Привет! С вами Дмитрий Грачёв, экс-менеджер по обучению в VK. Что? Да! Недавно я сменил место работы: теперь применяю продуктовый подход в HR к обучению в Яндексе. Из-за этого много размышлял о процессе оффбординга — прощания с сотрудником. Сегодняшняя статья об этом.
О пользе оффбординга и причем тут Икея
Важно четко выстроить оффбординг, чтобы снизить риски для компании. Вот почему:
- сотрудники уходят на рынок и при некорректном расставании могут плохо отзываться о компании — а негативный имидж повлияет на приток новых специалистов;
- иногда сотрудники возвращаются: замечаю, что многие мои коллеги по нескольку раз переходят из VK в Яндекс и обратно. Если расставание будет приятным, то он с большей вероятностью вернется к вам.
Оффтоп, чтобы лучше понять, о чем речь. Вспомните поход в Икею: после всех покупок вы выходили к кафе, где можно было взять стаканчик прохладной газировки и горячий хот-дог. Говорят, что создатель Икеи Ингвар Кампрад придумал такое дешевое кафе на выходе, чтобы перекрыть даже самый неприятный опыт.
Кресла, ноутбуки и другие артефакты
Чтобы оффбординг прошел гладко, все процессы должны быть продуманы от и до. Вы должны знать, как действовать в случае, если сотрудник уходит — либо самостоятельно, либо по решению руководства.
Пример из жизни: я вышел на работу в ковид, и с тех пор у меня дома осталось офисное кресло, которое мне прислали из компании. Был такой момент во время пандемии, когда подобные вещи воспринимались как бонус за то, что мы были вынуждены оборудовать рабочие места дома. Но время прошло, я ушел из этой компании, а что делать с креслом теперь, понятия не имел — никаких четких руководств на эту тему я не нашел. Было бы удобно, если бы мне прислали список того, что я должен вернуть.
Тут, кстати, речь не только о материальных вещах вроде стула или ноутбуков. Доступы в чаты и проекты, ДМС и обучение — на эти «артефакты», которые накапливаются за годы работы, должна быть инструкция, что делать с ними в случае ухода сотрудника.
Еще один пример: однажды я решил уйти из компании — но до увольнения нужно было отработать 3 месяца. Случай необычный, но по согласованию с руководителем такое бывает. Тут хорошо бы знать, какие корпоративные плюшки мне еще доступны и до какого момента: например, компенсация занятий спортом или ДМС. За время работы мы привыкаем к такому, поэтому внезапное лишение возможности записаться к привычному врачу может испортить впечатление, мол, «экономят на мелочах, а я столько лет жизни им отдал!»
Как улучшить опыт оффбординга
Задокументируйте процесс, как в онбординге
У HR должна быть четкая инструкция: заранее просмотреть доступы, которые есть у сотрудника, и отметить срок, в который они истекают. Имейте наготове шаблон письма или сообщения с изменениями, которые вступают в силу после подписания заявления на увольнение. Процесс должен быть налажен: заявление подписано — вы связываетесь с сотрудником и отправляете ему апдейт по новому статусу. Многие сейчас делают автоматические чек-листы для адаптации, почему бы не сделать такой же документ для обратного процесса?
Сохраняйте человеческие отношения даже в непростой ситуации
Никто не отменял человеческого подхода, даже при сложных увольнениях. Здорово, когда корпоративная культура предполагает открытый диалог между сотрудником и руководителем: возможно, вы дадите работнику время на поиск другой позиции внутри компании. Также можно договориться о сохранении некоторых плюшек до последнего дня работы или даже чуть позже.
Обсудите, как сообщить новости команде
Не забывайте о команде, из которой уходит сотрудник. Хотите вы того или нет, они узнают об увольнении до того, как получат прощальное сообщение. А это значит, что уходящий сотрудник может сказать что угодно о своем уходе — даже то, что невыгодно компании. Полезно договориться, кто и какую информацию донесет коллегам.
Exit-интервью — важно, если своевременно
Проводить интервью о причине ухода — частая практика, но не забывайте, в каких обстоятельствах находится сотрудник. Он либо в панике ищет новую работу, либо целыми днями передает дела. Важно проследить, чтобы интервью не стало для человека сюрпризом или дополнительной нагрузкой: запланируйте его заранее, постарайтесь провести быстро, сразу объясните, почему это важно и включите эмпатию на 100%. Также задайте пару вопросов про опыт «выхода» из компании, это поможет улучшить процесс оффбординга в будущем.
Расставаться — плохая примета
Пожалуй, HR-специалисты чаще прочих прощаются с людьми: это бывает тяжело и больно. Но в наших силах повлиять на то, как бывший сотрудник будет отзываться о компании после увольнения, а также сделать этот этап четким, понятным и уважительным.
Следите за новыми статьями в нашем телеграм-канале: регулярно пишем о продуктовом подходе в HR и рассказываем, как настроить процессы внутри компании.