1. Принять решение об открытии подразделения на собрании учредителей (либо решение единственного участника). Решение утверждается, если за создание филиала проголосовали 2/3 и более учредителей и заносится в протокол собрания.
Для подготовки документов понадобятся:
· Устав Вашей организации.
· Решение (протокол) о создании Вашей организации.
· Приказ о назначении руководителя Вашей организации.
· Данные на директора филиала (паспорт с пропиской).
· Сведения об адресе: договор аренды либо гарантийное письмо от собственника.
Для подачи понадобится флэшка с ЭЦП (согласовать передачу с бухгалтерами, т.к. у них отчетность).
2. Разработать положение о филиале – внутренний документ с информацией о целях деятельности головной организации через структурное отделение. Укажите в Положении адрес регистрации, наименование, цели, вид и географию деятельности, состав управления, источники финансирования, права и обязанности директора, форма отчетности, наличие собственного расчетного счета.
3. Назначить руководящее лицо – директора. Издайте приказ о назначении руководителя филиала. На имя руководителя нужно оформить доверенность с указанными полномочиями. В доверенности следует указать паспортные данные руководителя, его полномочия, дату составления, а генеральный директор основной организации должен ее подписать.
4. Организовать постоянные рабочие места. Подберите помещение, оборудуйте его в зависимости от деятельности сотрудников. Новая структурная единица считается созданной со дня организации постоянного рабочего места, а не с даты издания приказа.
5. Внести изменения в Устав. С учетом решения, принятого на собрании, подготовьте новую редакцию документа. Заполните заявления о внесении изменений.
Вносить сведения о филиале в устав юридического лица можно по желанию, а вот в ЕГРЮЛ отразить сведения о филиале нужно обязательно (п. 3 ст. 55 ГК РФ).
Назначение руководителя
Руководителя филиала назначает юридическое лицо компании. Оно же оформляет нотариально заверенную доверенность на руководителя — чтобы тот обладал практически всеми полномочиями компании. Но некоторые функции ему недоступны: если на компанию подадут в суд, ответчиком станет головное отделение.
Учредительные документы филиала
По закону сведения о филиале нужно внести в Единый государственный реестр юридических лиц (ЕГРЮЛ). Для этого вам понадобится заполненное заявление по форме Р13014 и протокол или решение о создании филиала. Кроме того, нужно утвердить положение о филиале и приказ о назначении руководителя.
Документы для регистрации филиала можно подать разными способами:
через регистрирующий орган,
в специализированном МФЦ,
через Госуслуги или ФНС России,
почтой — с объявленной ценностью и описью вложения,
через нотариуса, который подключен к единой информационной системе нотариата и системе межведомственного электронного взаимодействия.
Регистрация займет до 7 рабочих дней, после чего владелец компании получит уведомление о внесении изменений в ЕГРЮЛ и обновленный экземпляр Устава, если вы всё же решили внести в него правки. Только после этого филиал официально считается открытым. Все сведения передадут в налоговую службу по местонахождению филиала — вам никуда ходить не нужно.
Выбор баланса
После этого вам следует определиться: выделять филиал на отдельный баланс или нет.
Филиал на отдельном балансе имеет право начислять выплаты работникам. В таком случае нужно отчитываться по налогам и платить страховые взносы по месту нахождения.
Если же не выделять филиал на отдельный баланс, вы сможете сдавать отчетность в головную организацию. Это удобный вариант, если у филиала небольшие обороты и мало сотрудников. В таком случае бухгалтерским учетом филиала занимается головной офис.
После открытия филиала организация не может использовать упрощенную систему налогообложения (УСНО). Придется переходить с УСН на ОСНО: для этого нужно уведомить налоговую о переходе.
Страхование и пенсии
Ставить филиал на учет в налоговой не нужно: на основании сведений из ЕГРЮЛ это сделает налоговый орган. То же касается регистрации в ПФР. Однако если у филиала есть свой расчетный счет, отдельный баланс и возможность начислять сотрудникам выплаты, нужно обратиться в Инспекцию Федеральной налоговой службы России (ИФНС) по месту нахождения организации — они передадут все данные в ПФР.
Также придется зарегистрироваться в Фонде социального страхования (ФСС). Перечень необходимых документов можно найти на сайте Фонда. Всё это нужно сделать в течение 30 дней со дня издания организацией приказа о филиале — иначе вам грозит штраф:
10 000 ₽ за нарушение срока подачи заявления в налоговую,
10% (но не менее 40 000 ₽) от полученных доходов за время деятельности без постановки на учет,
до 100%, если обнаружен умысел или другие отягчающие обстоятельства,
от 2 000 до 3 000 ₽ за нарушение срока подачи заявления в налоговую для должностных лиц.