в нем невозможно заменить на гидравлический?!"
Для красоты и эстетики и "передадим Вашу визитку в ответственное подразделение нашей компании" - можно. Для улыбаться и красиво ресницами хлопать - можно. Рассказывать о Вашей компании - нельзя.
Э.М.Ремарк: Если и Галина Федоровна из отдела качества может рассказать все сама, да еще и у зятя непутевого на таком же станке в ангаре (вот фото и видео на Ютубе) сама этот лазерный датчик на гидравлический меняла, то выбор очевиден.
Но если заказываете флористику, заказывайте и хостес. Галину Федоровну - само собой, тоже берите.
Следует продолжение и До встречи на выставке!
С уважением к Вам и Вашему бизнесу,
команда Khrustyle Agency
сайт: https://khrustyle.ru
почта: development@khrustyle.ru
telegram-канал: https://t.me/@khrustyle
Форма технического задания лежит здесь)
