Шаблоны Word: ликбез для версий 2007-2021

Введение

Данная статья написана на примере интерфейса Word 2016, но в остальном подходит для любых версий Word, начиная с 2007.

Когда люди делают много документов одного типа, то они зачастую берут за основу старые документы: копируют их (или сохраняют под новым именем), а затем заменяют в них данные, дописывают, удаляют лишнее. Т.е. старый документ выступает в роли заготовки для нового документа.

Недостаток такого подхода заключается в том, что многократное копирование и изменение документа приводит к тому, что в нем накапливаются ошибки: мусорные стили, мусорные шаблоны списка и прочее.

Чтобы избежать этого, можно в качестве заготовок для новых документов использовать шаблоны Word. Однако этим использование шаблонов не ограничивается, о чем я расскажу в настоящей статье.

В этой статье вы узнаете:

1. Что такое шаблон Word на первый взгляд
2. Как создать шаблон
3. Как создать документ на основе шаблона в Word 2016
4. Что значит: документ основан на шаблоне
5. Определение шаблона Word. Виды шаблонов
6. Приоритеты шаблонов Word
7. Как копировать стили из шаблона
8. Что будет если открыть документ, основанный на шаблоне, на другом компьютере

1 Что такое шаблон Word на первый взгляд

Шаблон Word это особый вид файла Word (говорят также, особый вид документа Word). Основное видимое отличие шаблона от документа Word заключается в том, что если по шаблону дважды щелкнуть, то в оперативной памяти создается копия этого шаблона с именем типа «Документ 1». Также можно создать новый документ из редактора Word (Файл – Создать) на основе шаблона, при этом также создается копия шаблона.

Обычно пользователи не используют шаблоны: они выбирают Файл – Создать – Новый документ (рис. 1), в результате чего создается копия шаблона Normal. Когда пользователь создает новый документ Word правой кнопкой мыши, то тоже создается копия шаблона Normal. Т.е. новый документ всегда создается на основе какого-то шаблона. Если пользователь не выбирает шаблон, то используется шаблон Normal.

Рис. 1. Создать новый документ на основе шаблона Normal

2 Как создать шаблон

Файлы шаблонов имеют расширения:

• dot – для Word 2003 и ранее;
• dotx – формат Word 2007+ без макросов;
• dotm – формат Word 2007+ с поддержкой макросов.

Чтобы создать шаблон, нужно сохранить выбранный документ как шаблон (рис. 2).

Рис. 2. Сохранение документа как шаблон

Надо отметить одну важную делать. Документ, который вы сохраняете как шаблон, должен быть создан на основе чистого шаблона Normal. Это избавит вас от возможных проблем в будущем. Дело в том, что когда вы сохраняете документ как шаблон, то этот шаблон наследует все ошибки и весь мусор, который был в этом документе.

3 Как создать документ на основе шаблона в Word 2016

Первая трудность, которая возникает при попытке создать документ в Word 2016 на основе шаблона – это то, что непонятно, где этот шаблон можно выбрать. По умолчанию в Word 2016 вкладка «Личные» (см. рис. 1) отсутствует.

Решается это так: в параметрах Word на вкладке «Сохранение» пропишите путь к личным шаблонам (рис. 3). Насколько я понял, подразумевается, что личные шаблоны надо хранить в стандартной папке «Документы\Настраиваемые шаблоны Office». Но можно выбрать любое расположение. Кому-то, может, удобнее хранить личные шаблоны рядом с шаблоном Normal, т.е. в папке: %appdata%\Microsoft\Templates

Рис. 3. Расположение личных шаблонов по умолчанию

Чтобы изменения вступили в силу, надо перезагрузить Word. Если вы положите шаблон в ранее выбранную папку для личных шаблонов, то вы сможете при создании нового документа выбрать этот шаблон на вкладке «Личные». Возможно, перед этим потребуется один раз открыть документ правой кнопкой мыши, чтобы этот шаблон отобразился в списке.

Рис. 4. Создать новый документ на основе личного шаблона

4 Что значит: документ основан на шаблоне

В любом документе содержится информация, на основе какого шаблона он создан (вернее, на каком шаблоне он основан, подробнее чуть ниже). Посмотреть можно в окне шаблоны и надстройки (рисунок 5). Как включить вкладку «Разработчик» написано здесь.

Рис. 5. Окно «Шаблоны и надстройки», когда текущий документ основан на шаблоне Normal

Фраза «документ основан на шаблоне» означает, что этот шаблон прописан в данных этого документа (см. рис. 5). Говорят еще, что этот шаблон присоединен (прикреплен) к документу.

И это присоединение влияет на работу с документом, например если присоединен шаблон с макросами, то эти макросы будут доступны в этом документе.

Шаблон можно отсоединить от документа, удалив ссылку на него в окне «Шаблоны и надстройки» (см. рис. 5). Для этого надо выделить поле, в котором записан путь к шаблону, нажать клавишу Delete, затем нажать ОК. Если не получается, то надо нажать кнопку «Присоединить…» (см. рис. 5) и выбрать шаблон Normal. В последствии к документу можно снова присоединить какой-нибудь личный шаблон.

Таким образом, шаблоны можно присоединять и отсоединять от документов, и тем самым наделять эти документы новыми функциями (макросами, модифицированным ленточным интерфейсом, сочетаниями клавиш и др.).

К любому документу Word всегда присоединен один шаблон. Если не был присоединен пользовательский шаблон, то значит, присоединен шаблон Normal.

5 Определение шаблона Word. Виды шаблонов

Шаблон – это специальный тип файла Word, который может содержать текст, стили, макросы, сочетания клавиш, пользовательские модификации ленты и панели быстрого доступа, стандартные блоки, включая автотекст, для использования в других документах.

Получается, что шаблон это не просто заготовка для документа. В общем случае, шаблон – это набор ресурсов, которыми можно делится с документами.

Можно разделить шаблоны по принципу использования на два вида:

• шаблон документа (document template) – делится своими ресурсами с конкретными документами (по выбору пользователя). Передача ресурсов происходит путем присоединения шаблона (см. раздел 4) к конкретному документу;
• глобальный шаблон (global template) – может делится своими ресурсами не только с конкретными документами, но и сразу со всеми открытыми документами (поэтому он и называется глобальным шаблоном). Передача ресурсов происходит путем загрузки шаблона. Для этого нужно в окне «Шаблоны и надстройки» нажать «Добавить» (см. рис. 5), установить нужные флажки. Также можно положить шаблон в папку автозагрузки STARTUP, тогда шаблон будет загружаться автоматически при открытии любого документа Word. Папка STARTUP находится по адресу %appdata%\Microsoft\Word\STARTUP

Примечание – Global template часто переводят как «общий шаблон», т.е. общий шаблон и глобальный – это одно и то же.

Должен отметить, что мне сложно дать строгие определения шаблона документа и глобального шаблона. По сути, присоединение и загрузка шаблонов – это почти одно и то же, просто выполняется разными действиями. Но есть некоторые отличия:

• к документу может быть присоединен только один шаблон, а загружено может быть множество шаблонов;
• приоритет у присоединенного шаблона выше, чем загруженного шаблона (в случае конфликта однотипных ресурсов, см. раздел 6);
• присоединение шаблона позволяет автоматически обновлять стили в документе, путем установки флажка «Автоматически обновлять стили» (см. раздел 7).

Шаблоны документов обычно служат для хранения текста и стилей.

Глобальные шаблоны обычно служат для хранения макросов, изменений ленточного интерфейса и панели быстрого доступа, а также иногда для хранения сочетаний клавиш и стандартных блоков. Глобальный шаблон по смыслу скорее надстройка.

Можно отметить, что шаблон Normal является особым глобальным шаблоном документа (global document template), поскольку он всегда загружен и одновременно с этим может быть еще и прикреплен. Кроме того, в шаблоне Normal больше данных чем в любом другом шаблоне.

Шаблон Normal может использоваться и как основа для создания документа, и как хранитель общих для всех документов ресурсов, например макросов. Но, как я уже отмечал ранее в другой статье, лучше в шаблоне Normal ничего не хранить и держать его в исходном «заводском» виде.

6 Приоритеты шаблонов Word

К документу всегда присоединен один шаблон, но при этом может быть загружено несколько шаблонов. Возникает вопрос: не будет ли конфликтов между разными шаблонами Word и как будут распределены приоритеты между ними, какова иерархия шаблонов? Что будет если в разных загруженных шаблонах будут ресурсы с одинаковыми именами: одинаковые имена макросов, одинаковые имена стандартных блоков и т.д.?

Вопрос приоритетов шаблонов подробно я не исследовал. Потому что с макросами проблем нет, если в модулях прописывать Option Private Module (это запрещает доступ к модулям из других проектов). А стандартным блокам я всегда присваивал уникальные имена путем приписывания префикса (например, в своем шаблоне я использую префикс «BWT_», что означает Biriukov Word Template – шаблон Бирюкова Ворд).

Единственный раз, когда меня заинтересовали приоритеты шаблонов Word, это когда я захотел сделать шаблон для хранения сочетаний клавиш. Мне нужно было сделать шаблон, в котором заданы нестандартные сочетания клавиш, и когда этот шаблон загружен, то эти сочетания начинают работать.

Я выяснил, что приоритеты в порядке убывания распределены следующим образом:

1. документ Word (наивысший приоритет);
2. прикрепленный шаблон (шаблон документа, document template);
3. шаблон Normal;
4. загруженные шаблоны (глобальные шаблоны и надстройки, global templates and add-ins).

Замечания:

• на практике, если шаблон Normal оставить в неизменном «заводском» виде, то он имеет самый низкий приоритет. Т.е. если вы не меняли сочетания клавиш в шаблоне Normal, но загрузили шаблон с нестандартными сочетаниями, то будут действовать сочетания из этого загруженного шаблона. Но если вы измените сочетания клавиш в шаблоне Normal, то они будут иметь более высокий приоритет по сравнению с загруженным шаблоном;
• если загружено несколько шаблонов, то приоритеты у них распределяются в алфавитном порядке имен этих шаблонов. Например, если загружены шаблоны с именами «А…» и «Б…», то приоритет «А…» будет выше, поскольку по алфавиту он раньше в списке (вообще, это надо проверить, я немного подзабыл).

7 Как копировать стили из шаблона

Шаблоны документов можно использовать для хранения стилей для документов. Если в окне «Шаблоны и надстройки» в конкретном документе установлен флажок «Автоматически обновлять стили» (рис. 6), то при каждом открытии этого документа стили из прикрепленного шаблона будут переносится в этот документ.

Рис. 6. Автоматическое обновление стилей Word

Есть и другие способы копирования стилей. Например, с помощью окна «Организатор», которое вызывается одноименной кнопкой внизу окна «Шаблоны и надстройки».

Также можно написать макросы, которые копируют стили из любых файлов Word, не только шаблонов (*.dot, *.dotx, *.dotm), но и документов (*.doc, *docx, *docm).

8 Что будет если открыть документ, основанный на шаблоне, на другом компьютере

Если флажок «Автоматически обновлять стили» (см. рис. 6) в документе снят, то с документом на другом компьютере ничего не произойдет.

Если же этот флажок установлен, то при открытии этого документа, Word попытается вставить в этот документ стили из шаблона, который указан как прикрепленный:

• если прикреплен шаблон Normal, то стили будут обновлены (т.е. испорчены, поскольку на другом компьютере шаблон Normal может иметь другие настройки стилей);
• если прикреплен ваш личный шаблон, то с документом, скорее всего, ничего не произойдет, поскольку на другом по указанному адресу вряд ли лежит ваш личный шаблон. Но если на другом компьютере находится шаблон с тем же именем и по тому же адресу, что и у вас, то стили будут обновлены.

Заключение

В этой статье изложены все принципы работы шаблонов Word, а тонкости надо выяснять на практике.

Главное, что нужно знать, это то, что если вам нужна заготовка для документа или стилевой файл (т.е. файл, откуда вы будет копировать стили в другие документы), то создавайте шаблон dotx (без макросов).

А если вам нужна надстройка с макросами и измененным интерфейсом (пользовательская вкладка на ленте или кнопки на панели быстрого доступа), то создавайте шаблон dotm и помещайте его в папку:

%appdata%\Microsoft\Word\STARTUP

Помните, что шаблоны открываются для редактирования правой кнопкой мыши.

И будьте осторожны с флажком «Автоматически обновлять стили» (см. раздел 7).

Лично я, так получилось, никогда не использовал шаблоны документов, я делал только глобальные шаблоны для хранения макросов и пользовательского интерфейса. И копирование стилей в документы я делал также с помощью макросов. Шаблоны как хранители стилей я не использую. Я храню стили в обычных документах Word (*.docx), поскольку шаблоны не совсем удобны для редактирования (их надо открывать правой кнопкой мыши).