К нам обратилась группа компаний Landal — занимаются производством и продажей всех типов ворот, рольставен, дверей, алюминиевых и модульных конструкций. Занимает лидирующие позиции в своем регионе и работает в 13 соседних областях.
Цель
Систематизировать и автоматизировать процесс производства
Задачи
- Упростить управление производством с помощью вывода всех проектов на одном экране (списком или в режиме канбан), с актуальными статусами и сроками
- Создать единую информационную среду, в которой будет работать команда (менеджеры, руководители проектов, бухгалтер, логист и т.д.)
- Сделать так, чтобы каждый участник работы с проектом мог быстро получить всю необходимую информацию по нему
Как было
В процессе работ возникало недопонимание относительно текущего этапа выполнения заказа и ответственных лиц, что приводило к затратам времени на поиск актуальной информации по заказу.
В момент передачи заказа между отделами терялась часть информации, что требовало дополнительного времени на ее уточнение. Происходило нарушение сроков производства и монтажа.
Руководитель не имел ясного представления о количестве текущих проектов и их статусе выполнения.
Этапы работ
1. Анализ ситуации и сбор данных
В компании уже была организована работа сразу 4-х отделов:
- бухгалтерия - проверяла актуальность данных в 1С и наличие всех документов для старта работ
- менеджеры производства - организовывали процессы выполнения работ
- логисты - организовывали процессы доставки материалов к месту монтажа
- монтажники - выполняли установку ворот/дверей/рольставен на объекте
Мы разбили процесс производства на атомы, собрали из них единую структуру
2. Описание бизнес-процессов
- Описали процесс производства
Этапы движения проекта начиная от его поступления из отдела продаж и заканчивая контролем качества, всего 6 этапов:
Внутри каждого этапа определили подэтапы:
- Определили ответственных сотрудников по каждому этапу
Даже если проект задерживается, будет понятно с кого спрашивать. В дополнение, продумали логику автоматического создания карточек в основном реестре проектов и во всех вспомогательных реестрах.
- Сформулировали техническое задание
Описали его таким образом, чтобы специалистам осталось просто изучить его и выполнить необходимые настройки.
- Создали основной реестр проектов в Битрикс24
Настроили автоматическое создание карточки проекта. Оно происходит когда менеджер переводит карточку сделки в воронке продаж на этап «В производстве»
Настроили автоматическое создание карточки во вспомогательном реестре при переводе карточки проекта в основном реестре в определенный статус
Сделали все необходимые бизнес-процессы для автоматизации
В конце протестировали схему на наличие слабых мест и провели обучение для сотрудников клиента.
3. Продумывание логики работ
- Сделка в воронке продаж попадает в определенный статус -> в отдельном реестре (смарт-процесс в Битрикс24) создается новая карточка проекта
- При движении карточки проекта по этапам, во вспомогательных реестрах создаются свои карточки и в них работают ответственные сотрудники: бухгалтер, менеджер производства, логист и т.д.
- Теперь сотрудникам не нужно пересылать документы по почте или хранить в отдельных папках на яндекс диске. Все документы по сделке и проекту хранятся в единой системе, куда есть простой доступ у всех сотрудников.
- Сотрудник каждого отдела работает в своем отдельном реестре и получает уведомление при поступлении ему в работу новых проектов
- Вместо того чтобы уточнять информацию по проекту в гугл-таблице или друг у друга, сотрудники получают все необходимые данные напрямую в системе
Как стало
Руководитель теперь может мониторить все текущие проекты в реальном времени на одном экране. Ускорили доступ к информации по проекту для всех участников
Перестала теряться информация при её передаче между отделами. Каждый участник процесса теперь четко понимает свою задачу и выполняет её, после чего проект автоматически переходит к следующему сотруднику.
Результаты
- Более 134 млн рублей - общая сумма проектов, которые клиент запустил с помощью нашего решения
- В 6,5 раз ускорилось время передачи проекта между отделами: продажи -> бухгалтерия -> производство -> логистика -> монтаж
- 17 секунд и доступ в интернет нужно сотруднику чтобы получить всю актуальную информацию по проекту
Над проектом работали:
- Виктор Васечка – руководитель
- Константин Рожков – менеджер
- Виктор Васечка – бизнес-аналитик
- Александр Константинов – специалист по настройке бизнес-процессов
- Маргарита Аникина – тестировщик
👋 Открыты к новым проектам и партнерствам
Почта: info@vasechka.com
Телефон: +7 922 075-84-04
Телеграм-канал: @vasechka_group
Сайт: vasechka.com