Миф 1. Формы электронных первичных документов применяют только те учреждения, где есть ЭДО
Нет, это не так. В Методических указаниях Приказа 61н (п. 6) определено, что «если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления (хранения) документа исключительно на бумажном носителе, а также при отсутствии организационно-технической возможности субъекта учета формирования и хранения электронных документов, формы унифицированных электронных первичных учетных документов применяются для формирования первичных учетных документов на бумажном носителе с одновременным представлением лицу, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, электронного образа (скан копии) такого документа».
Иными словами, наличие или отсутствие ЭДО не должно стать препятствием к применению новой «первички», электронные документы могут быть и бумажными, если у субъекта учета нет организационно-технической возможности создать и вести ЭДО.
В этом вопросе у организаций бюджетной сферы есть еще одно популярное заблуждение — боязнь привлечения к административной ответственности за отсутствие ЭДО. Поспешим успокоить: действующее законодательство таких санкций не предусматривает. «Бухгалтерская» статья 15.15.6 устанавливает ответственность за отсутствие первичных документов как грубое нарушение требований к бюджетному (бухгалтерскому) учету, но никаких требований к форме документов — бумажные или электронные, не предъявляет.
Годовая подписка Контур.Школы
Обучение специалистов бюджетной сферы разного уровня подготовки. Удобные форматы. Документы об обучении
Миф 2. Можно использовать формы документов, которые учреждение разработало само и закрепило в учетной политике
Не совсем так. Современный подход Минфина России к применению документов, формы которых утверждены локальными актами субъекта учета таков: да, можно и нужно, но только до тех пор, пока нет унифицированной формы, утвержденной приказом ведомства (Письмо Минфина России от 22.07.2022 № 02-07-10/71229).
Дело в том, что ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ закрепила право экономических субъектов самостоятельно решать вопросы с формами первичных документов, кроме организаций бюджетной сферы, для которых унифицированные формы устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством РФ.
Это означает, что по мере запуска очередных унифицированных форм первички субъекты учета, в том числе бюджетные и автономные учреждения, должны пересматривать применяемые документы и исключать из этого списка самостоятельно разработанные, если появилась унифицированная форма.
Все вышесказанное полностью относится и к документам по учету доходов.
Обучение для бухгалтера учреждения
Первичные документы и электронный документооборот в организациях бюджетной сферы
Миф 3. Первичку по доходам должны применять только казенные учреждения — администраторы доходов
Серьезное заблуждение, что на бюджетные и автономные учреждения это требование не распространяется, влечет негативные последствия.
Формы документов, установленных Приказом 61н обязательны для бюджетных, автономных учреждений — они обязаны применять их как любые другие организации бюджетной сферы (письма Минфина России от 21.12.2022 № 02-07-05/125613, от 28.04.2023 № 02-07-10/39812, от 05.07.2023 № 02-07-10/62839, от 04.10.2023 № 02-07-10/94555, от 30.11.2023 № 02-06-07/115365).