В настоящее время организация удалённой работы (УР) всё больше входит в практику работы как малых, так и крупных компаний. С увеличением доступности технологий и интернета всё больше предприятий отдают предпочтение этому формату, не требующему привязки к офисному пространству.
Нельзя забывать, что эффективная удалённая работа всей компании требует аккуратной настройки и координации дистанционного взаимодействия между руководством, отделами финансов, юристами и другими отделами. В это статье мы обсудим главные моменты и преимущества в организации удалённой работы, а также дадим советы по успешным методам управления дистанционными сотрудниками.
Удалённое заключение сделок
Работа на расстоянии иногда может усложнить процесс подписания документов, который требует быстроты. Вот здесь и появляется необходимость в удалённой подписи.
Вариантов для подписания документов в такой форме несколько – можно использовать оригиналы, их сканы, PDF-формат или подписывать всё электронно с помощью ЭДО-сервисов. Давайте подробнее разберём каждый из этих способов.
Получение квалифицированной электронной подписи
Квалифицированная электронная подпись – это современный аналог рукописной подписи, фиксирующий неразрывность информации после её фиксирования. КЭП обладает юридической силой и реализует безопасное распознавание пользователя посредством криптографических методов.
Существует два основных способа приобретения сертификата КЭП:
- В аккредитованных центрах удостоверения (для работников фирм как физлиц).
- В Федеральной налоговой службе или у их доверенного представителя (для индивидуальных предпринимателей и руководителей предприятий).
Доверенное лицо удостоверяющего центра ФНС – это организация с правами на выдачу сертификатов электронной подписи от имени налогового удостоверяющего центра. Весь перечень этих компаний доступен здесь.
КЭП на сотрудника компании
Как мы уже говорили выше, сотрудник может получить сертификат квалифицированной электронной подписи физлица в удостоверяющем центре, который имеет аккредитацию Минцифры.
УЦ «Калуга Астрал» входит в перечень аккредитованных удостоверяющих центров и имеет все необходимые лицензии для выпуска электронных подписей для уполномоченных работников — «Астрал Подпись» и «1С-ЭТП». Данные продукты придают цифровым документам юридическую значимость и позволяют вести деятельность от имени компании.
Чтобы подписывать юридически значимые документы своей КЭП от имени компании, уполномоченному сотруднику организации (например, бухгалтеру) нужно использовать машиночитаемую доверенность.
Создавать МЧД удобно с сервисом «Астрал Доверенность». Решение позволяет оформить машиночитаемую доверенность на сотрудника или доверенное лицо в короткий срок. Директору или предпринимателю достаточно выбрать тип МЧД, заполнить данные и подписать документ своей КЭП.
КЭП для ИП и руководителя ЮЛ
При регистрации бизнеса возникает вопрос: «Как ИП и руководителю компании получить электронную подпись?». Для оформления сертификата КЭП, нужно обратиться в Федеральную налоговую службу. Перед этим необходимо сформировать заявление. Сделать такой документ можно лично в ФНС или удалённо через личный кабинет налоговой.
Давайте рассмотрим четыре основных шага формирования цифрового заявления в личном кабинете ФНС:
- Зарегистрируйтесь в ФНС на официальном сайте.
- Зайдите в личный кабинет и нажмите кнопку «Заявление на получение КЭП».
3. Пройдите проверку данных для выпускаемого сертификата. Затем нажмите «Далее».
4. После того как проверка будет осуществлена, вам придёт уведомление в Личный кабинет.
Готово! Ваше заявление сформировано.
УЦ «Калуга Астрал» поможет с ускоренным выпуском сертификатов УКЭП юрлица и ИП. Для получения рекомендуем воспользоваться услугой Получение КЭП в ФНС под ключ. Наши специалисты помогут сэкономить время на идентификацию, регистрацию в налоговой и настройку рабочего места.
Какие документы нужны для получения КЭП в ФНС
В дополнение к заявлению на получение сертификата КЭП предприниматели и руководители организаций должны предоставить несколько документов:
- Свои личные документы включают паспорт, номер ИНН и СНИЛС.
- Акт, подтверждающий возможность заявителя представлять юридическое лицо без доверенности. Это может быть протокол собрания по выбору конкретного человека или приказ о его назначении.
- Также потребуется ключевой носитель информации – токен. Оно является устройством USB Типа-A, которое должно быть сертифицировано ФСБ или ФСТЭК России. Это требование закона – без его выполнения налоговая служба не выдаст вам сертификат КЭП.
Выбрать подходящий токен рекомендуем в нашем интернет-магазине. В каталоге представлены только сертифицированные модели ключевых носителей.
Что нужно дополнительно для использования КЭП
Для того чтобы начать работу с КЭП, важно произвести настройку используемой техники. Это включает в себя установку следующего ПО:
- Криптопровайдер – это специализированное ПО, ответственное за создание электронной подписи и шифрование данных для их передачи, например, КриптоПро CSP.
- Плагин для веб-браузера – он обеспечивает корректную работу КЭП на интернет-ресурсах.
- Расширение для уже установленного плагина браузера.
- Драйвер для токена – его можно найти на сайте компании-производителя данного устройства.
- Корневые и промежуточные сертификаты Федеральной налоговой службы – их можно скачать с официального веб-сайта ФНС.
Организация ЭДО
Электронный документооборот представляет собой систему передачи документов в цифровой форме. В отличие от традиционных бумажных методов обмена ЭДО базируется на использовании электронных версий заполненных бланков. Эти документы, в свою очередь, подтверждаются электронной цифровой подписью (ЭЦП) для гарантирования безопасности.
Как подключить ЭДО в организации
- Получить сертификат КЭП.
- Выбрать оператора электронного документооборота – юридическое лицо, которое осуществляет организацию и обеспечение функционирования ЭДО между различными участниками. С полным списком всех таких компаний вы можете здесь.
- Заключить с ним договор.
- Проверить состояние корпоративной техники и установить недостающие элементы. Например, приобрести новый ПК.
- Зарегистрироваться в едином Личном кабинете оператора электронного документооборота. Например, можно зарегистрироваться в нашей системе Доки. С помощью этого сервиса вы сможете быстро и безопасно отправлять, получать и обрабатывать документы, а также хранить их в электронном виде. В Доки реализовано множество функций, которые помогают автоматизировать рабочие процессы и снизить затраты на обработку документов.
Важно не забыть оповестить контрагентов, что вы используете электронный документооборот. Чтобы ваши компании могли с лёгкостью обмениваться всеми документами, они также должны подключить ЭДО.
Как быть с бухгалтерией при организации удалённого бизнеса
Если ваш формат работы организации подразумевает удалённое взаимодействие, ведение бухгалтерии можно организовать четырьмя способами.
Приём и перевод сотрудников на удалённый режим работы
Чтобы гарантировать успешное принятие и переход сотрудников на дистанционный режим, необходимо установить чёткие правила и процедуры, предоставить необходимое оборудование и ПО, а также провести обучающий курс. Подробнее рассмотрим процесс принятия новых работников или перевода уже действующих на удалённую работу.
Приём новых сотрудников на удалёнку
Если собираетесь нанимать сотрудника, который проживает в России, тогда процесс не отличается от найма персонала для офиса. Необходимо:
- Запросить у претендента его личные документы (паспорт, ИНН, СНИЛС, дипломы и так далее).
- Выдать кандидату на должность документы компании (Устав компании, Положение о премировании).
- Оформить трудовой договор.
- Заверить две копии соглашения (одна останется у вас, вторую передайте работнику).
- Составить приказ о приёме на работу, а также положение об удалённой работе.
- Внести информацию о новом сотруднике в бухгалтерию.
- Выдать сотруднику электронную подпись.
Если же вы предполагаете сотрудничество с людьми, которые живут за границей, то Министерство труда и социальной защиты советует заключать с ними договоры гражданско-правового характера (приводятся данные письма Минтруда РФ от 16.01.2017 г. №14-2/ООГ-245). Более того, на портале Онлайнинспекция.рф представители Роструда дополнительно подчёркивают, что Трудовой кодекс России не регламентирует возможность заключения трудовых договоров с иностранными гражданами, работающими за пределами РФ (обращение №185509 от 22.08.2023).
Скачать образец трудового договора
Скачать образец Положения о дистанционной работе
Перевод действующих сотрудников
Для перехода уже имеющихся у вас сотрудников на подобную работу необходимо оформить две бумаги – Дополнительное соглашение к трудовому контракту и Постановление о переводе на дистанционную работу. Каждое ДС должно содержать следующую информацию: специфику работы (удалённая), основание и промежуток времени перевода рабочего на удалёнку, рабочее время и набор правил трудового расписания дня, а также метод общения между работниками (например, электронный документооборот).
Скачать образец Дополнительного соглашения к трудовому договору
Скачать образец Приказа о переводе сотрудника на удалённый формат работы
Дистанционная сдача отчётности в ФНС и фонды
После получения электронной подписи вы можете отправлять отчёты в разные ведомства – ФНС, Росстат, СФР и т.д., – несколькими способами:
- С помощью ЭДО.
- Воспользоваться аутсорсинговыми услугами (такие организации берут ответственность за сдачу отчётов и отправляют всё сами).
Согласно статье 31 НК РФ, иногда нужно присутствие руководителя компании или индивидуального предпринимателя. Например, во время налоговой проверки ФНС имеет право по письменному уведомлению вызвать учредителя или ИП для дачи некоторых пояснений.
1С-Отчетность — сервис передачи отчётности в контролирующие органы из программ «1С:Предприятие». Отправляйте электронные документы во все необходимые контролирующие органы: ФНС, СФР, Росстат, ФСРАР и т.д.
Подведём итог
В наше время всё больше компаний сталкиваются с задачей перевести свой бизнес на удалённый формат. Такая трансформация требует тщательной проработки и грамотной организации. Правильно сформированная работа на дистанции может предложить бизнесу ряд преимуществ:
- Высокая гибкость рабочих процессов (позволяет работникам эффективно выполнять свои обязанности не выходя из дома).
- Экономия на внутренних и внешних издержках (отсутствие расходов на аренду помещений, покупку офисных принадлежностей, компьютеров и специализированного оборудования).
- Возможность привлечения большего числа потенциальных сотрудников.
Это предложение не обходится без некоторых трудностей, таких как снижение уровня коммуникации, ухудшение контроля за процессами и необходимость установки специализированного ПО для каждого сотрудника.
Для удачной реализации работы на удалёнке крайне важно учитывать специфику каждого предприятия, обеспечивать своих работников всем необходимым, поощрять коммуникацию и сотрудничество, строить прозрачные системы оценки эффективности работников.
Компетентно организованный удалённый формат работы может стать ключом к увеличению эффективности бизнеса, улучшению условий труда и привлечению высококвалифицированных специалистов. Важно не только приспосабливаться к современным условиям, но и создать такие, чтобы сотрудники могли работать продуктивно в любой обстановке.
Используйте электронный сервис «Регистрация бизнеса» для открытия своего дела. С помощью нашего решения вы сможете быстро зарегистрировать ООО, не устанавливая дополнительные программы для заполнения документов.