После пандемии компании массово перешли на ЭДО — это уже маст-хэв, от которого никуда не деться.
При этом регулярно, принимая учет очередного клиента, мы находим в электронном документообороте бомбы замедленного действия.
Итак, типичные ошибки с ЭДО, из-за которых можно хорошенько огрести 👇🏻 Рассказываем.
- Дубликаты в бумажном виде. Если гендиректор решил перейти на ЭДО, но консервативный главбух внутренне против (не доверяю я вашим эти електронным штукам, неудобно мне), это полностью обнуляет преимущества цифры + жрет ресурс бухгалтера + удваивает возможность потерять что-то важное. О потере вы узнаете, когда прилетит требование банка или ФНС.
- Анархия и самообучение персонала. Невероятно, но факт — даже спустя годы многих руководителей не смущают ошибки сотрудников в электронных документах. Редко кто устраивает регулярные консультации и аудиты. А ведь юридически ЭДО — полноценная замена бумаги. Ошибка будет электронная, а штрафы и доначисления — реальные.
- Отсутствие обновлений. Мало купить машину, нужно еще регулярно возить её на ТО. Системы ЭДО также нужно регулярно обновлять, чего гарантируют не все вендоры. На отладку процессов и обновлений тоже уйдет какое-то время.
- Немасштабируемое решение. Не супер-страшная проблема, но неприятная. Если с самого начала выбрать неправильного провайдера, это может обернуться дополнительными расходами и головняком в будущем. Всегда нужно смотреть чуть-чуть в перспективу. А что если количество документов и операций кратно увеличится? Не придется ли переходить в другую систему?
Ну хватит, пожалуй) а то сильно начали пугать.
Вообще, конечно, грамотная цифровизация — это вау, здорово и круто. Подходите системно к отладке электронно-документо-оборотных процессы системно☝🏻 Тогда ЭДО только поможет развитию компании.
Мы в Яшин&Партнёры топили за ЭДО ещё в далеком 2015, когда это не было мейнстримом — и до сих пор стараемся договориться даже с самыми упрямыми динозаврами)) Да-да, такие есть.
Например, один из наших клиентов — известная сеть магазинов деревенских продуктов. И их поставщики, соответственно, в основном небольшие ИПшники и фермеры. Те самые, которые привыкли записывать ходы в блокнотик и считать акты формальностями.
Что мы делаем?
👉🏻 Обычно у провайдеров есть бесплатные тарифы на исходящие документы, типа до 50 шт. в квартал. И контрагент может подключиться к нему, чтобы сэкономить всем участникам процесса силы.
Мы обзвонили каждого Петровича и объяснили важность ЭДО и документов, а также помогли подключиться к бесплатному тарифу. Кто-то перешел, стало легче всем.