👷♀️Дорогие коллеги! После длительного отсутствия снова сажусь за написание статьи, но в этот раз на "свободную тему".
Вот уже 5 лет я вхожу в состав команды организаторов научно-практических конференций для участников дорожной отрасли. Опираясь на свой опыт, хочу рассказать из чего состоят подобные конференции, а главное, для чего они нужны.
Любое мероприятие начинается с организаторских моментов:
🟢 Технические моменты: поиск и подготовка помещения, подготовка оборудования и реквизита (от проекторов до бутылочек с водой), продумывание логистики (гости приезжают со всей России, поэтому мы стараемся заранее договариваться с ближайшими отелями на заселение и скидку), рассылка приглашений, обработка заявок, заключение договоров, общение с участниками, рассылка материалов семинара.
В этой части мне больше всего нравится общение с коллегами, когда помимо организаторских аспектов, можно поговорить о чем-то стороннем/узнать кого-то ближе и увидеть человека с другой стороны. Бывает, что знаешь человека как одного из лидеров отрасли, и думаешь, что к нему не подойти пообщаться просто так, а на деле он оказывается очень открытым и добродушным
🟢 Программа мероприятия: составление программы, привлечение спикеров, участников, рекламодателей. Сбор и подготовка презентаций. Обеспечение поддержки конференции местными гос. органами
🟢 Маркетинг: подготовка дизайн-макетов для раздаточного материала, назначения стиля мероприятия, взаимодействие со СМИ; рассылка приглашений
Основная цель - обеспечение комфорта гостей мероприятия и создания благоприятной среды для обмена информацией.
1 Структура мероприятия
Кратко опишу из чего состоит мероприятие
✅Регистрация. Любая конференция/семинар начинается с регистрации и чашечки утреннего кофе 🙂
Еще до регистрации мы направляем письма-приглашения, собираем и обрабатываем все заявки участников, заключаем договоры на участие (если мероприятие носит платный характер) отвечаем на любые вопросы; 24/7 находимся на связи.
✅Открытие занавеса. Далее, начало самого мероприятия - это всегда вступительное слово организаторов конференции, а также представителей гос. органов региона (в нашем случае - это Минтранс).
✅Основная часть. К микрофону приглашаются спикеры конференции с докладами и презентациями. После каждого выступления выделяется время для обсуждения доклада. На мой взгляд, обсуждение - это фишка подобных конференций, так как они поднимают бурный интерес среди участников, а также дают хорошую почву для дальнейших размышлений
Доклады готовятся на самые разнообразные темы, например: опыт укладки бетонных дорог в России, использование нового ГОСТа на асфальтобетон, деформационные швы мостовых сооружений, применение геосинтетики в конструкции дорожной одежды и много другое)
✅Заключительная часть. После выступления всех спикеров, гости приглашаются на автепати (вечернее мероприятие), где, как правило, их ждет банкет и концертная программа.
К этой части мы готовимся сильно заранее, выбираем зал, составляем программу выступающих, меню и т.д. Это хорошая возможность для общения в неформальной обстановке.
2 Для чего нужны конференции и семинары?
👉Во-первых, дорожная отрасль в последнее время стремительно меняет
нормативно-техническую базу и совершенствуется. Научно-практическая
конференция - это отличный способ успеть за новыми разработками в
дорожной сфере и не только. Мне всегда интересно как новые разработки
применяются в практике, этому моменту уделяется особое внимание.
👉Во-вторых, на подобных мероприятиях зачастую разбираются самые
важные ГОСТы, вступившие в силу, делаются пояснения в сложных
формулировках и описывается опыт применения, что несет колоссальную
пользу для всех наших коллег. Все мы знаем, что нормативы не совершенны
и к ним всегда много вопросов, особенно, когда они только вступают в силу.
Расскажу на своем примере: Раньше у нас был ГОСТ на асфальтобетон 9128-2013, взамен ему пришел ГОСТ 58401.1 (и еще несколько) и нужно было четко структурировать все изменения, правила применения, проектирования и т.д; Во всех наших конференциях об этом всегда поднимался вопрос в первую очередь, что помогло работникам нашей отрасли быстрее понять и принять все нововведения
👉В-третьих, самое полезное - это дискуссии, после каждого доклада дается
время для их обсуждения, в процессе обсуждения можно не только задать
свой вопрос, но и высказать свою точку зрения, что является
потрясающим обменом знаний и опытом. Также, отмечу, что это отличная
возможность задать свой вопрос лидерам дорожной отрасли и получить на
него развернутый ответ
👉В-четвертых, отличная возможность пообщаться с коллегами, обменяться
контактами и держать связь. Для меня лично эта возможность является очень
ценной, поскольку она ни раз выручала меня в работе.
👉В-пятых, для любой организации - это возможность заявить о себе и о
своем продукте, будь то завод-изготовитель или проектная организация.
А самое главное, задается вектор для развития региона, в каком направлении двигаться дальше и на какие нюансы следует обратить свое внимание, это игра в долгую, но она того стоит.
💬В этой статье, я достаточно кратко описала структуру и смысл подобных конференций. Призываю коллег посещать аналогичные мероприятия для расширения кругозора, обмена информацией и налаживания контактов.