Компания “UniRest”, владелец известной сети ресторанов быстрого питания РОСТИКС, начала работать на нашем рынке после введения санкций. Она является частью не менее известной компании KFC, которая долгое время работала в России. Из описанной ситуации логично формируется и проблематика рассматриваемого проекта.
Пока бизнес работал под единой международной маркой KFC, для учёта использовались зарубежные продукты. Все необходимые операции проводились в продуктах JDEdwards (бухгалтерия), Crunchtime (склад) и Axapta (нси).
Существовала слаженная процедура, которая позволяла работать в интегрированной системе автоматизации. Эта система автоматизации использовалась во всех странах присутствия, была отлажена и функционировала нормально. Каждая среда для своей функции.
После дезинтеграции российской части бизнеса компании из общей системы и ребрендинга, оказалось, что все удобные и отлаженные схемы автоматизации теперь не работают.
Доступа к продуктам JDEdwards, Crunchtime и Axapta у русских пользователей больше нет, а вести учёт всё равно необходимо. Кроме того, помимо учёта по стандартам, которые предъявляют к бизнесу РФ, следует ещё и обмениваться данным с международной частью компании.
Это сложная схема, которая требует разработки не менее сложной системы автоматизации.
Для решения проблемы нашей компанией было предложено использовать конфигурацию 1С:ERP и выполнить необходимые доработки системы. Доработки позволили интегрировать все потоки данных из множества учетных систем в один общий, вести разноплановый учёт, отражать сложные процессы производства и обмениваться данными с международными подразделениями. Интегрировать сторонние сервисы и вести кассовые операции. Рассказываем о сложной схеме перехода на ERP в UniRest.
Известная сеть ресторанов KFC будет теперь работать в России по модели мастер-франшизы без корпоративного присутствия компании Yum! Brands в стране. Все российские активы бренда, включая корпоративные заведения, права на мастер-франшизу и операционную систему управления сети ресторанов, были проданы ижевской компании «Смарт сервис». Теперь рестораны откроются под обновленным названием и логотипом — Rostic’s.
Название “Ростикс” было на слуху в районе 2010-х годов. Тогда про KFC никто не слышал, зато вот Ростикс был на каждом фудкорте. Теперь всё изменилось. У компании всё также сохранилось множество филиалов. При этом есть ещё и франшизные ресторанчики. Всё это следует увязать единой логистической цепочкой и общей логикой функционирования. Кроме того, в компании используется специфическая управленческая схема.
Ростикс принадлежит компании UniRest, которая и обратилась к нам за организацией системы автоматизации. Сложность в том, что UniRest должна была всё также обмениваться информацией с международными подразделениями KFC, но при этом работать согласно внутренним законам РФ. Важный момент – вся инфраструктура по автоматизации была полностью разрушена. Поскольку изначально для автоматизации использовались только зарубежные программные продукты, переход на отечественный аналог требовал больших трудозатрат и объемной доработки продукта. Кроме того, специфика бизнеса компании подразумевала реализацию сложных процессов, а конкретных схем адаптации и переноса данных в ERP из зарубежных программ попросту нет.
Задачи и проблемы проекта
Долгое время учёт вёлся в группе иностранных систем, которые попали под санкции
- Всё время, пока компания работала под брендом KFC, учёт вёлся в системе в группе систем автоматизации. Использовались системы JDEdwards, Crunchtime и Axapta. Каждая система для конкретной области. Эти системы были объединены и с группами вспомогательных продуктов. Например, туда был интегрирована работа с Контур или системами учёта распределения продукции по подразделениям. Основная проблема проекта заключалась в том, что нужно было собрать данные из множества систем сразу и реализовать такой учёт в ERP. При этом следовало учесть, что использовались расчёты в том числе и в разных валютах, а данные должны были поступать в международные подразделения.
Многие модули требовали сложной доработки
- В KFC многие системы функционировали по сложной схеме. Бизнес-процессы сильно отличались от тех, реализация которых подразумевалась методами ERP. Например, объемная доработка требовалась для модуля “Казначейства”, так как стандартный вариант подразумевал однократное согласование платежей. В компании же согласовывать платежи требовалась на множестве рабочих участков. Необходимо было также внедрить новые формы отчётов и собирать по ним данные.
Проработать рабочие схемы автоматизации бизнес-процессов внутри ERP
- Бизнес-процессы были отлажены и автоматизированы, но на базе старых систем учёта. В ERP таких схем не было. Следовало организовать работу на новой площадке с отлаживанием новых алгоритмов, а для этого необходимо было интегрировать методики обмена информацией с франчайзи, описать схему поставки продуктов и выполнить сбор данных.
Внедрение полноценной работы с кассой
- Система учёта должна была полноценно работать с кассой и выполнять все необходимые операции. Это отдельный участок, который требовалось разработать практически с нуля.
Обучение специалистов компании-заказчика
- Система получилась сложной и требовалось разработать инструкции, а также обучить специалистов из компании заказчика.
Способы решения
Системы, которая могла бы в полной мере решить проблемы заказчика, не существовало.
Мы предложили использовать самый подходящий вариант – конфигурацию 1С: ERP. Эта программа хотя бы подразумевает интегрированное производство. Но множество аспектов автоматизации бизнес-процессов всё равно требует объемной доработки. Кроме того есть розничная торговля и нужен обмен данными со сторонними сервисами.
Способ решения был логичным – взять выбранную конфигурацию, адаптировать её под нужды заказчика и запустить работу. Данные собрать из всех имеющихся систем и перенести в общую базу ERP. Необходимые интеграции настроить. В том числе, учесть и важность взаимодействия с прочими иностранным сервисами и необходимость подключения таких систем, как Контур. Подобных проектов пока не выполнялось. Готовых паттернов для решения системы тоже нет. Всё пришлось запускать “на ходу”.
Пошаговый алгоритмы действий
- Разработать алгоритм дезинтеграции Российской части компании и организовать логику новых бизнес-процессов
- Собрать учётные данные из иностранных систем автоматизации и перенести их в 1С:ERP. Извлечь данные из: JDEdwards (бухгалтерская отчётность), Crunchtime (Складской учёт) и Axapta (Нормативно-справочная информация)
- Доработать конфигурацию 1С:ERP и организовать работу новых отчётов
- Масштабная доработка с разработкой схем интеграции с нуля. Интеграция имеющихся сторонних сервисов, которые работали и раньше.
- Внедрен модуль 1С: Общепит для 1С: ERP
- Выполнить нужные интеграции и адаптировать синхронизации
- Подготовить инструкции по системе и провести обучение
Результаты реализации проекта для компании заказчика
Данные перенесены в новую систему и не утеряны
Все значимые данные были перенесены в систему 1С: ERP. Работа налажена и система полноценно работает с интегрированной новой базой. Всё это реализовано на отечественной системе и не стоит теперь опасаться ограничений или неожиданного выхода из строя.
На базе 1С: ERP реализованы все необходимые функции и внесены бизнес-процессы
Доработка позволила реализовать весь нужный функционал и все инструменты теперь доступны в среде 1С в продукте ERP. Одна система заменила сразу три и позволила сделать учёт ещё более удобным и комфортным. Для работы со спецификой внедрен модуль 1С: Общепит, с помощью которого проводился учёт ингредиентов и прочих стандартных компнентов.
Выполнены все нужные интеграции и установлена связь со всеми нужными продуктами
Запущена автоматическая интеграция 1С с внешними системами: Axapta, R-Keeper и Контур.
Инициирована возможность выполнять сложное согласование заявок на оплату и обмениваться данными с международными подразделениями
Выполнена работа по интеграции сложного механизма работы модуля “Казначейство” и сохранена возможность обмена данными между всеми подразделениями, в том числе и иностранными.
Доработана система кассового учёта с дополнительной интеграцией оборудования
Система 1С: ERP изначально не подразумевает сложного взаимодействия с кассой и продажами, но разработанный механизм позволил решать все задачи учёта именно с помощью ERP. В том числе и запустить работу с кассами согласно установленным требованиям. Проведена интеграция модуля чеков, списание по рецептурам, отчётность, инкассация с учетом сейф-пакетов, учёт выручки, учёт сомнительных купюр.
Выводы
Благодаря масштабной доработке 1С:ERP удалось заменить сразу три иностранных системы (JDEdwards (бухгалтерская отчётность), Crunchtime (Складской учёт) и Axapta (Нормативно-справочная информация)) одной полнофункциональной.
Эта система позволяла вести учёт по требованиям РФ, синхронизировать обмен с международными подразделениями компании и реализовывать сложные бизнес-процессы, которые существовали в компании. Столь масштабный процесс переноса без дополнительных инструкций подразумевал довольно большой объем работы. Этот полезный опыт продемонстрировал, что вполне возможно выполнить безболезненный переход с сохранением данных с группы иностранных систем на одну отечественную. При этом удалось сохранить все необходимые синхронизации и оставить возможность работы с кассой. Это прекрасный пример дезинтеграции части зарубежной компании в отечественную среду.
Впрочем, если у вас остались вопросы по реализации проекта, мы будем рады рассказать о деталях в телеграм @evgrup.
⚡ Ну а тут мы рассказываем про самые интересные проекты, которые нам удалось реализовать.