Проводя свои исследования на предприятиях и компаниях в России, мы замечаем, что многие организации начинают осознавать важность изменений. Они стремятся к снижению издержек, адаптации к колебаниям рынка и потребностям клиентов, а также к улучшению качества своей продукции и услуг. Это прекрасно! Компании активно изучают различные методики оптимизации (например, Лин, Производственная система Тойоты, 6-сигма и другие), внедряют улучшения в основные бизнес-процессы и уже видят положительные результаты этих изменений.
Приступая к улучшению производственной системы компаний, компания АБС групп всегда радуется тому, что участники проекта готовы активно вовлекаться в процесс. Наша работа уже принесла нам несколько значимых результатов:
- Увеличение годовой производительности на 15% без увеличения штата сотрудников;
- Улучшение качества продукции на 30%;
- Сокращение расходов на 20%;
- Гарантированное соблюдение сроков выполнения заказов;
- Уменьшение времени на выполнение заказов на 30%.
С реализованными кейсами компании АБС групп можно ознакомиться здесь. Достигнуть более высоких изменений вполне возможно.
Почему же не получается добиться результатов выше? В чем проблема?
На результаты сильно влияет весь комплекс рабочих процессов внутри предприятия, будь то производственные или административные. Когда мы сосредотачиваемся только на производстве, мы улучшаем только там, где есть неэффективность. Но оказывается, что производство сталкивается с огромным отрицательным воздействием административных процессов: недостоверная информация, много времени на согласования, постоянные корректировки планов, неохота оказывать оперативную и качественную помощь в решении проблем на производстве – вот где настоящие проблемы и так далее.
Во время работы над проектами мы проводим хронометраж офисного времени, а также проводим интервью с руководителями и специалистами всех служб. Каждый раз сталкиваемся с влиянием офисных процессов на производство и прихожу к выводу, что
- более 25% затрат скрываются именно в офисе;
- более 30% времени, необходимого для выполнения заказа, уходит на офисные процессы;
- более 25% качества результата зависят от офисных процессов, а производство старается справиться с этим как может.
Управление компанией осуществляется через систему, состоящую из функциональных подразделений, каждое из которых специализируется на выполнении определенных функций. Эта модель обеспечивает понятную структуру ответственности, четко определенные цели и логичную организацию. Однако возникают проблемы, такие как отсутствие гибкости в изменениях, наличие бюрократии и недостаток стимулов для качественного и эффективного выполнения работ в производстве.
Профессионалы работают только в своей узкой специализации, что вызывает множество проблем между функциональными подразделениями. Каждый старается выделиться, ища виновных вместо поиска решений. Все решения принимаются на верхнем уровне управления, что приводит к увеличению времени на выполнение работ. Это создает спираль реагирования и негативно сказывается на компании. Задачи спускаются сверху вниз, проходят через несколько этапов, разбиваются на отдельные функции и искажаются.
Итог: работники видят лишь свою часть работы, не понимая общего результата, что ведет к перегруженности и плачевным ситуациям при завершении проектов.
Что делать в такой ситуации?
Однозначно включать в процесс изменения и административные процессы. А дальше конкретные действия и слаженная работа офисных работников. Что мы используем и как работаем в проектах? Поделимся своим опытом и своими рекомендациями.
- Озвучить ЛПР, что все участвуют в изменениях, а не только производство и только от совместной работы компания может достигнуть целей.
- Четко обозначаем результат работы административных процессов и начать их измерять, и обозначаем для бизнес-процессов цели улучшения: улучшение качества и удовлетворенности результатами основными процессами, сокращение времени выполнение работ.
- Активно работаем над административными процессами через переход на процессный подход управления, где в основе рабочей деятельности встают уже не функции, а бизнес-процессы.
В проектах для перехода к процессному подходу и результативного изменения мышления сотрудников в работе, мы используем методологию Agile. В методологии Agile есть два пути: SCRUM и КАНБАН. От ситуаций и уровня компаний мы принимаем решение, что наиболее эффективно применить для достижения целей. Даже на первых этапах применения Agile компании получают прозрачность административных процессов, понимание где, что не так, где «узкие места», и что необходимо менять в первую очередь.
Конечно, в любом случае, решение за руководителем компании о необходимости включать в улучшение офисные процессы, но компания АБС групп рекомендует не откладывать этот процесс в «долгий ящик» и идти на поводу офисных сотрудников, у которых «все хорошо» в головах, главное изучить все возможные варианты и уже «по месту по факту», применять то, что будет максимально результативно в Вашей компании и в Ваших случаях. В любых вариантах при правильном внедрении данной методологии Вы получите рабочие команды единомышленников с высокой мотивацией на конкретный результат работы, скорость выполнения работ, качество, быстрое изменение и корректировка рабочего результата под потребности как внутренних, так и внешних клиентов. В итоге компания комплексно становится более гибкой, готовой быстро реагировать на изменения рынка и «желаний» заказчиков. Все в ваших руках!
Подписывайтесь на наши социальные сети!
- Telegram - https://t.me/ibsgroups
- YouTube - https://www.youtube.com/@ibslean