Пандемия COVID-19 в значительной степени изменила подход к рынку труда и ускорила переход на удаленную работу. Согласно статистике, рост объема удаленной работы под влиянием пандемии эквивалентен почти 40-летнему периоду роста до этого события.
Удаленная работа в 2024 году стала не просто возможностью уйти от неудобных обстоятельств, вызванных мировой изоляцией. Сейчас это часть бизнес-стратегии компаний в области управления кадрами, да и в принципе, как одна из возможность реорганизовать бизнес и создать международный коллектив профессионалов.
Конечно, продолжают лояльно относиться к удаленному формату сами работники. Некоторые даже готовы отказаться от части своей зарплаты (в среднем на 15%), чтобы больше времени работать удаленно. Такая же доля была готова пойти на снижение заработной платы в среднем на 15% за смену рабочего места, если новая работа обеспечит удаленный формат.
Самыми распространёнными секторами, где используется удаленная работа является:
- бизнес/финансовые операции;
- архитектура/инжиниринг;
- искусство/дизайн;
- маркетинг/SMM/пиар;
- юридические услуги;
- разработка ПО и другие.
Плюсы
Какие плюсы принесло распространение формата удаленной работы? Пожалуй, здесь стоит разделить плюсы для сотрудников и плюсы для компаний.
Для сотрудников:
- Конечно, первым очевидным плюсом является оптимизация Work-life balance. Удаленный сотрудник экономит время на дорогу до/с работы, время сборов и сопутствующей логистики. Это позволяет высвободить несколько дополнительных часов, которые можно потратить на общение с семьей, отдых, хобби, занятие спортом. Проще сохранить здоровое соотношение в балансе работа/жизнь.
- Дома можно организовать более комфортное рабочее место, с учетом индивидуальных особенностей, что позволит сделать сам процесс труда более комфортным.
- Экономическая выгода. Ученые подсчитали, что в среднем сотрудник в офисе на оплату дороги, питания, парковки, сопутствующих расходов в день может потратить до 50$, при том, что для удаленщика нет необходимости нести такие финансовые потери.
- Многие сотрудники на удаленке отмечают психологические плюсы: снижение стресса, депрессии, выгорания, улучшение сна, меньше предвзятого отношения и давления от офисной политики.
- И, конечно, одно из преимуществ, раде которых все идут в удаленку – возможность путешествовать и переезжать без привязки к физическому месту работы.
Для компаний тоже существует много плюсов:
- Возможность сэкономить на аренде и затратах на заполнение офиса компании.
- Возможность привлечь международный опыт, не ограниченный местом жительства интересующих сотрудников.
- Возможность построить более современный бизнес, который будет соответствовать тенденциям 21 века и застрахован на случай новой пандемии и многое другое.
Какой же основной минус удаленки? Как ни удивительно, он общий для компаний и сотрудников: это тайм менеджмент. Сотрудникам сложно удержаться в рамках рабочего процесса, особенно если нет дополнительного стимула в виде руководителя на горизонте. А компании ощущают эти проблемы даже физически: сроки по проектам постоянно срываются, существуют проблемы с мотивацией, участились случаи утечек данных, компания теряет клиентов. Как решить эту задачу по-справедливому, без вывода сотрудника в офис и с сохранением оптимальной эффективности рабочего времени? На помощь приходят программы контроля удаленных сотрудников. Рассмотрим, какие они бывают.
ПО для контроля удаленщиков
Рынок программных решений по контролю удаленных сотрудников в последние годы развивается такими же стремительными темпами, как и сам формат занятости без привязки к офису. Как правило на выбор ПО влияют несколько факторов:
· Какую группу сотрудников будете отслеживать (дистанционные сотрудники (оформленные в штат официально по трудовому договору) или фрилансеры (подрядчики, которые работают самостоятельно без оформления).
· Количество конфиденциальных данных, доступных для пользователей из-за внешнего периметра информационного поля (для минимизации сливов).
· Наличие повторяющихся проблем с терминами сдачи работ и неоправданных простоев сотрудника и так далее.
Принято разделять программные решения по контролю на несколько видов:
1. Проектное/по задачам регулирование.
2. Сервисы CRM.
3. Сервисы для отслеживания эффективности работы.
Мониторинг сотрудников на удаленке по проектам/задачам
Такой тип мониторинга чаще используется в компаниях, которые привлекают много сторонних подрядчиков и фрилансеров, а также если корпоративная политика скорее нацелена на получение результата в срок, самодисциплину и грамотное распределение рабочей нагрузки, а не контроль точного графика работы сотрудника. Примерами таких программ могут стать: Trello, Jira, Asana и другие.
Trello
Trello – доступный и понятный сервис управления задачами команды. Работает по примеру доски с объявлениями, где можно создавать канбан-карточки с задачами, распределять их в графике работы, закреплять ответственных сотрудников, отслеживать исполнение.
Плюсы:
- достаточно широкий набор опций в бесплатной форме;
- быстро осваиваемый интерфейс, доступность сервиса для всех участников команды.
Минусы:
- достаточно простой продукт;
- не решает задачу ежедневного мониторинга сотрудников, если для этого вручную не создавать карточки.
Jira
Jira еще один сервис для менеджмента рабочего времени сотрудников, открывает большие возможности управления проектами для всех команд. Структура более сложная, в сравнении с Trello. Есть возможность разной вариаций управления задачами и командой, добавления нескольких проектов.
Плюсы:
- большая опциональность управления проектами;
- поэтапное отслеживание выполнения задач;
- удобный визуал задач и команды, этапов исполнения.
Минусы:
- достаточно запутанно для новичков;
- нет отслеживания эффективности рабочего времени.
Asana
Asana – еще один способ проектного регулирования работы команды сотрудников. По функционалу перекликается с предыдущими сервисами: такая же возможность многофункционального регулирования и управления исполнения задачи, регулирование статусов и ответственности сотрудников по задачам.
Плюсы:
- удобная структура приложения, сочетает линейное ранжирование и более иерархичное, с множеством статусов и уточнений;
- 13+ форматов для прикрепления медиа к задаче;
- можно задать эмоциональный тон задаче.
Минусы:
- не персонифицирует вклад определенного сотрудника в решение задачи;
- нет учета эффективного рабочего времени.
Сервисы CRM
Сервисы CRM (customer relationship management) предлагают эффективную схему управления рабочими процессами команды и временем, ведение клиентской базы, получение отчетности, интеграцию с государственными системами, внутрикомандной коммуникацией и многое другое. Это более функциональные сервисы, по сравнению с менеджментом по проектам/задачам, направленные на перенос большей части жизнедеятельности компании в цифровую среду, умело заменяющие сложные базы данных и Exel-учет. Примерами такого программного обеспечения является Битрикс24, Zoho Sprints и другие.
Битрикс24
Достаточно известная система управления командной работой, которая используется не только для мониторинга сотрудников на удаленке, но и всей команды сотрудников в целом. Это тот же офис компании, только в цифровом виде. Заявлено 7 основных функций:
- сайты и магазины (конструктор сайтов и онлайн-магазинов);
- совместная работа (совместная работа команды, календарь для планирования, видеозвонки, файлообмен и так далее;
- менеджмент рабочего времени;
- отслеживание исполнения рабочего графика сотрудниками;
- чат;
- внутрикорпоративная коммуникация между сотрудниками;
- задачи и проекты.
Аналогичная с проектным учетом система управления и отслеживания выполнения производственных задач.
CoPilot
ИИ помощник для решения производственных задач и создания готовых сценариев взаимодействия на внутреннем и внешнем периметре компании.
Плюсы:
- достаточно широкий функционал, затрагивает основные сферы работы;
- много вспомогательных инструментов, чтобы облегчить жизнь сотрудника;
- мониторинг рабочего времени сотрудников (в том числе тех, кто работает на удаленке).
Минусы:
- инструменты «Документы» и «Сквозная аналитика» поддерживается только в платной версии (тарифы Стандарт и Профессионал);
- Нет отслеживания эффективности сотрудников.
Zoho Sprints
Zoho Sprints – это программное обеспечение для гибкого управления проектами команд. Предлагает функции кастомизации, доску объявлений, табель учета рабочего времени, отчетность и другое.
Плюсы:
- есть актуальные функции «Управление релизами», «Совместная лента», «Интеграция» и «Сотрудничество»;
- клиент-френдли поддержка, подробная помощь в использовании;
- табель рабочего времени отображает эффективное и неэффективное время сотрудника.
Минусы:
- не входит в реестр ПО РФ.
Сервисы для отслеживания эффективности работы
Какая основная боль работодателя удаленщика? Неэффективное использование рабочего времени. Большинство сервисов используют в своей оценке удалённого сотрудника только линейный подход к мониторингу: фактическое включение и выключение рабочего аккаунта на учетной системе. Однако при взаимодействии с дистанционным выполнением трудовых обязанностей (фрилансерством) важно не только время, но и качество труда. Такой мониторинг обеспечивает DLP-система.
DLP-система – это программное обеспечение по сохранности информационного контура предприятия. Сюда входит как противодействие инсайдерской угрозе (обеспечение безопасного контура информационного обмена внутри предприятия), так и контроль сотрудников. Рассмотрим плюсы и минусы DLP-систем на примере Securetower от Falcongaze.
Плюсы:
- Разнообразные варианты анализа эффективности сотрудника и эффективности его рабочего времени.
- Отчетность по сотрудникам подразделениям, вариантность этой отчетности, настройка авто выгрузки.
- Вариантность мониторинга удаленного сотрудника по аудио и видео каналам.
Минусы:
- С точки зрения сотрудника – много способов контроля, нет возможности смошенничать.
Тренды в мониторинге сотрудников на удаленке
- Разработка мониторинга сотрудников в виртуальной VR и дополненной реальности AR
Компания Meta (* внесена в реестр экстремистских организаций в России) объявила приоритетом своей работы создание актуального пространства виртуальной реальности. Существует и виртуальное пространство для команд и совместной работы Meta Horizon Workrooms, где люди могут общаться и работать вместе: Workrooms (бета-версия). С помощью этого инструмента можно встретиться со своими коллегами в VR (в виде аватара), обсудить совместную работу, провести демонстрацию продукта создать, собственный кабинет в виртуальной реальности, оборудовать его согласно потребностям работника и многое другое. Согласно заявлению представителей компании-разработчика, компания Meta (* внесена в реестр экстремистских организаций в России) будет стремиться максимизировать присутствие в виртуальном мире в том числе как рабочем пространстве. Этому принципу придерживаются и другие разработчики. И хотя сегмент находится только в начале своего развития, уже сейчас разработчики осваивают эту проблему – контроля сотрудника в VR и мониторинг его эффективности, с соблюдением всех норм права и безопасности данных.
- Борьба с жульничеством на работе.
Несмотря на то, что проектный мониторинг рабочего времени и CRM-системы отслеживают объем работы и соблюдение трудового распорядка, нерадивые сотрудники будут стремиться обмануть систему и эмитировать свою работу, в то время, когда занимаются своими делами или подрабатывают на стороне.
Так на примере Битрикс24: отдел персонала будет видеть только, что сотрудник на удаленке ежедневно четко придерживается графика работы, однако его конечная эффективность оказывается очень мала. Доказать свою правоту представитель компании не может, не обладая достаточным объемом компрометирующей жулика информацией. Так вот, одним из последних трендов в мониторинге работы удаленных сотрудников является добавление инструментов оценки фактической занятости сотрудника. Сюда можно включить аудио и видео подключение к компьютеру, сравнение физиологических параметров сотрудника и лица, которое находится за ПК, скриншоты экранов и мониторинг веб-активности и так далее. Работнику остается меньше вариантов для маневра и жульничества, и не остается ничего кроме как выполнять свои трудовые обязанности честно.
Вывод
Сегмент удаленной работы продолжит развиваться, и со временем задачи мониторинга удаленщиков встанет еще острее. Поэтому развитие такого программного обеспечения также продолжится, инструменты будут совершенствоваться, с учетом современных тенденция и потребностей заказчиков.
На сегодня оптимальным вариантом являются DLP-системы. Это ПО обеспечивает полезное решение задач по ИБ в компании, помогает в обнаружении основных рисков утечки информации, а также обеспечивает конкретный предметный мониторинг и доказательства эффективности сотрудников компании.