Заказ-наряд онлайн: создание и заполнение

Формат электронного заказ-наряда предназначен для заказа транспорта для перевозки грузов и пассажиров, это подвид договора фрахтования. Он используется для того, чтобы зафиксировать запрос на работы и факт их выполнения. Существует ещё несколько видов заказ-нарядов, которые оформляются на бумаге. Например, на ремонт автомобилей, мебели, фотоуслуг, прачечных, пошив одежды. В бланке указывается перечень работ, может быть прописан порядок их выполнения и требования к результату, сроки выполнения и примерный расчёт стоимости. Для бухгалтерии заказ наряд выступает в роли первичной документации.

Каждый бланк имеет свой уникальный идентификационный номер.

Электронный заказ наряд на предоставление транспортного средства

В данном случае заполняется разновидность договора фрахтования, формат которого, вместе с другими электронными перевозочными документами, утверждён в Приказе ФНС России от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@. Электронный заказ наряд для передачи по ТКС готовится как XML-файл и состоит из 4 титулов.

Важно знать! Фрахтовщик – это исполнитель (перевозчик). Фрахтователь – это заказчик.

1. Первый включает в себя информацию от заказчика, условиях перевозки, название груза, требования заказчика, информация о маршруте и месте подачи транспорта, даты осуществления перевозки. Подписывается УКЭП фрахтователя или уполномоченного лица от его имени.
2. Второй – это запись перевозчика (фрахтовщика) о приёме заказа к исполнению, о ТС, других условиях, расчёте оплаты за аренду транспорта (опционально). Подписывается УКЭП фрахтовщика или полномочного его представителя.
3. Третий – запись заказчика о фактических сроках (дата и время) подачи транспорта, его отметки. Подписывается УКЭП заказчика или его представителя.
4. Четвёртый – информация перевозчика (фрахтовщика) о фактических сроках возврата ТС, его пометки и замечания (если есть). Подписывается УКЭП перевозчика или его представителя.

Как создать заказ наряд онлайн

В электронном виде заполняется только заказ на перевозку или фрахтование. В Постановлении Правительства от 21 мая 2022 года № 931 утверждены правила отправки ЭЗН в ГИС ЭПД. Электронный обмен документами осуществляется только через аккредитованных Минтрансом операторов ИС ЭПД, которые отправляют их в ГИС ЭПД. Все титулы заказ наряда по порядку заполняются фрахтователем и фрахтовщиком, после чего отправляются в систему ЭДО. Порядок работы следующий.

1. Фрахтователь заполняет первый титул в своей учётной системе (например, 1С), или в веб-сервисе, подписывает своей УКЭП и присваивает УИД, полученный им ранее (уникальный идентификатор по запросу выдаётся ГИС из пула или массива данных). В случае перевозки объёмных грузов на нескольких автотранспортных средствах нужно заполнить ЭЗН на каждое ТС.
2. Титул отправляется оператору ЭДО.
3. Проверка документа оператором на соответствие утверждённому XML-формату, УКЭП на валидность. Если в файле фрахтователя есть уникальный идентификатор документа, выданный ГИС, то оператор фрахтователя осуществляет его проверку на соответствие пулу и отсутствие повторного применения.
4. Оператор отправляет фрахтователю сообщение о неточностях или ошибках в титуле заказ наряда, если таковые есть.
5. Заказчик исправляет неточности в случае их обнаружения, создаёт новый документ и направляет его в систему ЭДО.
6. Оператор отправляет титул в ГИС ЭПД, контролируя его статус.
7. ГИС при получении файла автоматически выполняет его форматно-логический контроль, проверяет валидность подписи, при расхождениях отправляет им сообщения через оператора ЭДО.
8. ГИС в момент получения документа автоматически присваивает ему УИД, если он не был присвоен ранее из массива данных.
9. ГИС в ответ на запрос оператора фрахтователя о статусе обработки титула заказ наряда отправляет ему информацию о статусе, присвоении UID (если он не был присвоен ранее), либо указание на ошибки с их кодами.
10. Если фрахтовщик утверждает полученный акт, он отправляет третий титул, извещение о получении (со своей УКЭП) фрахтователю. В случае несогласия он должен создать XML-документ (уведомление об уточнении), подписать его УКЭП и отправить фрахтователю через систему ЭДО.
11. При получении уведомления об ошибках фрахтователь формирует новый титул заказ наряда.
12. После утверждения фрахтовщиком полученного акта он отправляет третий титул, извещение о получении (со своей УКЭП) фрахтователю.
13. При получении транспортного средства фрахтователь заполняет третий файл обмена заказ наряда с УКЭП, отправляет фрахтовщику.
14. При возврате ТС фрахтовщик заполняет четвёртый титул, отправляет его фрахтователю, потом он поступает в ГИС ЭПД.

Преимущества выбора Такском для обмена ЭПД

Основным условием участия в обмене ЭПД для операторов ЭДО является включение в реестр информационной системы перевозочных документов. Такском включён в него с 1 сентября 2022 г. Для эффективного обмена заказ нарядом реализованы две возможности: «Такском-Транспорт» и «Такском-Файлер».

«Файлер» – многоцелевая единая система ЭДО – реализована в веб-версии и мобильном приложении. Позволяет обмениваться электронными перевозочными документами участникам грузоперевозок. Выбирая «Файлер», вы получаете также поддержку оформления актов на выполнение работ и оказания услуг, УПД, УКД, ТОРГ-2, и обмен любыми неформализованными документами.

«Такском-Транспорт» поддерживает удобный обмен электронными путевыми листами, подходит для грузового и пассажирского транспорта, интегрируется с учётной системой заказчика.

Виды заказ-нарядов, оформляемых на бумаге

Существует 11 типов бланков строгой отчётности, которые нужно оформлять согласно законодательным нормам.

1. Форма БО-1 служит для регистрации услуг по ремонту и изготовлению мебели, обслуживанию автомобильного транспорта, починке бытовых электроприборов, телевизоров и радиоаппаратуры, строительным и ремонтным работам в жилом фонде, починке одежды, чехлов, ритуальных услуг, газификации.
2. Форма БО-2 разработана для крупного или среднего ремонта и изготовления кожаных и обувных моделей.
3. Форма БО-3 подходит для фотоуслуг, прачечных самообслуживания, аренды предметов часового пользования, ремонтных работ без использования материалов, мелких (неполных) ритуальных услуг. Печати в форме не предусмотрено.
4. Форма БО-4 заполняется для индивидуального пошива или починки трикотажа, изделий из кожи, меха, корсетов и др.
5. Форма БО-5 служит для регистрации работ в химчистках, в том числе покраски изделий; ремонтных работ.
6. Форма БО-6 предназначена для проката и ремонта предмета. Составляется в двух экземплярах: квитанция и отрывной талон.
7. Форма БО-7 используется в ломбардах для ссуд под залог антиквариата и драгоценностей.
8. Форма БО-8 – это сохранная квитанция для клиента ломбарда. Первый экземпляр отдают клиенту, второй остаётся в бухгалтерии, третий экземпляр хранится в ломбарде до возврата ценностей.
9. Форма БО-9 – это кассовая ведомость для мелкого пошива и ремонта трикотажных и обувных изделий, бытовых электроприборов и т.п. Услуга осуществляется при клиенте без установки гарантийного срока.
10. Форма БО-10 создана для регистрации услуг по ремонту или изготовлению ювелирных изделий из драгоценных камней или металлов. Составляет его приёмщик, готовит три экземпляра.
11. Форма БО-11 создана для регистрации оказания парикмахерских и косметических услуг, в том числе ногтевого сервиса. Позволяет рассчитать зарплату персоналу и списать расходные материалы. Может применяться и для бытовых услуг, если отсутствует кассовый аппарат.

Правила хранения заказ-наряда

Незаполненные бумажные бланки нужно хранить в закрытом сейфе организации, в специально предназначенном помещении, которое по окончании рабочей смены опечатывается или пломбируется. Копии квитанций с названием услуги и подтверждением оплаты сохраняются в течение 5 лет, после чего их нужно уничтожить.

Оператор ИС ЭПД должен располагать информационно-телекоммуникационной структурой, в которую входят ТКС и программно-аппаратные комплексы для обработки и хранения данных. Технические требования информационные системы для хранения электронных перевозочных документов утверждены в ПП РФ 281 от 03.03.2022. Для электронных заказ-нарядов, как и для бумажных, предусмотрен 5-летний срок хранения, начиная с даты их размещения в ГИС ЭПД.

«Такском» подберёт для организаций-перевозчиков решения для электронного документооборота, благодаря которым вы без проблем сможете обмениваться электронными перевозочными документами с контрагентами.